Deutschland hat die E-Rechnung nicht über Nacht erfunden – sie ist Ergebnis jahrelanger Normierungsarbeit (EN 16931), Bundes- und Länderverordnungen (B2G) und nun, über das Wachstumschancengesetz, der schrittweisen Ausweitung in den B2B-Alltag. Seit 1. Januar 2025 gilt eine neue gesetzliche Ausgangslage: Eine „elektronische Rechnung“ ist nur dann eine E-Rechnung, wenn sie strukturiert und maschinenlesbar ist – reine PDF-Anhänge per E-Mail sind nach der Definition keine E-Rechnung mehr. Das klingt technisch, hat aber betriebliche Folgen vom Rechnungseingang über die Buchhaltung bis zur Archivierung.
Gleichzeitig steht der Mittelstand zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Empfangen können müssen Unternehmen die neuen Formate seit 2025, auch wenn der Pflicht-Versand durch Übergangsregeln nicht sofort für alle greift. Wer sich auf „Aufschub“ verlässt, riskiert Brüche in Prozessen, Medienbrüche in der Belegprüfung und unnötige Nacharbeiten – ganz abgesehen von steuerlichen Risiken bei formell fehlerhaften Belegen. In klassischer deutscher Manier gibt es Ausnahmen und Übergänge, aber die Richtung ist eindeutig: strukturiert statt unstrukturiert, Daten statt Dokumente. Praktisch bedeutet das:
- B2G (an Bund, Länder, Kommunen) verlangt seit Jahren spezifikationsgetreue E-Rechnungen (meist XRechnung mit Leitweg-ID).
- B2B rückt nun nach – Empfangspflicht sofort, Versandpflicht gestaffelt, mit klaren Fristen bis 2027/2028.
- Formate wie XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD/Factur-X (hybrides PDF/A-3 + XML) stehen bereit; beide erfüllen die EN 16931, werden aber je nach Empfängerkreis unterschiedlich nachgefragt.
Der Druck ist also nicht nur regulatorisch, sondern auch operativ: Eingangsrechnungen müssen valide eingelesen, Inhalte in ERP/FiBu korrekt verbucht und revisionssicher archiviert werden – als XML, nicht nur als hübsch gemachtes PDF. Wer diese Umstellung früh und sauber anlegt, spart sich später teure Feuerwehraktionen.
Gesetzlicher Rahmen & Fristen
Der Gesetzgeber versteht unter einer E-Rechnung eine Rechnung im EN-16931-konformen, strukturierten Format. Klassische PDFs ohne eingebettete Strukturdaten gelten nicht als E-Rechnung. Akzeptierte Ausprägungen sind u. a. XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD/Factur-X ab Version 2.x (hybrides PDF/A-3 mit XML-Datensatz). Für den B2G-Bereich ist XRechnung der Standard; im B2B-Bereich sind beide Ansätze zulässig, solange sie der Norm entsprechen.
Wichtig: Für die reine Lesbarkeit stellt die Finanzverwaltung Viewer-Hilfen bereit – archiviert werden muss aber das XML, nicht nur eine aus dem XML erzeugte PDF-Ansicht. Das ist eine jener stillen, aber entscheidenden Pflichten in der Praxis.
Pflicht zum Empfang vs. Pflicht zum Versand (B2B)
- Empfangspflicht ab 1.1.2025: Jedes Unternehmen in Deutschland muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Ein schlichtes E-Mail-Postfach genügt dafür nicht; es braucht mindestens einen Viewer/Parser und eine revisionssichere Ablage des XML.
- Versandpflicht (gestaffelt): Für die Ausstellung von E-Rechnungen sieht der Gesetzgeber Übergangsfristen vor (siehe 2.3). Heißt: In den Jahren 2025/2026 (und unter Bedingungen 2027) kann der Versand noch in anderen Formen erfolgen, wenn der Empfänger zustimmt. Das ändert nichts daran, dass die Zielrichtung klar ist: Ab Ende der Übergänge wird E-Rechnung auch im Versand zum Regelfall.
Übergangsfristen 2025, 2026, 2027 und Zielbild 2028
- Bis 31.12.2026: Für B2B-Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen (z. B. reine PDF) übermittelt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Bis 31.12.2027: Für B2B-Umsätze des Jahres 2027 bleibt diese Möglichkeit nur noch für Unternehmen mit Vorjahres-Gesamtumsatz ≤ 800.000 € bestehen (Empfängerzustimmung weiterhin erforderlich). Größere Unternehmen müssen dann faktisch umgestellt haben.
Haufe.de News und Fachwissen - Ab 2028: Zielbild ist, dass alle Unternehmen im B2B standardmäßig E-Rechnungen ausstellen. Formell hängt die exakte Formulierung von noch folgenden BMF-Klarstellungen ab, aber der Branchenkonsens und die IHK-Leitfäden zeichnen diesen Pfad vor. Unsere Empfehlung: 2025/2026 für Empfang/Import und Pilotversand nutzen, 2027 als harte interne Deadline setzen.
Hinweis zu Kleinunternehmern (§ 19 UStG): Diese sind regelmäßig von der aktiven Ausstellungspflicht ausgenommen, nicht jedoch von der Empfangspflicht. In Mischsachverhalten (z. B. Wechsel der Besteuerungsart) ist sorgfältig zu prüfen.
Ausnahmen & Sonderfälle (B2C, steuerfreie Umsätze, B2G-Besonderheiten)
- B2C: Die neue B2B-Regelung richtet sich ausdrücklich an Geschäfte zwischen Unternehmen. Für B2C gelten die altbekannten Spielregeln; E-Rechnungen spielen dort derzeit nur eine Nebenrolle. (Praktisch wichtig, wenn B2B/B2C-Mischmodelle existieren.)
- Steuerfreie Umsätze: Je nach Konstellation (z. B. bestimmte Heil- und Finanzleistungen) können andere Pflichtenkombinationen greifen. Der sichere Weg führt über prozessuale Klarheit: Welche Geschäftsvorfälle unterliegen wann welcher Pflicht?
- B2G (Rechnungen an die öffentliche Hand):
- XRechnung ist im Kernstandard gesetzt; alternativ werden EN-16931-konforme Formate (z. B. ZUGFeRD im passenden Profil) akzeptiert, wenn sie der Spezifikation entsprechen.
- Leitweg-ID ist Pflichtangabe bei Rechnungen an Bund/Länder/Kommunen; sie adressiert die Rechnung innerhalb der Verwaltungsplattformen korrekt. In XRechnung steht sie im Feld BT-10 (Käuferreferenz). Ohne korrekte Leitweg-ID drohen Ablehnungen in den Portalen.
Unternehmen sollten 2025/2026 konsequent nutzen, um Empfang, Import, Validierung und Archivierung zu stabilisieren – und den Versand sukzessive zu migrieren. ERP-Lösungen wie gFM Business können dabei die Brücke schlagen: E-Rechnungen empfangen, prüfen, verbuchen, archivieren – und parallel konforme Ausgangsrechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X erzeugen. Wer diese Hausaufgaben im Übergang erledigt, muss 2027 keine Hauruck-Aktion einleiten.
Formate im Überblick: XRechnung vs. ZUGFeRD
Seitdem der Gesetzgeber festgelegt hat, dass elektronische Rechnungen strukturiert und maschinenlesbar sein müssen, steht die Praxis vor der Frage: Welches Format ist das richtige? In Deutschland haben sich zwei Varianten etabliert – die XRechnung und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0 auch unter dem europäischen Namen Factur-X bekannt). Beide Formate sind EN 16931-konform, unterscheiden sich aber deutlich in Aufbau, Zielgruppe und Handhabung.
XRechnung: das „amtliche“ XML-Format
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung des europäischen Kernstandards EN 16931 und wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Ihr Aufbau basiert vollständig auf XML-Datensätzen, die streng nach vorgegebenen Feldern und Schemen validiert werden.
Sie ist somit ein reines Datenformat, das alle Pflichtinformationen in strukturierter Form enthält – jedoch keine grafische Darstellung der Rechnung. In der Praxis bedeutet das:
- Eine XRechnung ist für den Menschen kaum lesbar. Sie muss mit einem geeigneten Viewer oder über das ERP-System dargestellt werden.
- Sie enthält alle Pflichtangaben – vom Rechnungsaussteller über die Steuerbeträge bis hin zur sogenannten Leitweg-ID, die bei Rechnungen an Behörden zwingend angegeben werden muss.
- Die Validierung erfolgt in der Regel automatisch. Fehlerhafte Feldbelegungen oder unvollständige XML-Strukturen führen häufig zur Ablehnung durch das Empfängersystem, was im B2G-Bereich sofort spürbare Konsequenzen hat.
Diese Strenge ist zugleich ihr größter Vorteil: Eine korrekt erzeugte XRechnung wird fast immer technisch akzeptiert, weil sie keine Interpretationsspielräume zulässt. Für Unternehmen mit regelmäßigem Behördenkontakt ist sie daher alternativlos.
Gleichzeitig ist sie für kleine Betriebe ohne spezialisierte Software wenig komfortabel, weil der Mensch keine PDF-Darstellung erhält. Genau an dieser Stelle setzt das alternative Format ZUGFeRD an.
ZUGFeRD / Factur-X: der hybride Ansatz
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde ursprünglich von Verbänden, Ministerien und der Wirtschaft entwickelt, um ein praxisnahes Hybridformat zu schaffen: eine PDF/A-3-Datei, in der eine maschinenlesbare XML-Rechnung eingebettet ist. Damit vereint ZUGFeRD zwei Welten:
- eine visuell lesbare PDF-Rechnung, die für Buchhaltung, Archiv oder Ausdruck geeignet ist,
- und gleichzeitig eine strukturierte XML-Datei, die von ERP-Systemen automatisiert verarbeitet werden kann.
Ab Version 2.1.1 erfüllt ZUGFeRD vollständig die europäische Norm EN 16931. Im Ausland wird dasselbe Konzept unter dem Namen Factur-X verwendet – die Formate sind technisch identisch.
Vorteile für Unternehmen:
- Ein Dokument genügt: Der Empfänger kann die Rechnung ansehen und maschinell einlesen.
- Bestehende Abläufe (z. B. PDF-Archivierung, E-Mail-Versand) können weiterverwendet werden.
- Das Format ist besonders für B2B-Beziehungen geeignet, bei denen nicht beide Seiten hochautomatisierte Systeme nutzen.
Nachteile:
- Der Aufbau ist komplexer; Entwickler müssen sowohl die PDF-Einbettung als auch das XML korrekt umsetzen.
- Die Dateigröße ist größer, was bei Massenversand eine Rolle spielen kann.
Profile und Varianten bei ZUGFeRD
ZUGFeRD kennt verschiedene Profile, die den Informationsumfang festlegen. Für die neue Pflicht relevant sind insbesondere:
- EN 16931-Profil: vollständige Norm-Konformität, empfohlen für den B2B-Standardverkehr.
- XRechnung-Profil: Variante speziell für öffentliche Auftraggeber, um auch mit Behörden kompatibel zu bleiben.
- Extended-Profil: enthält Zusatzfelder für branchenspezifische Anforderungen, z. B. Transport- oder Projektdaten.
Damit lässt sich ZUGFeRD sehr fein auf die jeweilige Umgebung anpassen – vom Kleinbetrieb bis zum Industriekonzern. Die wichtigste Regel lautet: Je einfacher die Prozesse, desto schlanker das Profil. Beide Formate werden langfristig nebeneinander bestehen. Der Trend geht jedoch klar dahin, dass ERP-Systeme wie gFM Business beides beherrschen – XRechnung für den formalen Bereich, ZUGFeRD für den wirtschaftlichen Alltag.
E-Rechnung ab 2025: Chancen und Fördermöglichkeiten – Webinar der IHK Chemnitz
Wer nutzt welches Format? – Anwendungsfälle und Szenarien
Nachdem klar ist, wie sich die Formate unterscheiden, stellt sich die praktische Frage: Wann verwendet man welches Format? Hier zeigt sich die deutsche Realität: klare Vorgaben im öffentlichen Sektor, gewachsene Vielfalt im unternehmerischen Alltag.
Öffentliche Auftraggeber (B2G)
Im Geschäftsverkehr mit Bund, Ländern und Kommunen gilt die Regel ohne Ausnahme: XRechnung ist Pflicht. Alle elektronischen Rechnungen an öffentliche Stellen müssen entweder direkt als XRechnung oder in einem gleichwertigen, EN-16931-konformen XML-Format übermittelt werden. Kennzeichnend sind:
- die obligatorische Leitweg-ID, über die die Rechnung intern zugeordnet wird,
- definierte Einreichungsportale (z. B. ZRE oder OZG-RE) auf Landes- oder Bundesebene,
- strikte Schema-Prüfungen beim Upload – bereits kleine XML-Abweichungen führen zur Ablehnung.
Wer also regelmäßig für Behörden arbeitet, kommt an XRechnung nicht vorbei. In diesem Umfeld ist der Einsatz von ZUGFeRD allenfalls als technische Variante mit XRechnung-Profil denkbar, sofern das Portal dies ausdrücklich zulässt.
Klassischer B2B-Verkehr zwischen Unternehmen
Im B2B-Bereich haben Unternehmen mehr Gestaltungsfreiheit. Hier überwiegt deutlich die Nutzung von ZUGFeRD / Factur-X, weil das Format zwei entscheidende Vorteile bietet:
- Es bleibt visuell vertraut – die Rechnung sieht aus wie bisher, kann aber automatisiert weiterverarbeitet werden.
- Der Empfänger kann die Rechnung lesen, selbst wenn sein System noch keine XML-Verarbeitung unterstützt.
Besonders verbreitet ist dieses Modell in:
- Industrie und produzierendem Gewerbe,
- Handels- und Dienstleistungsunternehmen,
- Handwerks- und Mittelstandsbetrieben, die mit PDF-Versand arbeiten.
Viele Unternehmen nutzen ZUGFeRD zudem als Übergangslösung: Sie erfüllen schon jetzt die neuen Anforderungen, ohne ihr gesamtes Rechnungswesen umstellen zu müssen. Das ist ein pragmatischer Weg, der typisch deutsch ist – man setzt auf bewährte Prozesse und passt sie schrittweise an, statt sie von Grund auf neu zu erfinden.
Mischszenarien und Großunternehmen
Große Konzerne und Plattformanbieter unterstützen meist beide Formate parallel. Der Grund ist einfach: Sie müssen mit Behörden, Zulieferern und internationalen Partnern gleichzeitig kommunizieren. Entsprechend stellen sie im ERP eine Formatlogik ein:
- B2G-Partner → XRechnung
- B2B-Partner → ZUGFeRD (EN 16931)
- Auslands-Partner → Factur-X (französische oder EU-Variante)
Für diese Mischumgebungen ist entscheidend, dass das ERP-System (wie gFM Business Professional) pro Partner oder pro Kunde das passende Format automatisch auswählt. Das erspart manuelle Fehler und sorgt für rechtssichere Abläufe.
Kleinunternehmen und Selbstständige
Für kleine Betriebe gilt: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber noch nicht verpflichtet, sie selbst zu erzeugen. Gerade hier kann ZUGFeRD den Einstieg erleichtern – es erfordert keine neuen Prozesse und lässt sich mit bestehenden PDF-Workflows kombinieren. Ein weiterer Vorteil: Empfänger, die noch kein E-Rechnungs-System haben, können die Datei als normales PDF öffnen. Wer jedoch schon digital arbeitet, liest die XML-Daten automatisch ein. So entstehen keine Reibungsverluste zwischen alter und neuer Welt.
Grenzüberschreitende Rechnungen und EU-Kontext
In der Europäischen Union nimmt das Thema „VAT in the Digital Age“ (ViDA) an Fahrt auf. Ziel ist, einheitliche Melde- und E-Rechnungsstandards in allen Mitgliedsstaaten zu schaffen. Hier zeigt sich der Vorteil der Norm EN 16931: Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD/Factur-X sind darauf aufgebaut und daher EU-weit anschlussfähig. Wer heute konform arbeitet, steht morgen nicht vor einer Neuentwicklung – ein klassisches Beispiel dafür, wie sich vorausschauendes Handeln langfristig auszahlt.
E-Rechnung in der Praxis mit gFM Business
Während viele Unternehmen derzeit noch nach praktikablen Lösungen suchen, ist gFM Business Professional bereits technisch vorbereitet. Seit Version 8.0 unterstützt die Software sowohl das ZUGFeRD- als auch das XRechnung-Format – inklusive aller in der Anwendung verfügbaren Felder für Rechnungen und Gutschriften. Damit steht ein durchgängiger Workflow bereit, der von der Erstellung über den Versand bis zum Empfang und zur Archivierung der elektronischen Rechnung reicht.
Erstellung und Versand strukturierter Rechnungen
In gFM Business lassen sich E-Rechnungen direkt aus der Faktura erzeugen. Für jeden Kunden oder Lieferanten kann separat definiert werden, ob die Rechnung im ZUGFeRD- oder im XRechnungsformat ausgegeben werden soll. Alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 werden automatisch mit den vorhandenen Daten aus dem Beleg gefüllt – darunter:
- Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerangaben, IBAN
- Leistungszeitraum, Zahlungsziel, Verwendungszweck
- Empfänger-ID oder Leitweg-ID (bei Behörden)
- Positionen mit Artikelnummern, Mengen und Preisen
Die erzeugte Datei enthält alle relevanten XML-Strukturen und wird, je nach gewähltem Format, als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) gespeichert. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist zusätzlich eine PDF-Vorschau integriert, sodass der Empfänger die Rechnung auch visuell prüfen oder ausdrucken kann. Damit bleibt der Prozess vertraut und zugleich gesetzeskonform – ein entscheidender Vorteil gegenüber reinen XML-Dateien, die für den Menschen kaum lesbar sind.
Empfang und Import von Eingangsrechnungen
Ebenso wichtig wie der Versand ist der Empfang von E-Rechnungen. gFM Business kann sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Dateien automatisiert einlesen. Das System erkennt beim Import das Dateiformat, liest die eingebetteten XML-Daten aus und legt daraus einen vollständigen Beleg im Rechnungseingang an. Dabei werden:
- alle Kopfdaten (Absender, Datum, Betrag, Steuersatz) übernommen,
- sämtliche Positionszeilen automatisch eingelesen und dem Beleg zugeordnet,
- die Originaldatei (XML oder PDF) archiviert,
- bei ZUGFeRD-Rechnungen zusätzlich eine PDF-Vorschau gespeichert,
- und der Beleg erhält wie gewohnt seine interne Belegnummer und kann gebucht oder manuell ergänzt werden.
Dadurch wird der elektronische Rechnungseingang in gFM Business genauso behandelt wie jeder andere Beleg: revisionssicher archiviert, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar. Wer möchte, kann weiterhin manuell Belege erfassen, hat aber die Möglichkeit, strukturierte Rechnungen vollständig automatisch zu verarbeiten.
In der Praxis reduziert das nicht nur Tippfehler und Aufwand, sondern schafft auch eine saubere Grundlage für automatisierte Buchhaltung – insbesondere, wenn Rechnungen über Schnittstellen an Steuerberater oder DATEV exportiert werden.
Anpassbarkeit in der offenen Lizenz mit Claris FileMaker
Einer der großen Vorteile von gFM Business liegt in seiner Offenheit. In der offenen Lizenzversion können Entwickler oder erfahrene Anwender eigene Anpassungen vornehmen, etwa:
- zusätzliche XML-Felder für branchenspezifische Daten,
- Erweiterungen für alternative E-Rechnungsprofile,
- eigene Schnittstellen oder Webservice-Anbindungen,
- Validierungslogiken für bestimmte Empfängersysteme.
Dadurch lässt sich das System auch für komplexere oder internationale Anforderungen erweitern. Gerade für Betriebe mit gemischten Empfängerkreisen – also öffentliche Auftraggeber, Industrie und Mittelstand gleichzeitig – bietet diese Flexibilität einen echten Wettbewerbsvorteil.
Ein praxistauglicher, zukunftssicherer Weg
Mit gFM Business Professional steht bereits heute eine voll integrierte E-Rechnungslösung zur Verfügung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und dennoch einfach zu bedienen bleibt. Sie fügt sich nahtlos in bestehende Abläufe ein, ohne neue Software-Inseln oder komplexe Zusatzprogramme.
Wer die Umstellung frühzeitig angeht, kann 2025 und 2026 nutzen, um Prozesse zu festigen und Routine zu entwickeln – bevor 2027/2028 die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung für alle greift. gFM Business bildet hierfür die technische Grundlage: klar, nachvollziehbar und praxisnah.
Strategie zur Umstellung: Vorgehen & Empfehlungen
Die Einführung der E-Rechnung ist kein einzelnes IT-Projekt, sondern eine schrittweise Prozessumstellung. Wie bei allen deutschen Digitalisierungsinitiativen gilt: Die Technik ist nur die halbe Miete – entscheidend ist, dass Abläufe, Mitarbeiter und Partner mitziehen. Eine strukturierte Vorgehensweise bewahrt vor unnötiger Hektik und Kosten.
Phase 1 – Analyse und Vorbereitung (2025)
Zunächst sollte jedes Unternehmen prüfen:
- Welche Partner (Kunden, Lieferanten, Behörden) fordern bereits E-Rechnungen?
- Welche Formate sind dort erforderlich (XRechnung, ZUGFeRD)?
- Ist die eigene Software – insbesondere ERP und Buchhaltung – technisch in der Lage, diese Formate zu empfangen?
In dieser ersten Phase empfiehlt es sich, die eingesetzte ERP-Software auf die aktuelle Version zu bringen und den Empfang strukturierter Rechnungen aktiv zu testen sowie zu prüfen, ob alles mit den bestehenden Prozessen kompatibel ist. Bereits eingehende ZUGFeRD- oder XRechnungen können importiert, geprüft und archiviert werden. So entsteht frühzeitig Erfahrung im Umgang mit den neuen Datentypen.
Phase 2 – Pilotbetrieb und Parallelbetrieb (2026)
Im zweiten Schritt kann der Pilotversand von E-Rechnungen beginnen – zunächst an ausgewählte Kunden oder Lieferanten. Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass:
- die technischen Schnittstellen getestet werden,
- Mitarbeiter Routine im Export und Versand gewinnen,
- und etwaige Validierungsfehler früh erkannt werden.
Während dieser Übergangszeit können weiterhin klassische PDFs versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Empfehlenswert ist, beide Systeme parallel laufen zu lassen – das schafft Sicherheit und Vergleichbarkeit.
Phase 3 – Vollumstellung (ab 2027)
Ab dem Jahr 2027 wird die E-Rechnung für größere Unternehmen faktisch Pflicht. Spätestens dann sollte der Versand vollständig auf strukturierte Formate umgestellt sein. Bis dahin ist das Ziel, dass:
- alle Geschäftspartner ein Format zugeordnet haben,
- alle Belege maschinenlesbar erzeugt und empfangen werden können,
- und die internen Prozesse (Buchhaltung, Archivierung, Export) stabil laufen.
gFM Business bietet hier die Möglichkeit, pro Partner automatisch das richtige Format zu wählen – etwa XRechnung für öffentliche Auftraggeber und ZUGFeRD für Privatkunden oder andere Unternehmen. Dadurch bleibt der Ablauf einheitlich, unabhängig vom Empfängerkreis.
Schulung und Kommunikation
Ein oft unterschätzter Aspekt ist die interne Kommunikation. Mitarbeiter sollten verstehen, warum die Umstellung erfolgt und welche Vorteile sie bringt – etwa weniger Fehler, automatisierte Buchungen und kürzere Durchlaufzeiten.
Auch externe Partner (Lieferanten, Kunden) sollten frühzeitig informiert werden, damit beide Seiten dieselbe technische Sprache sprechen.
Ein kurzer Informationsbrief oder eine Ergänzung in der E-Mail-Signatur („Unser Unternehmen verarbeitet ab sofort elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat“) genügt oft schon, um Verwirrung zu vermeiden.
Fallback-Pläne und Qualitätssicherung
Selbst bei perfekter Vorbereitung können technische Fehler auftreten – etwa unvollständige XML-Dateien oder abweichende Felddefinitionen.
Deshalb ist es sinnvoll, für die Übergangsphase Fallback-Mechanismen zu behalten:
- das manuelle Erfassen von Belegen,
- den Import über PDF mit Texterkennung,
- oder den Austausch über E-Mail, wenn kein strukturierter Datenaustausch möglich ist.
Langfristig sollten jedoch alle Prozesse auf strukturierte Datenbasis laufen. Regelmäßige Testläufe mit Validierung der XML-Dateien sichern die Datenqualität – ein Aufwand, der sich mehrfach auszahlt, sobald automatisierte Buchungen eingeführt werden.
Die E-Rechnung ist kein Modebegriff, sondern der nächste logische Schritt in der Digitalisierung kaufmännischer Abläufe. Wer heute beginnt, legt den Grundstein für saubere, automatisierte Prozesse und eine langfristige Entlastung im Rechnungswesen. So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein Wettbewerbsvorteil: ein funktionierender, nachvollziehbarer Prozess, der Papier, Zeit und Fehler spart – ganz im Sinne eines soliden deutschen Mittelstands.
E-Rechnung einführen heißt auch: Prozesse neu denken
Die Umstellung auf ZUGFeRD, XRechnung & Co. ist oft mehr als nur ein technisches Projekt – sie berührt Kernprozesse im Unternehmen: Einkauf, Buchhaltung, Freigaben, Archivierung. Viele Unternehmen merken bei der Einführung, dass gewachsene Strukturen nicht mehr tragfähig sind.
Als systemischer Unternehmensberater unterstütze ich deshalb nicht nur bei der Softwareanpassung, sondern auch bei der strukturellen Analyse: Wo stockt der Informationsfluss? Welche Rollen sind unklar definiert? Wo wird doppelt gearbeitet?
Wer die E-Rechnung wirklich sauber implementieren will, kommt an einer ganzheitlichen Sicht auf das Unternehmen kaum vorbei.
Aktuelle Umfrage zur Digitalisierung im Alltag
Ausblick & Zukunft: Wohin die Reise der E-Rechnung führt
Die Einführung der elektronischen Rechnung markiert erst den Beginn einer umfassenderen Entwicklung. Deutschland folgt damit einem europäischen Trend, der langfristig weit über den bloßen Austausch von Rechnungsdaten hinausgeht. Der nächste große Schritt heißt „ViDA“ – VAT in the Digital Age, also die Digitalisierung der Mehrwertsteuerprozesse in der gesamten EU.
Die EU-Initiative ViDA – der Blick über den Tellerrand
Mit ViDA (VAT in the Digital Age) verfolgt die Europäische Kommission das Ziel, sämtliche Umsatzsteuerprozesse EU-weit digital und nahezu in Echtzeit abzuwickeln. Geplant ist, dass alle Mitgliedsstaaten künftig auf einheitliche elektronische Rechnungsformate und Meldesysteme setzen – um Umsatzsteuerbetrug zu verhindern, die Kontrolle zu verbessern und die Steuererhebung zu beschleunigen. Konkret bedeutet das:
- E-Rechnungen sollen EU-weit verpflichtend werden, nicht nur für B2G, sondern auch für B2B-Transaktionen.
- Meldungen an die Steuerbehörden sollen automatisiert erfolgen – direkt beim Versand oder Empfang der Rechnung.
- Nationale Sonderwege (wie die bisherige deutsche Trennung zwischen XRechnung und ZUGFeRD) werden mittelfristig vereinheitlicht.
Auch wenn diese Regelungen noch in Vorbereitung sind, ist klar: Wer heute nach EN 16931 arbeitet, erfüllt schon die Grundanforderungen der kommenden EU-Systematik. Das gilt ausdrücklich für beide Formate – XRechnung und ZUGFeRD 2.x / Factur-X. Damit liegt Deutschland ausnahmsweise einmal im europäischen Mittelfeld und nicht am Ende der Entwicklung.
Echtzeit-Reporting und Meldepflichten
Parallel zur E-Rechnung arbeitet das Bundesfinanzministerium an Konzepten für ein zentrales elektronisches Meldesystem. Dieses soll künftig jede ausgestellte Rechnung oder deren Kerndaten nahezu in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermitteln. Frankreich, Italien und Polen praktizieren solche Systeme bereits, oft in Kombination mit verpflichtenden E-Rechnungen. Für Unternehmen bedeutet das:
- Der Rechnungsversand wird steuerlich transparenter, da jede Transaktion digital gemeldet wird.
- ERP-Systeme müssen künftig nicht nur Rechnungen erzeugen, sondern auch Meldedaten bereitstellen oder übertragen können.
- Es entstehen neue Anforderungen an Datensicherheit, Validierung und Archivierung.
Noch ist offen, wann Deutschland diese Meldepflicht einführt. Fachkreise rechnen frühestens ab 2030 mit einer verbindlichen Umsetzung. Dennoch sollten Unternehmen schon heute darauf achten, dass ihre Software strukturiert, maschinenlesbar und revisionssicher arbeitet. Wer diese Grundlagen schafft, wird auch mit künftigen Meldepflichten kaum Probleme haben.
Technologische Weiterentwicklung
Die E-Rechnung wird auch technisch weiterwachsen. Zu erwarten sind:
- Erweiterte Profile für branchenspezifische Daten (z. B. Transport, Energie, Bauwesen).
- Automatisierte Validierungstools, die Rechnungen bereits beim Erstellen prüfen.
- Integration von KI-basierten Prüfmechanismen, um Plausibilitätsfehler frühzeitig zu erkennen.
- Digitale Signaturen und Blockchain-Verfahren, um Echtheit und Unveränderbarkeit zu garantieren.
ERP-Lösungen wie gFM Business sind darauf bereits ausgelegt: Durch die offene FileMaker-Basis lassen sich neue Felder, Profile und Schnittstellen flexibel integrieren. Damit ist sichergestellt, dass sich das System mit den kommenden Anforderungen weiterentwickeln kann – ohne Bruch, ohne Neuanfang.
Wirtschaftliche Bedeutung
Die E-Rechnung ist mehr als ein Bürokratieprojekt. Langfristig schafft sie die Grundlage für automatisierte Wertschöpfungsketten, in denen Aufträge, Lieferscheine und Zahlungen miteinander verknüpft werden. Was heute mit Rechnungen beginnt, wird morgen in durchgängige Datenflüsse münden – von der Bestellung bis zur Verbuchung.
Unternehmen, die früh auf saubere, strukturierte Daten setzen, werden diesen Übergang ohne Reibungsverluste schaffen. So betrachtet ist die E-Rechnung keine Belastung, sondern eine Investition in betriebliche Zukunftsfähigkeit.
Zusammenfassung & Handlungsempfehlungen
Die elektronische Rechnung ist gekommen, um zu bleiben. Auch wenn Übergangsfristen und Ausnahmen den Druck zunächst abmildern, führt langfristig kein Weg mehr an strukturierten Rechnungsdaten vorbei. Deutschland hat den Startschuss gegeben – nun liegt es an den Unternehmen, diesen Weg planvoll zu gehen.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: Bis Ende 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen im XML- oder ZUGFeRD-Format zu empfangen, zu öffnen und zu archivieren. → gFM Business Professional bietet dafür die direkte Importfunktion mit Archivierung und Positionsübernahme.
- Formate definieren: Klären, welche Kunden oder Auftraggeber welches Format verlangen.
→ Öffentliche Hand = XRechnung, Privatkunden und Partner = ZUGFeRD 2.x. - Pilotversand starten: 2026 nutzen, um erste E-Rechnungen zu versenden und Prozesse zu testen.
→ Fehler früh erkennen, bevor sie in Serie auftreten. - Software aktuell halten: ERP- und Buchhaltungssysteme regelmäßig aktualisieren, um neue Standards und Schemata zu unterstützen.
- Mitarbeiter einbinden: Schulungen, kurze Leitfäden, klare Verantwortlichkeiten – damit Routine entsteht.
- Partner informieren: Offene Kommunikation mit Kunden und Lieferanten verhindert Missverständnisse und Ablehnungen.
Was die gFM Business ERP-Software hierbei leistet
gFM Business Professional ist bereits heute technisch bereit für diese neue Realität. Es unterstützt sowohl den Export als auch den Import von E-Rechnungen, validiert die Datenstrukturen und archiviert sie automatisiert – inklusive PDF-Vorschau bei ZUGFeRD-Dateien. Damit bietet das System eine praxisnahe Brücke zwischen alter und neuer Welt:
- PDF-Rechnungen bleiben lesbar, während alle rechtlich relevanten XML-Daten vollständig erhalten bleiben.
- Die offene Lizenz ermöglicht zudem individuelle Erweiterungen – etwa für spezifische Branchen oder internationale Anforderungen.
- So können Unternehmen Schritt für Schritt umsteigen, ohne ihre gewohnten Abläufe zu verlieren.
Die gFM-Business ERP-Software erfordert eine installierte Version von FileMaker Pro, ist auf Windows, macOS und iOS lauffähig und kann unverbindlich als 30-Tage-Testversion heruntergeladen werden.
Abschließender Ausblick
Was heute noch wie ein Verwaltungsakt wirkt, ist in Wahrheit ein entscheidender Modernisierungsschritt:
Die E-Rechnung führt weg von Papier, E-Mail-Anhängen und doppelter Datenerfassung – hin zu automatisierten, überprüfbaren und nachhaltigen Prozessen. Deutschland hat diesen Schritt spät, aber konsequent eingeleitet.
Wer ihn frühzeitig mitgeht, wird belohnt: mit effizienteren Abläufen, weniger Fehlern und einer digitalen Basis, auf der sich künftig auch Steuer-, Melde- und Reportingpflichten nahtlos abbilden lassen. gFM Business bietet dafür das solide Fundament – verlässlich, anpassbar und zukunftssicher.
Häufig gestellte Fragen
- Ab wann ist die elektronische Rechnung in Deutschland Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im deutschen Geschäftsverkehr rechtlich verankert. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Der Versand ist zunächst noch freiwillig, wird aber ab 2027 für größere Unternehmen und ab 2028 für alle verpflichtend. Bis Ende 2026 dürfen klassische PDF- oder Papierrechnungen nur noch dann verwendet werden, wenn der Empfänger dem ausdrücklich zustimmt. - Was unterscheidet eine echte E-Rechnung von einem normalen PDF-Dokument?
Eine echte E-Rechnung enthält maschinenlesbare Strukturdaten im XML-Format, die automatisiert ausgelesen werden können. Ein normales PDF, wie es bisher häufig per E-Mail verschickt wurde, ist nur ein digitales Abbild und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr. Entscheidend ist, dass die Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 aufgebaut ist. - Welche Formate gelten in Deutschland als zulässig?
Zugelassen sind derzeit zwei Formate: die XRechnung als reines XML-Format und ZUGFeRD 2.x beziehungsweise Factur-X als hybrides Format aus PDF/A-3 und eingebettetem XML-Datensatz. Beide Formate erfüllen die europäische Norm und werden von der Finanzverwaltung anerkannt. - Worin liegen die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist ein reines Datenformat und für Menschen nicht direkt lesbar. Sie wird vor allem von Behörden verlangt, weil sie sich streng an die Vorgaben der öffentlichen Verwaltung hält. ZUGFeRD hingegen kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Teil. Dadurch kann der Empfänger die Rechnung sowohl ansehen als auch maschinell verarbeiten, was besonders im B2B-Bereich vorteilhaft ist. - Wer muss welches Format verwenden?
Im Geschäftsverkehr mit Behörden ist ausschließlich die XRechnung vorgeschrieben. Im unternehmerischen Alltag zwischen Firmen kann frei zwischen XRechnung und ZUGFeRD gewählt werden, sofern sich beide Partner darauf verständigen. Gegenüber Privatkunden bleibt das klassische PDF oder die Papierrechnung weiterhin zulässig. - Was bedeutet die Leitweg-ID bei XRechnungen?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die jeder öffentlichen Einrichtung zugeordnet ist. Sie dient der internen Weiterleitung und automatischen Zuordnung der Rechnung innerhalb der Verwaltungsportale. Wird sie nicht korrekt angegeben, kann die Rechnung vom System abgewiesen werden. gFM Business unterstützt die Hinterlegung dieser Leitweg-ID direkt im Rechnungssatz. - Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung zunächst ausgenommen, sie müssen aber E-Rechnungen empfangen und speichern können. Wer schon heute auf E-Rechnungen umsteigt, spart sich allerdings späteren Anpassungsaufwand und zeigt Geschäftspartnern digitale Kompetenz. - Wie funktioniert der Empfang von E-Rechnungen in gFM Business?
Eingehende E-Rechnungen, egal ob XRechnung oder ZUGFeRD, können in gFM Business automatisch eingelesen werden. Das System erkennt das Format, importiert alle Kopfdaten und Positionen und archiviert die Originaldatei. Bei ZUGFeRD-Rechnungen wird zusätzlich eine PDF-Vorschau erzeugt, sodass der Beleg auch visuell nachvollziehbar bleibt. - Unterstützt gFM Business auch den Versand von E-Rechnungen?
Ab Version 8.0 können Rechnungen und Gutschriften direkt in beiden Formaten – also als XRechnung oder ZUGFeRD – erzeugt werden. Alle erforderlichen Felder werden automatisch aus den vorhandenen Belegdaten gefüllt. Der Versand erfolgt anschließend wie gewohnt per E-Mail oder Datei-Export. - Welche Vorteile hat ZUGFeRD gegenüber XRechnung im Alltag?
ZUGFeRD bietet den praktischen Vorteil, dass der Empfänger sofort ein lesbares PDF erhält, während die maschinenlesbaren Daten im Hintergrund eingebettet sind. Damit lassen sich Rechnungen einfacher prüfen und archivieren, ohne dass ein spezieller Viewer nötig ist. Besonders kleinere Unternehmen bevorzugen dieses Format, weil es den Übergang zur Digitalisierung erleichtert. - Kann man in gFM Business eigene E-Rechnungsprofile anpassen oder erweitern?
In der offenen Lizenzversion ist das problemlos möglich. Entwickler können zusätzliche XML-Felder definieren, eigene Profile anlegen oder Schnittstellen zu externen Portalen integrieren. Dadurch bleibt das System langfristig flexibel und kann auf branchenspezifische Anforderungen reagieren. - Wie sicher sind elektronische Rechnungen im Hinblick auf Archivierung und Nachvollziehbarkeit?
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, das heißt unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar. gFM Business speichert sowohl die Original-XML-Datei als auch die PDF-Vorschau und verknüpft sie mit dem Belegdatensatz. Damit ist die rechtliche Nachweispflicht erfüllt, ohne dass zusätzliche Systeme notwendig sind. - Welche Vorteile bringt die Umstellung für Unternehmen konkret?
Die elektronische Rechnung spart Zeit, Papier und manuelle Arbeitsschritte. Buchungen lassen sich automatisieren, Fehlerquellen verringern sich, und der gesamte Prozess wird transparenter. Zudem erfüllen Unternehmen mit einer funktionierenden E-Rechnungsumgebung schon heute künftige Meldepflichten, die in den kommenden Jahren europaweit eingeführt werden sollen. - Was ist das europäische Projekt „ViDA“ und warum ist es wichtig?
„VAT in the Digital Age“ (ViDA) ist eine Initiative der EU, die alle Umsatzsteuerprozesse in Europa digitalisieren will. Ziel ist, dass E-Rechnungen und Umsatzsteuer-Meldungen künftig in Echtzeit an die Finanzbehörden übermittelt werden. Deutschland schafft mit der E-Rechnung bereits die Grundlage für diese künftigen Systeme. - Wird es künftig ein zentrales Meldesystem für Rechnungen geben?
Ja, das Bundesfinanzministerium plant ein elektronisches Meldesystem, das jede ausgestellte Rechnung oder deren Kerndaten automatisch an die Finanzverwaltung weiterleitet. Ein konkreter Starttermin steht noch nicht fest, aber die Einführung gilt als sicher. Unternehmen, die bereits strukturierte E-Rechnungen nutzen, werden sich darauf ohne großen Aufwand einstellen können. - Wie sollten Unternehmen die Umstellung praktisch angehen?
Empfohlen wird ein gestufter Ansatz: Zuerst die Empfangsfähigkeit sicherstellen, dann schrittweise den Versand einführen und parallel Mitarbeiter schulen. Die Jahre 2025 und 2026 eignen sich ideal für Tests und Pilotphasen, damit der Übergang 2027 reibungslos verläuft. gFM Business unterstützt alle Phasen dieser Umstellung technisch und organisatorisch. - Welche langfristige Rolle spielt gFM Business im E-Rechnungsprozess?
gFM Business Professional bildet die komplette Prozesskette ab – vom Erstellen über den Versand und Empfang bis hin zur Archivierung. Es beherrscht beide Formate, kann erweitert werden und bleibt dabei bedienbar wie gewohnt. Damit ist die Software nicht nur eine kurzfristige Lösung, sondern eine zukunftssichere Plattform für alle kommenden Entwicklungen rund um elektronische Rechnungen.