FileMaker ist ein Datenbanksystem, das sich dank flexibler Schnittstellen äußerst gut an individuelle Anforderungen im Unternehmen anpassen läßt. Es lassen sich Datenbestände aus nahezu beliebigen anderen Datenbanken und aus Office-Anwendungen wie z.B. Microsoft Excel, Word oder auch Apple Numbers importieren. Dabei können FileMaker-Datenbanken auf Windows- oder Mac OS X Computern, dem iPad, iPhone und iPod touch ausgeführt werden und eignen sich damit auch hervorragend für die mobile Erfassung von Daten. Wie ein neues Projekt für die Entwicklung einer FileMaker-Datenbank abläuft, welche Voraussetzungen erfüllt sein sollten und was Sie selbst für die Vorbereitung eines Entwicklungsprojektes tun können, erläutert dieser Artikel.

Wo soll’s denn hingehen?

Diese Frage steht so gut wie immer am Anfang eines neuen FileMaker-Projektes. In den meisten Unternehmen sammeln sich im Laufe der Zeit unterschiedlichste Daten auf Arbeitsstationen und Servern an, seien es Excel-Tabellen, Word-Dokumente, PDF-Dokumente, E-Mails, Mailanhänge oder auch Daten, die von anderen Datenbankservern (z.B. Oracle, IBM DB/2, Microsoft SQL usw.) freigegeben werden. Nicht selten besteht der Wunsch, dieser Datenflut Herr zu werden und/oder Daten aus verschiedenen anderen Datenbanken in einer FileMaker-Lösung zusammenzuführen.

Im ersten Schritt sollte also zunächst skizziert werden, über welche Funktionen die FileMaker-Lösung verfügen soll und an welche Drittsysteme sie ggf. angebunden werden soll. Bei Drittsystemen stellt sich außerdem immer die Frage, ob FileMaker Daten nur lesen oder auch in andere Datenbanksysteme zurückschreiben soll.

Konzeption und Pflichtenheft

Wurden alle gewünschten Funktionen grob skizziert, geht es als Nächstes daran, eine detaillierte Konzeption und ein Pflichtenheft für die Entwicklung des Projektes zu erstellen. Ein typisches Projektkonzept sieht folgende Punkte vor:

• Aufbau der Datenstruktur
• Aufbau und Anordnung von Bildschirm- und Drucklayouts
• Programmstruktur (Funktionen)

Im Projektkonzept sollte festgelegt sein, welche Datentabellen vorhanden und wie sie untereinander verknüpft sein müssen. Beispiel: Wenn eine Anforderung definiert ist, zu jedem Datensatz genau einen Ansprechpartner zu speichern, ist in der Stammtabelle lediglich ein Feld für den Ansprechpartner erforderlich. Sollte die Anforderung jedoch lauten, beliebig viele Ansprechpartner pro Datensatz zu speichern, muß für diesen Zweck eine weitere Tabelle für die Ansprechpartner angelegt werden.

Um die Funktionalität der fertigen FileMaker-Lösung bereits während der Projektierung auf optische Umsetzbarkeit beurteilen zu können, sollten im Pflichtenheft alle Bildschirmlayouts, Listenlayouts und Drucklayouts sowie deren ungefährer optischer Aufbau skizziert werden. Alle Bildschirmlayouts können auf diese Weise inklusive Navigation bereits im Rahmen des ersten Meilensteins implementiert werden.

Die Programmstruktur wird in der Konzeption so dokumentiert, daß alle Funktionen skizziert werden, über die die FileMaker-Lösung am Ende verfügen soll. Während der Entwicklung der Software dokumentiert der Entwickler im Leistungsprotokoll, wie die Funktionen implementiert wurden, also beispielsweise welche Scripte programmiert bzw. welche Layouts für die jeweiligen Funktionen verwendet wurden.

Damit die Entwicklung des Projektes nicht während des Entwicklungszeitraums gestört wird und ggf. Teile später noch einmal neu entwickelt werden müssen, sollten alle Anforderungen und der geschätzte Zeitrahmen im Pflichtenheft so detailliert wie möglich skizziert werden. Zur besseren Übersicht und Kalkulierbarkeit wird der Zeitrahmen des Gesamtprojektes i.d.R. in sog. Meilensteine eingeteilt.

Die Entwicklungsphase

Wenn die Konzeption und das Pflichtenheft vollständig angefertigt wurde, wird mit der Entwicklung des ersten Meilensteins begonnen. Dieser beinhaltet normalerweise das Grundgerüst der Software sowie die erste Navigation zwischen Bildschirmlayouts. Während der Entwicklungsphase dokumentiert der Entwickler jeden Arbeitsschritt im Leistungsprotokoll, das bei Vergütung nach Zeit als Basis für die Abrechnung dient. Sobald ein Meilenstein abgeschlossen wurde, erhält der Auftraggeber eine Testversion, in der er prüfen kann, ob seine Anforderungen bis zur aktuellen Vorversion vollständig implementiert wurden.

Die Testphase

Wurden alle Meilensteine fertig entwickelt, befindet sich die Software im sogenannten „Betastadium“ und wird dem Auftraggeber zur Prüfung und zum Test vorgelegt. Die Software wird nun im Rahmen einer Testumgebung vom Auftraggeber getestet. In der Testphase muß sichergestellt sein, daß jede Funktion der Software mehrfach und möglichst unter verschiedenen Voraussetzungen getestet wird.

Über ein spezielles Reporting-System können Fehler durch den Auftraggeber direkt in der Software gemeldet werden. Alle Fehlermeldungen werden gesammelt in einem Fehlerverfolgungsprotokoll, auf das der Auftraggeber und der Entwickler Zugriff haben. Anhand dieses Protokolls kann der Entwickler sehen, welche Fehler noch zu beheben sind, und der Auftraggeber kann feststellen, welche Fehler vom Entwickler bereits behoben worden sind.

Anwenderdokumentation

Je nach Anforderung des Auftraggebers wird nach Fertigstellung der FileMaker-Lösung eine Dokumentation für die Anwender der Lösung erstellt. Wenn die Realisierung des Projektes in enger Zusammenarbeit mit den künftigen Anwendern durchgeführt wurde, kann die Erstellung einer Anwenderdokumentation in der Praxis durchaus auch entfallen.

Jetzt geht’s los: Der Rollout

Wenn während der Testphase alle gemeldeten Fehler beseitigt wurden und die FileMaker-Lösung vom Auftraggeber für die Produktivphase freigegeben wurde, erfolgt der sogenannte „Rollout“ der Lösung, also die Installation auf den Arbeitsstationen und ggf. auf dem Server. Je nach dem, in welcher Umgebung die FileMaker-Lösung eingesetzt werden soll, kommen dafür Windows PCs, Apple Macintosh, Apple iPad, iPhone oder iPod touch in Frage. Bei Nutzung eines FileMaker-Servers werden nun die Datenbanken auf dem FileMaker Server sowie eine passende Backup-Strategie eingerichtet. Nach einem kurzen Test jedes FileMaker-Clients ist die Entwicklung abgeschlossen, und es kann begonnen werden, die FileMaker-Lösung in der Produktivumgebung einzusetzen.

Weitere Fragen zu individuellen Datenbanken?

Dieser Artikel erläutert den typischen Ablauf für die Entwicklung individueller Datenbanken mit FileMaker Pro. Auf dieser Internetseite finden Sie weitere Informationen über die Optimierung von Geschäftsprozessen mit FileMaker, FileMaker Datenbankentwicklung und die Tarifmodelle. Selbstverständlich stehen wir Ihnen für weitere Fragen gerne auch persönlich zur Verfügung.