Factures électroniques dans les PME : Factur-X, ZUGFeRD et ERP en un coup d'œil

L'Allemagne n'a pas inventé l'e-facture du jour au lendemain - elle est le résultat d'années de travail de normalisation (EN 16931), de règlements fédéraux et régionaux (B2G) et maintenant, via la loi sur les opportunités de croissance, d'une extension progressive dans le quotidien B2B. Depuis le 1er janvier 2025, une nouvelle situation de départ légale est en vigueur : une "facture électronique" n'est une e-facture que si elle est structurée et lisible par une machine - selon la définition, les simples annexes PDF envoyées par e-mail ne sont plus des e-factures. Cela semble technique, mais cela a des conséquences opérationnelles, de la réception de la facture à l'archivage en passant par la comptabilité.

En même temps, les PME se trouvent entre l'exigence et la réalité. Les entreprises doivent pouvoir recevoir les nouveaux formats depuis 2025, même si l'envoi obligatoire par Règles transitoires ne s'applique pas immédiatement à tous. Celui qui compte sur le "report" risque des ruptures dans les processus, des ruptures de médias dans le contrôle des documents et des retouches inutiles - sans parler des risques fiscaux en cas de documents formellement incorrects. Dans la manière allemande classique, il y a des exceptions et des transitions, mais la direction est claire : structuré plutôt que non structuré, données plutôt que documents. En pratique, cela signifie

• B2G (à l'État fédéral, aux Länder, aux communes) exige depuis des années des e-factures conformes aux spécifications (généralement XFacture avec ID d'acheminement).
• B2B suit maintenant - obligation de réception immédiate, obligation d'envoi échelonnée, avec des délais clairs jusqu'en 2027/2028.
• Des formats comme XFacture (XML pur) et ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 hybride + XML) sont disponibles ; les deux répondent à la norme EN 16931, mais la demande varie en fonction du cercle des destinataires.

La pression n'est donc pas seulement réglementaire, mais aussi opérationnelle : les factures entrantes doivent être lues de manière valide, les contenus doivent être correctement comptabilisés dans l'ERP/FiBu et archivés de manière à ce qu'ils puissent être révisés - au format XML, et pas seulement sous la forme d'un PDF joliment présenté. En effectuant cette transition rapidement et proprement, on s'épargne des interventions coûteuses de pompiers par la suite.

Cadre légal & délais

Pour le législateur, une e-facture est une facture au format structuré conforme à la norme EN-16931. Les PDF classiques sans données structurelles intégrées ne sont pas considérés comme des e-factures. Les formes acceptées sont notamment XFacture (XML pur) et ZUGFeRD/Factur-X à partir de la version 2.x (PDF/A-3 hybride avec enregistrement de données XML). Pour le secteur B2G, XRechnung est la norme ; dans le secteur B2B, les deux approches sont autorisées tant qu'elles sont conformes à la norme.

Important : pour la simple lisibilité, l'administration fiscale met à disposition des aides pour la visionneuse - mais c'est le XML qui doit être archivé, et pas seulement une vue PDF générée à partir du XML. C'est l'une de ces obligations silencieuses mais décisives dans la pratique.

Obligation de réception vs. obligation d'envoi (B2B)

• Réception obligatoire à partir du 1.1.2025Chaque entreprise en Allemagne doit être techniquement en mesure de recevoir et de traiter des e-factures. Une simple boîte aux lettres électronique ne suffit pas pour cela ; il faut au moins une visionneuse/un analyseur syntaxique et un stockage du XML à l'épreuve des révisions.
• Obligation d'envoi (échelonnée)Le législateur a prévu des délais de transition pour l'émission des e-factures (voir 2.3). Cela signifie que dans les années 2025/2026 (et sous certaines conditions en 2027), l'envoi peut encore se faire sous d'autres formes, si le destinataire donne son accord. Cela ne change rien au fait que l'objectif est clair : dès la fin des transitions, l'e-facture deviendra également la règle pour l'envoi.

Délais de transition 2025, 2026, 2027 et image cible 2028

• Jusqu'au 31.12.2026: pour les ventes B2B des années 2025 et 2026, les factures papier ou les factures électroniques non conformes (par ex. PDF pur) pourront continuer à être transmises, à condition que le destinataire y consente.
• Jusqu'au 31.12.2027Pour les chiffres d'affaires B2B de l'année 2027, cette possibilité ne subsiste que pour les entreprises dont le chiffre d'affaires total de l'année précédente est ≤ 800.000 € (le consentement du destinataire reste nécessaire). Les entreprises de plus grande taille devront alors s'être converties de facto.
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• À partir de 2028L'objectif est que toutes les entreprises du secteur B2B émettent des factures électroniques par défaut. Formellement, la formulation exacte dépend des clarifications à venir du BMF, mais le consensus de la branche et les guides de la CCI dessinent cette voie. Notre recommandation : utiliser 2025/2026 pour la réception/l'importation et l'envoi pilote, fixer 2027 comme échéance interne dure.

Remarque concernant les petites entreprises (§ 19 UStG) : Ceux-ci sont régulièrement exemptés de l'obligation d'émission active, mais pas de l'obligation de réception. Dans les situations mixtes (par ex. changement de mode d'imposition), il convient de procéder à un examen minutieux.

Exceptions & cas particuliers (B2C, opérations exonérées, particularités B2G)

• B2CLa nouvelle réglementation B2B s'adresse explicitement aux transactions entre entreprises. Pour le B2C, les règles du jeu bien connues s'appliquent ; les e-factures n'y jouent actuellement qu'un rôle secondaire. (Important en pratique lorsqu'il existe des modèles mixtes B2B/B2C).
• Opérations exonéréesSelon la constellation (par ex. certaines prestations médicales et financières), d'autres combinaisons d'obligations peuvent s'appliquer. La voie la plus sûre est celle de la clarté procédurale : quelles opérations sont soumises à quelle obligation et à quel moment ?
• B2G (factures adressées aux pouvoirs publics) :
  • XFacture est défini dans la norme de base ; alternativement, les formats conformes à la norme EN-16931 (par exemple ZUGFeRD dans le profil approprié) sont acceptés s'ils correspondent à la spécification.
  • ID d'acheminement est obligatoire pour les factures adressées à l'État fédéral/aux Länder/aux communes ; elle permet d'adresser correctement la facture au sein des plates-formes administratives. Dans XFacture, il se trouve dans le champ BT-10 (référence de l'acheteur). Sans ID d'acheminement correct, les portails risquent de refuser la facture.

Les entreprises devraient profiter systématiquement de 2025/2026 pour stabiliser la réception, l'importation, la validation et l'archivage - et migrer successivement l'envoi. Les solutions ERP telles que gFM Business peuvent faire le lien : recevoir les e-factures, les vérifier, les comptabiliser, les archiver - et générer parallèlement des factures sortantes conformes en XFactures ou ZUGFeRD/Factur-X. Celui qui effectue ces tâches ménagères au cours de la transition n'a pas besoin de lancer une action à la hussarde en 2027.

Aperçu des formats : XFacture vs. ZUGFeRD

Depuis que le législateur a établi que les factures électroniques devaient être structurées et lisibles par machine, la pratique est confrontée à la question suivante : quel est le bon format ? En Allemagne, deux variantes se sont établies - la XFacture et le format ZUGFeRD (également connu sous le nom européen de Factur-X à partir de la version 2.0). Les deux formats sont conformes à la norme EN 16931, mais se distinguent nettement en termes de structure, de groupe cible et de manipulation.

XFacture : le format XML "officiel

La XFacture est la version allemande de la norme européenne de base EN 16931 et a été spécialement développée pour répondre aux exigences de l'administration publique. Sa structure est entièrement basée sur des enregistrements XML, validés strictement selon des champs et des schémas prédéfinis.
Il s'agit donc d'un simple format de données qui contient toutes les informations obligatoires sous forme structurée - mais pas de représentation graphique de la facture. Dans la pratique, cela signifie

• Une XFacture est à peine lisible pour l'homme. Elle doit être affichée avec un visualiseur approprié ou via le système ERP.
• Elle contient toutes les informations obligatoires - de l'émetteur de la facture au montant de la taxe en passant par le numéro d'identification de l'itinéraire, qui doit obligatoirement être indiqué sur les factures adressées aux autorités.
• En règle générale, la validation est automatique. Des champs mal remplis ou des structures XML incomplètes entraînent souvent un rejet par le système destinataire, ce qui a des conséquences immédiatement perceptibles dans le domaine B2G.

Cette rigueur est aussi son principal avantage : une XFacture correctement générée est presque toujours techniquement acceptée, car elle ne laisse aucune place à l'interprétation. Pour les entreprises qui ont des contacts réguliers avec les autorités, elle est donc sans alternative.
En même temps, il est peu confortable pour les petites entreprises sans logiciel spécialisé, car l'homme ne reçoit pas de représentation PDF. C'est précisément là qu'intervient le format alternatif ZUGFeRD.

ZUGFeRD / Factur-X : l'approche hybride

Le format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) a été développé à l'origine par des associations, des ministères et des entreprises afin de créer un format hybride proche de la pratique : un fichier PDF/A-3 dans lequel est intégrée une facture XML lisible par machine. ZUGFeRD réunit ainsi deux mondes :

• une facture PDF lisible visuellement, adaptée à la comptabilité, aux archives ou à l'impression,
• et en même temps un fichier XML structuré qui peut être traité de manière automatisée par les systèmes ERP.

À partir de la version 2.1.1, ZUGFeRD répond entièrement à la norme européenne EN 16931. À l'étranger, le même concept est utilisé sous le nom de Factur-X - les formats sont techniquement identiques.

Avantages pour les entreprises :

• Un seul document suffit : Le destinataire peut visualiser la facture et la lire automatiquement.
• Les processus existants (par exemple l'archivage de PDF, l'envoi d'e-mails) peuvent être réutilisés.
• Ce format est particulièrement adapté aux relations B2B dans lesquelles les deux parties n'utilisent pas de systèmes hautement automatisés.

Inconvénients :

• La structure est plus complexe ; les développeurs doivent mettre en œuvre correctement à la fois l'intégration PDF et le XML.
• La taille du fichier est plus importante, ce qui peut jouer un rôle lors d'un envoi en masse.

Profils et variantes pour ZUGFeRD

ZUGFeRD connaît différents profils qui définissent l'étendue des informations. Sont notamment pertinents pour la nouvelle obligation

• Profilé EN 16931: conformité totale à la norme, recommandée pour le trafic standard B2B.
• Profil XFacturationVariante spécialement conçue pour les pouvoirs publics, afin de rester compatible avec les administrations.
• Profil étendu: contient des champs supplémentaires pour les exigences spécifiques au secteur, par exemple les données de transport ou de projet.

ZUGFeRD peut ainsi être adapté très finement à chaque environnement, de la petite entreprise au groupe industriel. La règle la plus importante est la suivante : plus les processus sont simples, plus le profil est allégé. Les deux formats coexisteront à long terme. La tendance est toutefois clairement à la maîtrise des deux par les systèmes ERP tels que gFM Business - XFacture pour le domaine formel, ZUGFeRD pour le quotidien économique.

L'e-facture à partir de 2025 : opportunités et possibilités de promotion - webinaire de la Chambre de commerce et d'industrie de Chemnitz

Qui utilise quel format ? - Cas d'utilisation et scénarios

Une fois que la différence entre les formats est claire, la question pratique se pose : quand utiliser quel format ? C'est là qu'apparaît la réalité allemande : des directives claires dans le secteur public, une diversité accrue dans le quotidien des entreprises.

Pouvoirs publics (B2G)

Dans les relations commerciales avec l'État fédéral, les Länder et les communes, la règle est sans exception : XRechnung est obligatoire. Toutes les factures électroniques destinées aux organismes publics doivent être transmises soit directement sous forme de XFactures, soit dans un format XML équivalent conforme à la norme EN-16931. Les caractéristiques sont les suivantes

• l'obligatoire ID d'acheminementLa facture est affectée en interne,
• défini Portails de soumission (par ex. ZRE ou OZG-RE) au niveau régional ou fédéral,
• strict Examens de schémas lors du téléchargement - même de petites différences XML entraînent un refus.

Ainsi, quiconque travaille régulièrement pour les autorités ne peut pas passer à côté de XRechnung. Dans cet environnement, l'utilisation de ZUGFeRD est tout au plus envisageable comme variante technique avec le profil XRechnung, pour autant que le portail l'autorise expressément.

Trafic B2B classique entre entreprises

Dans le secteur B2B, les entreprises ont une plus grande liberté de conception. Dans ce cas, l'utilisation de ZUGFeRD / Factur-X prédomine nettement, car le format offre deux avantages décisifs :

• Il reste visuellement familier - la facture a le même aspect qu'auparavant, mais peut être traitée de manière automatisée.
• Le destinataire peut lire la facture, même si son système ne prend pas encore en charge le traitement XML.

Ce modèle est particulièrement répandu en :

• l'industrie et l'artisanat de production,
• Entreprises commerciales et de services,
• les entreprises artisanales et les PME qui travaillent avec l'envoi de PDF

De nombreuses entreprises utilisent en outre ZUGFeRD comme solution transitoire : elles répondent dès maintenant aux nouvelles exigences sans devoir modifier l'ensemble de leur système comptable. Il s'agit d'une approche pragmatique, typiquement allemande - on mise sur des processus éprouvés et on les adapte progressivement, plutôt que de les réinventer de fond en comble.

Scénarios mixtes et grandes entreprises

Les grands groupes et les fournisseurs de plateformes soutiennent généralement les deux formats en parallèle. La raison en est simple : ils doivent communiquer simultanément avec les autorités, les fournisseurs et les partenaires internationaux. En conséquence, ils mettent en place une logique de format dans l'ERP :

• Partenaires B2G → XFacture
• Partenaire B2B → ZUGFeRD (EN 16931)
• Partenaires étrangers → Factur-X (variante française ou UE)

Pour ces environnements mixtes, il est essentiel que le système ERP (comme gFM Business Professional) sélectionne automatiquement le format approprié par partenaire ou par client. Cela permet d'éviter les erreurs manuelles et d'assurer la sécurité juridique des processus.

Petites entreprises et indépendants

Pour les petites entreprises, la règle est la suivante : elles doivent pouvoir recevoir des e-factures, mais ne sont pas encore obligées de les générer elles-mêmes. C'est justement là que ZUGFeRD peut faciliter le démarrage - il ne nécessite pas de nouveaux processus et peut être combiné avec les flux de travail PDF existants. Autre avantage : les destinataires qui n'ont pas encore de système de facturation électronique peuvent ouvrir le fichier comme un PDF normal. Mais ceux qui travaillent déjà en numérique lisent automatiquement les données XML. Il n'y a donc pas de perte de friction entre l'ancien et le nouveau monde.

Factures transfrontalières et contexte européen

Dans l'Union européenne, le thème "VAT in the Digital Age" (ViDA) prend de l'ampleur. L'objectif est de créer des normes de déclaration et d'e-facture uniformes dans tous les États membres. C'est là qu'apparaît l'avantage de la norme EN 16931 : tant XFacture que ZUGFeRD/Factur-X sont basés sur cette norme et peuvent donc être connectés dans toute l'UE. Celui qui travaille aujourd'hui en conformité ne sera pas confronté demain à un nouveau développement - un exemple classique de la manière dont une action prévoyante est payante à long terme.

L'e-facture en pratique avec gFM Business

Alors que de nombreuses entreprises sont encore à la recherche de solutions pratiques, il n'en reste pas moins que l'on peut s'attendre à ce qu'il y ait des problèmes. gFM Business Professional déjà préparé techniquement. Depuis la version 8.0, le logiciel supporte aussi bien le format ZUGFeRD que le format XRechnung - y compris tous les champs disponibles dans l'application pour les factures et les notes de crédit. On dispose ainsi d'un flux de travail continu qui va de la création à la réception et à l'archivage de la facture électronique en passant par son envoi.

Création et envoi de factures structurées

gFM Business permet de créer des e-factures directement à partir de la facture. Pour chaque client ou fournisseur, il est possible de définir séparément si la facture doit être éditée au format ZUGFeRD ou XFacturation. Tous les champs obligatoires selon la norme EN 16931 sont automatiquement remplis avec les données existantes du document - notamment

• Numéro de facture, date, montants, données fiscales, IBAN
• Période de prestation, délai de paiement, motif du paiement
• ID du destinataire ou ID de l'acheminement (pour les autorités)
• Positions avec numéros d'articles, quantités et prix

Le fichier généré contient toutes les structures XML pertinentes et est enregistré, selon le format choisi, comme XFacture (XML) ou comme fichier ZUGFeRD (PDF/A-3 avec XML intégré). Pour les factures ZUGFeRD, un aperçu PDF est également intégré, de sorte que le destinataire peut également contrôler visuellement la facture ou l'imprimer. Le processus reste ainsi familier tout en étant conforme à la législation - un avantage décisif par rapport aux fichiers XML purs qui sont à peine lisibles pour l'homme.

Réception et importation de factures entrantes

La réception des e-factures est tout aussi importante que leur envoi. gFM Business peut importer automatiquement aussi bien les factures X que les fichiers ZUGFeRD. Lors de l'importation, le système reconnaît le format du fichier, lit les données XML intégrées et crée un document complet dans la réception de facture. Ce faisant, il

• toutes les données d'en-tête (expéditeur, date, montant, taux d'imposition) sont reprises,
• toutes les lignes de poste sont automatiquement lues et attribuées au document,
• le fichier original (XML ou PDF) est archivé,
• pour les factures ZUGFeRD, un aperçu PDF est également enregistré,
• et le document reçoit comme d'habitude son numéro de document interne et peut être comptabilisé ou complété manuellement.

Ainsi, la réception de factures électroniques dans gFM Business est traitée de la même manière que n'importe quel autre document : archivée de manière à garantir la sécurité de l'audit, traçable et consultable à tout moment. Ceux qui le souhaitent peuvent continuer à saisir les documents manuellement, mais ont la possibilité de traiter les factures structurées de manière entièrement automatique.

Dans la pratique, cela permet non seulement de réduire les fautes de frappe et les efforts, mais aussi de créer une base propre pour la comptabilité automatisée - en particulier lorsque les factures sont exportées vers des conseillers fiscaux ou DATEV via des interfaces.

Adaptabilité dans la licence ouverte avec Claris FileMaker

L'un des grands avantages de gFM Business réside dans son ouverture. Dans la version sous licence ouverte, les développeurs ou les utilisateurs expérimentés peuvent procéder à leurs propres adaptations, comme par exemple

• des champs XML supplémentaires pour les données spécifiques à la branche,
• Extensions pour les profils de facturation électronique alternatifs,
• des interfaces propres ou des connexions de services web,
• des logiques de validation pour des systèmes récepteurs spécifiques.

Le système peut ainsi être étendu pour répondre à des exigences plus complexes ou internationales. Cette flexibilité offre un véritable avantage concurrentiel, en particulier pour les entreprises dont les destinataires sont mixtes, c'est-à-dire à la fois les pouvoirs publics, l'industrie et les PME.

Une voie pratique et sûre pour l'avenir

Avec gFM Business Professional, vous disposez dès aujourd'hui d'une solution d'e-facture entièrement intégrée qui répond à toutes les exigences légales tout en restant simple d'utilisation. Elle s'intègre parfaitement dans les processus existants, sans nouveaux îlots logiciels ni programmes supplémentaires complexes.
Si l'on s'y prend à temps, on peut utiliser 2025 et 2026 pour consolider les processus et développer une routine - avant que l'obligation légale d'émission ne s'applique à tous en 2027/2028. gFM Business constitue la base technique pour cela : claire, compréhensible et pratique.

Stratégie de transition : procédure & recommandations

L'introduction de l'e-facture n'est pas un projet informatique isolé, mais une transformation progressive des processus. Comme pour toutes les initiatives de numérisation allemandes, la technique ne représente que la moitié de la bataille - il est décisif que les processus, les collaborateurs et les partenaires suivent le mouvement. Une approche structurée permet d'éviter toute précipitation et tout coût inutile.

Phase 1 - Analyse et préparation (2025)

Tout d'abord, chaque entreprise devrait vérifier

• Quel Partenaire (clients, fournisseurs, autorités) exigent déjà des e-factures ?
• Quel Formats y sont nécessaires (XRechnung, ZUGFeRD) ?
• Si le propre logiciel - en particulier ERP et comptabilité - techniquement capable de recevoir ces formats ?

Dans cette première phase, il est recommandé de mettre à jour le logiciel ERP utilisé, de tester activement la réception de factures structurées et de vérifier que tout fonctionne bien avec les des processus existants est compatible. Les factures ZUGFeRD ou X déjà reçues peuvent être importées, contrôlées et archivées. Cela permet d'acquérir très tôt de l'expérience dans le maniement des nouveaux types de données.

Phase 2 - Opération pilote et opération parallèle (2026)

Dans un deuxième temps, l'envoi pilote d'e-factures peut commencer - dans un premier temps à des clients ou fournisseurs sélectionnés. L'avantage de cette approche réside dans le fait que :

• les interfaces techniques soient testées,
• Les collaborateurs gagnent en routine dans l'exportation et l'expédition
• et les éventuelles erreurs de validation sont détectées à un stade précoce.

Pendant cette période de transition, il est toujours possible d'envoyer des PDF classiques, à condition que le destinataire donne son accord. Il est recommandé de faire fonctionner les deux systèmes en parallèle - cela permet de garantir la sécurité et la comparabilité.

Phase 3 - Conversion complète (à partir de 2027)

À partir de 2027, l'e-facture sera de facto obligatoire pour les grandes entreprises. Au plus tard à cette date, l'envoi devrait être entièrement converti aux formats structurés. D'ici là, l'objectif est que :

• tous les partenaires commerciaux se sont vu attribuer un format
• tous les documents peuvent être générés et reçus de manière lisible par une machine,
• et que les processus internes (comptabilité, archivage, exportation) soient stables.

gFM Business offre ici la possibilité de choisir automatiquement le bon format par partenaire - par exemple XFacture pour les clients publics et ZUGFeRD pour les clients privés ou d'autres entreprises. Le processus reste ainsi uniforme, indépendamment du cercle des destinataires.

Formation et communication

Un aspect souvent sous-estimé est la communication interne. Les employés doivent comprendre les raisons de ce changement et les avantages qu'il apporte, comme la réduction des erreurs, l'automatisation des écritures et la diminution des délais de traitement.

Les partenaires externes (fournisseurs, clients) doivent également être informés à l'avance afin que les deux parties parlent le même langage technique.
Une courte lettre d'information ou un ajout dans la signature du courrier électronique ("Notre entreprise traite désormais les factures électroniques au format ZUGFeRD et XFacturation") suffit souvent à éviter toute confusion.

Plans de repli et assurance qualité

Même avec une préparation parfaite, des erreurs techniques peuvent survenir - par exemple des fichiers XML incomplets ou des définitions de champs divergentes.
Il est donc judicieux de conserver des mécanismes de repli pour la phase de transition :

• la saisie manuelle des pièces justificatives,
• l'importation via PDF avec reconnaissance de texte,
• ou l'échange par courrier électronique lorsqu'un échange structuré de données n'est pas possible.

À long terme, tous les processus devraient toutefois fonctionner sur une base de données structurée. Des tests réguliers avec validation des fichiers XML garantissent la qualité des données - un effort qui s'avère payant à plusieurs reprises dès que des écritures automatisées sont introduites.

L'e-facture n'est pas un concept à la mode, mais la prochaine étape logique de la numérisation des processus commerciaux. Commencer aujourd'hui, c'est poser la première pierre de processus propres et automatisés et alléger à long terme la charge de travail du service comptable. Ainsi, une obligation légale devient un avantage concurrentiel : un processus fonctionnel et compréhensible qui permet d'économiser du papier, du temps et des erreurs - tout à fait dans l'esprit d'une solide PME allemande.

Introduire l'e-facture signifie aussi : repenser les processus

Le passage à ZUGFeRD, XRechnung & Co. est souvent plus qu'un simple projet technique - il touche aux processus clés de l'entreprise : Achats, comptabilité, validations, archivage. Lors de l'introduction, de nombreuses entreprises se rendent compte que les structures établies ne sont plus viables.

En tant que conseiller en entreprise systémique je ne me contente donc pas d'aider à l'adaptation du logiciel, mais aussi à l'analyse structurelle : où le flux d'informations est-il bloqué ? Quels sont les rôles qui ne sont pas clairement définis ? Où y a-t-il des doublons ?

Si l'on veut vraiment implémenter proprement l'e-facture, il est difficile de faire l'économie d'une vision globale de l'entreprise.

Perspectives et avenir : où mène le voyage de l'e-facture ?

L'introduction de la facture électronique ne marque que le début d'une évolution plus globale. L'Allemagne suit ainsi une tendance européenne qui, à long terme, ira bien au-delà du simple échange de données de facturation. La prochaine grande étape s'appelle "ViDA" - VAT in the Digital Age, c'est-à-dire la numérisation des processus de TVA dans l'ensemble de l'UE.

L'initiative européenne ViDA - un regard au-delà des frontières

Avec ViDA (TVA à l'ère numérique) la Commission européenne s'est fixé pour objectif de numériser l'ensemble des processus de TVA dans toute l'UE et de les traiter quasiment en temps réel. Il est prévu que tous les États membres misent à l'avenir sur des formats de facture et des systèmes de déclaration électroniques uniformes - afin de prévenir la fraude à la TVA, d'améliorer le contrôle et d'accélérer la perception de la taxe. Concrètement, cela signifie que

• Les e-factures doivent Obligatoire dans toute l'UE devenir, non seulement pour les transactions B2G, mais aussi pour les transactions B2B.
• Les déclarations aux autorités fiscales doivent automatisé se faire - directement lors de l'envoi ou de la réception de la facture.
• Voies nationales spéciales (comme la séparation allemande actuelle entre XRechnung et ZUGFeRD) seront uniformisées à moyen terme.

Même si ces réglementations sont encore en préparation, il est clair que celui qui travaille aujourd'hui selon la norme EN 16931 remplit déjà les exigences de base de la prochaine systématique de l'UE. Cela vaut expressément pour les deux formats - XRechnung et ZUGFeRD 2.x / Factur-X. Pour une fois, l'Allemagne se situe donc dans la moyenne européenne et non à la fin du développement.

Rapports en temps réel et obligations de déclaration

Parallèlement à l'e-facture, le ministère fédéral des Finances travaille sur des concepts pour un système central de déclaration électronique. Celui-ci devrait à l'avenir transmettre presque en temps réel à l'administration fiscale chaque facture émise ou ses données essentielles. La France, l'Italie et la Pologne pratiquent déjà de tels systèmes, souvent en combinaison avec des e-factures obligatoires. Pour les entreprises, cela signifie

• L'envoi de factures devient plus transparent du point de vue fiscal, car chaque transaction est déclarée numériquement.
• À l'avenir, les systèmes ERP ne devront pas seulement générer des factures, mais également mettre à disposition ou transmettre des données de déclaration.
• De nouvelles exigences apparaissent en matière de sécurité des données, de validation et d'archivage.

On ne sait pas encore quand l'Allemagne introduira cette obligation de déclaration. Les milieux spécialisés prévoient une mise en œuvre obligatoire au plus tôt à partir de 2030. Néanmoins, les entreprises devraient veiller dès aujourd'hui à ce que leurs logiciels soient structurés, lisibles par machine et conformes aux exigences de la révision. Celles qui posent ces bases n'auront guère de problèmes avec les futures obligations de déclaration.

Développement technologique

L'e-facture va également continuer à se développer sur le plan technique. On peut s'attendre à ce que

• Profils avancés pour les données spécifiques à un secteur (par exemple, transport, énergie, construction).
• Outils de validation automatisésLes factures doivent être vérifiées dès leur création.
• Intégration de Mécanismes de contrôle basés sur l'IALes données sont ensuite analysées dans le but de détecter à temps les erreurs de plausibilité.
• Signatures numériques et blockchainLe processus d'authentification et d'inviolabilité est effectué à l'aide d'un système d'authentification par code-barres.

Les solutions ERP comme gFM Business sont déjà conçues pour cela : Grâce à la base ouverte FileMaker, de nouveaux champs, profils et interfaces peuvent être intégrés de manière flexible. Cela garantit que le système peut évoluer avec les exigences à venir - sans rupture, sans repartir à zéro.

Importance économique

L'e-facture est plus qu'un projet bureaucratique. À long terme, elle pose les bases de chaînes de création de valeur automatisées dans lesquelles les commandes, les bons de livraison et les paiements sont reliés entre eux. Ce qui commence aujourd'hui par des factures débouchera demain sur des flux de données continus - de la commande à la comptabilisation.

Les entreprises qui misent très tôt sur des données propres et structurées réussiront cette transition sans friction. De ce point de vue, l'e-facture n'est pas une charge, mais un investissement dans la pérennité de l'entreprise.

Résumé & recommandations d'action

La facture électronique est venue pour rester. Même si des périodes de transition et des exceptions atténuent la pression dans un premier temps, à long terme, les données de facturation structurées sont incontournables. L'Allemagne a donné le coup d'envoi - il appartient maintenant aux entreprises de s'engager dans cette voie de manière planifiée.

Ce que les entreprises devraient faire maintenant

• Assurer la réception: D'ici fin 2025, chaque entreprise devra être en mesure de recevoir, d'ouvrir et d'archiver des e-factures au format XML ou ZUGFeRD. → gFM Business Professional offre pour cela la fonction d'importation directe avec archivage et reprise des positions.
• Définir les formatsClarifier quels clients ou donneurs d'ordre exigent quel format.
  → secteur public = XFacture, clients privés et partenaires = ZUGFeRD 2.x.
• Lancer l'envoi pilote2026 pour envoyer les premières factures électroniques et tester les processus.
  → Détecter les erreurs à un stade précoce, avant qu'elles n'apparaissent en série.
• Maintenir le logiciel à jour: mettre à jour régulièrement les systèmes ERP et de comptabilité afin de prendre en charge les nouvelles normes et les nouveaux schémas.
• Impliquer les collaborateurs: des formations, des guides courts, des responsabilités claires - pour que la routine s'installe.
• Informer les partenaires: Une communication ouverte avec les clients et les fournisseurs permet d'éviter les malentendus et les refus.

Ce que le logiciel gFM Business ERP apporte dans ce contexte

gFM Business Professional est d'ores et déjà techniquement prêt pour cette nouvelle réalité. Il prend en charge aussi bien l'exportation que l'importation des e-factures, valide les structures de données et les archive de manière automatisée - y compris l'aperçu PDF pour les fichiers ZUGFeRD. Le système offre ainsi un pont pratique entre l'ancien et le nouveau monde :

• Les factures PDF restent lisibles, tandis que toutes les données XML juridiquement pertinentes sont intégralement préservées.
• La licence ouverte permet en outre des extensions individuelles - par exemple pour des branches spécifiques ou des exigences internationales.
• Les entreprises peuvent ainsi passer progressivement à la nouvelle version sans perdre leurs processus habituels.

Le logiciel ERP gFM-Business nécessite une version install de FileMaker ProLe logiciel fonctionne sous Windows, macOS et iOS et peut être téléchargé sans engagement en tant que version d'essai de 30 jours. téléchargé être.

Perspectives finales

Ce qui ressemble encore aujourd'hui à un acte administratif est en réalité une étape décisive de la modernisation :

L'e-facture permet de s'affranchir du papier, des pièces jointes aux e-mails et de la double saisie des données - pour passer à des processus automatisés, vérifiables et durables. L'Allemagne a franchi cette étape tardivement, mais de manière conséquente.

Celui qui s'y prend suffisamment tôt sera récompensé : avec des processus plus efficaces, moins d'erreurs et une base numérique sur laquelle les obligations fiscales, de déclaration et de reporting pourront être reproduites sans problème à l'avenir. gFM Business offre pour cela une base solide - fiable, adaptable et à l'épreuve du temps.

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Foire aux questions

1. À partir de quand la facture électronique sera-t-elle obligatoire en Allemagne ?
   Depuis le 1er janvier 2025, la facture électronique est légalement ancrée dans les transactions commerciales allemandes. Les entreprises devront être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques à partir de cette date. L'envoi est encore facultatif dans un premier temps, mais deviendra obligatoire à partir de 2027 pour les grandes entreprises et de 2028 pour tout le monde. Jusqu'à fin 2026, les factures classiques au format PDF ou papier ne pourront être utilisées que si le destinataire y consent expressément.
2. Qu'est-ce qui distingue une véritable e-facture d'un document PDF normal ?
   Une véritable e-facture contient des données structurelles lisibles par machine au format XML, qui peuvent être lues de manière automatisée. Un PDF normal, tel qu'il était souvent envoyé par e-mail jusqu'à présent, n'est qu'une image numérique et ne répond plus aux exigences légales. Ce qui est décisif, c'est que la facture soit structurée conformément à la norme européenne EN 16931.
3. Quels sont les formats considérés comme acceptables en Allemagne ?
   Deux formats sont actuellement autorisés : XFacture en tant que format XML pur et ZUGFeRD 2.x ou Factur-X en tant que format hybride composé de PDF/A-3 et de données XML intégrées. Les deux formats sont conformes à la norme européenne et sont reconnus par l'administration fiscale.
4. Quelles sont les différences entre XRechnung et ZUGFeRD ?
   La XFacture est un pur format de données qui n'est pas directement lisible par l'homme. Elle est surtout exigée par les autorités, car elle respecte strictement les directives de l'administration publique. ZUGFeRD, en revanche, combine un PDF lisible avec une partie XML intégrée. Ainsi, le destinataire peut à la fois visualiser la facture et la traiter de manière automatisée, ce qui est particulièrement avantageux dans le domaine B2B.
5. Qui doit utiliser quel format ?
   Dans les relations commerciales avec les autorités, seule la facture X est prescrite. Dans les relations quotidiennes entre entreprises, il est possible de choisir librement entre XRechnung et ZUGFeRD, à condition que les deux partenaires se mettent d'accord. Pour les clients privés, le PDF classique ou la facture papier restent autorisés.
6. Que signifie l'ID d'acheminement pour XFactures ?
   L'ID d'acheminement est un identifiant unique attribué à chaque organisme public. Il sert à l'acheminement interne et à l'attribution automatique de la facture au sein des portails administratifs. S'il n'est pas indiqué correctement, la facture peut être rejetée par le système. gFM Business prend en charge le dépôt de cet ID d'acheminement directement dans l'enregistrement de la facture.
7. Les petites entreprises doivent-elles émettre des e-factures ?
   Les petites entreprises selon l'article 19 de la loi sur la TVA sont dans un premier temps exemptées de l'obligation d'émettre des factures, mais elles doivent pouvoir recevoir et enregistrer des e-factures. Ceux qui passent dès aujourd'hui à l'e-facture s'épargnent toutefois des efforts d'adaptation ultérieurs et font preuve de compétence numérique pour leurs partenaires commerciaux.
8. Comment fonctionne la réception des e-factures dans gFM Business ?
   Les e-factures entrantes, qu'il s'agisse de XFacture ou de ZUGFeRD, peuvent être importées automatiquement dans gFM Business. Le système reconnaît le format, importe toutes les données d'en-tête et les positions et archive le fichier original. Pour les factures ZUGFeRD, un aperçu PDF est également généré afin que le document reste compréhensible visuellement.
9. gFM Business prend-il également en charge l'envoi d'e-factures ?
   À partir de la version 8.0, les factures et les notes de crédit peuvent être générées directement dans les deux formats, à savoir XFacture ou ZUGFeRD. Tous les champs nécessaires sont automatiquement remplis à partir des données existantes du document. L'envoi se fait ensuite comme d'habitude par e-mail ou par exportation de fichier.
10. Quels sont les avantages de ZUGFeRD par rapport à XRechnung au quotidien ?
    ZUGFeRD offre l'avantage pratique que le destinataire reçoit immédiatement un PDF lisible, tandis que les données lisibles par machine sont intégrées en arrière-plan. Les factures peuvent ainsi être vérifiées et archivées plus facilement, sans qu'il soit nécessaire d'utiliser une visionneuse spéciale. Les petites entreprises en particulier préfèrent ce format, car il facilite le passage à la numérisation.
11. Est-il possible d'adapter ou d'étendre ses propres profils de facturation électronique dans gFM Business ?
    Dans la version sous licence ouverte, cela ne pose aucun problème. Les développeurs peuvent définir des champs XML supplémentaires, créer leurs propres profils ou intégrer des interfaces vers des portails externes. Le système reste ainsi flexible à long terme et peut réagir aux exigences spécifiques du secteur.
12. Quel est le niveau de sécurité des factures électroniques en termes d'archivage et de traçabilité ?
    Les e-factures doivent être archivées de manière à être révisables, c'est-à-dire non modifiables, complètes et compréhensibles à tout moment. gFM Business enregistre aussi bien le fichier XML original que l'aperçu PDF et les relie à l'enregistrement du document. L'obligation légale de preuve est ainsi remplie sans qu'aucun système supplémentaire ne soit nécessaire.
13. Concrètement, quels sont les avantages du changement pour les entreprises ?
    La facture électronique permet d'économiser du temps, du papier et des opérations manuelles. Les écritures peuvent être automatisées, les sources d'erreur diminuent et l'ensemble du processus devient plus transparent. De plus, les entreprises disposant d'un environnement de facturation électronique fonctionnel satisfont dès aujourd'hui aux futures obligations de déclaration qui seront introduites dans toute l'Europe dans les années à venir.
14. Qu'est-ce que le projet européen "ViDA" et pourquoi est-il important ?
    "VAT in the Digital Age" (ViDA) est une initiative de l'UE qui vise à numériser tous les processus de TVA en Europe. L'objectif est que les e-factures et les déclarations de TVA soient à l'avenir transmises en temps réel aux autorités fiscales. Avec l'e-facture, l'Allemagne pose déjà les bases de ces futurs systèmes.
15. Y aura-t-il à l'avenir un système central de déclaration des factures ?
    Oui, le ministère fédéral des Finances prévoit un système de déclaration électronique qui transmettra automatiquement à l'administration fiscale chaque facture émise ou ses données essentielles. Une date de lancement concrète n'a pas encore été fixée, mais l'introduction est considérée comme certaine. Les entreprises qui utilisent déjà des factures électroniques structurées pourront s'y adapter sans trop de difficultés.
16. Comment les entreprises doivent-elles aborder la transition en pratique ?
    Il est recommandé d'adopter une approche par étapes : assurer d'abord la capacité de réception, puis introduire progressivement l'envoi et former parallèlement les collaborateurs. Les années 2025 et 2026 se prêtent idéalement aux tests et aux phases pilotes, afin que la transition en 2027 se fasse en douceur. gFM Business soutient toutes les phases de cette transition sur le plan technique et organisationnel.
17. Quel est le rôle à long terme de gFM Business dans le processus de facturation électronique ?
    gFM Business Professional reproduit la chaîne complète des processus - de la création à l'archivage en passant par l'envoi et la réception. Il maîtrise les deux formats, peut être étendu et reste utilisable comme d'habitude. Ainsi, le logiciel n'est pas seulement une solution à court terme, mais une plate-forme à l'épreuve du temps pour tous les développements à venir en matière de factures électroniques.