Duitsland heeft de e-factuur niet van de ene op de andere dag uitgevonden - het is het resultaat van jarenlang standaardiseringswerk (EN 16931), federale en staatsverordeningen (B2G) en nu, via de Wet op de Groeikansen, de geleidelijke uitbreiding naar het dagelijkse B2B-leven. Sinds 1 januari 2025 is er een nieuwe juridische situatie van toepassing: een "elektronische factuur" is alleen een e-factuur als deze gestructureerd en machinaal leesbaar is - pure PDF-bijlagen per e-mail zijn niet langer een e-factuur volgens de definitie. Dit klinkt technisch, maar heeft operationele gevolgen van factuurontvangst tot boekhouding en archivering.
Tegelijkertijd zitten kmo's gevangen tussen aspiratie en realiteit. Bedrijven moeten de nieuwe formaten sinds 2025 kunnen ontvangen, ook al is de verplichte verzending door Overgangsregels geldt niet onmiddellijk voor iedereen. Wie vertrouwt op "uitstel" riskeert onderbrekingen in processen, mediastoringen bij het controleren van documenten en onnodig herwerk - om nog maar te zwijgen van fiscale risico's in het geval van formeel onjuiste documenten. In klassieke Duitse stijl zijn er uitzonderingen en overgangen, maar de richting is duidelijk: gestructureerd in plaats van ongestructureerd, gegevens in plaats van documenten. In praktische termen betekent dit
- B2G (aan federale, staats- en lokale autoriteiten) vraagt al jaren om specificatieconforme e-facturen (meestal XRechnung met routing ID).
- B2B schuift nu op - onmiddellijke verplichting om te ontvangen, gespreide verplichting om te verzenden, met duidelijke deadlines tot 2027/2028.
- Formaten zoals Xfactuur (pure XML) en ZUGFeRD/Factur-X (hybride PDF/A-3 + XML) zijn beschikbaar; beide voldoen aan EN 16931, maar er is verschillende vraag naar, afhankelijk van de ontvangersgroep.
De druk is dus niet alleen regelgevend, maar ook operationeel: inkomende facturen moeten geldig worden geïmporteerd, de inhoud moet correct worden geboekt in ERP/FiBu en op een auditbestendige manier worden gearchiveerd - als XML, niet alleen als een mooie PDF. Wie deze omschakeling vroeg en goed doorvoert, bespaart zich later dure brandweeracties.
Wettelijk kader & deadlines
De wetgever definieert een e-factuur als een factuur in een gestructureerd formaat dat voldoet aan EN 16931. Klassieke PDF's zonder ingesloten structurele gegevens worden niet als e-facturen beschouwd. Tot de geaccepteerde formulieren behoren XRechnung (puur XML) en ZUGFeRD/Factur-X vanaf versie 2.x (hybride PDF/A-3 met XML-gegevensrecord). XRechnung is de standaard voor het B2G-gebied; beide benaderingen zijn toegestaan in het B2B-gebied zolang ze voldoen aan de standaard.
Belangrijk: De belastingdienst levert viewerhulpmiddelen voor pure leesbaarheid - maar de XML moet worden gearchiveerd, niet alleen een PDF-weergave die uit de XML is gegenereerd. Dit is een van die stille maar cruciale taken in de praktijk.
Verplichting om te ontvangen vs. verplichting om te verzenden (B2B)
- Verplichting om te ontvangen vanaf 1 januari 2025Elk bedrijf in Duitsland moet technisch in staat zijn om e-facturen te ontvangen en te verwerken. Een eenvoudige e-mailinbox is niet genoeg; er is op zijn minst een viewer/parser en een auditbestendige opslag van de XML nodig.
- Uitzendverplichting (gespreid)De wetgever voorziet in overgangsperioden voor het uitreiken van e-facturen (zie 2.3). Dit betekent dat facturen in 2025/2026 (en onder bepaalde voorwaarden in 2027) nog steeds in andere vormen kunnen worden verzonden als de ontvanger daarmee instemt. Dit verandert niets aan het feit dat het doel duidelijk is: vanaf het einde van de overgangsperiode wordt e-facturering ook de norm voor verzending.
Overgangsperioden 2025, 2026, 2027 en streefbeeld 2028
- Tot 31.12.2026Voor B2B-verkopen in 2025 en 2026 mogen nog steeds papieren facturen of niet-conforme elektronische facturen (bijv. pure PDF) worden verstuurd, mits de ontvanger hiermee instemt.
- Tot 31.12.2027Voor B2B-omzet in 2027 blijft deze optie alleen beschikbaar voor bedrijven met een totale omzet van het voorgaande jaar ≤ € 800.000 (toestemming van de ontvanger blijft vereist). Grotere bedrijven moeten dan effectief zijn overgeschakeld.
Haufe.de Nieuws en expertise - Vanaf 2028Het doel is dat alle B2B-bedrijven standaard e-facturen uitgeven. Formeel hangt de exacte formulering af van latere BMF-verduidelijkingen, maar de industrieconsensus en de IHK-richtlijnen schetsen dit pad. Onze aanbeveling: Gebruik 2025/2026 voor ontvangst/import en proefverzending, stel 2027 als harde interne deadline.
Opmerking over kleine bedrijven (§ 19 UStG): Deze zijn regelmatig vrijgesteld van de actieve uitgifteverplichting, maar niet van de ontvangstverplichting. In gemengde situaties (bijv. verandering van belastingtype) moeten zorgvuldige controles worden uitgevoerd.
Uitzonderingen en speciale gevallen (B2C, belastingvrije transacties, B2G-specialiteiten)
- B2CDe nieuwe B2B-verordening is expliciet gericht op transacties tussen bedrijven. Voor B2C gelden de vertrouwde regels; e-facturen spelen daar momenteel slechts een ondergeschikte rol. (Praktisch belangrijk als er B2B/B2C gemengde modellen bestaan).
- Belastingvrije verkoopAfhankelijk van de constellatie (bv. bepaalde medische en financiële diensten) kunnen andere combinaties van verplichtingen van toepassing zijn. De veilige weg is te zorgen voor procedurele duidelijkheid: welke zakelijke transacties zijn onderworpen aan welke verplichting en wanneer?
- B2G (facturen aan de publieke sector):
- Xfactuur is ingesteld in de kernnorm; als alternatief worden formaten die voldoen aan EN-16931 (bijv. ZUGFeRD in het juiste profiel) geaccepteerd als ze voldoen aan de specificatie.
- Route-ID is verplichte informatie voor facturen aan federale/state/lokale overheden; het adresseert de factuur correct binnen de administratieplatforms. In XRechnung staat het in het BT-10 veld (kopersreferentie). Zonder de juiste routing ID bestaat het risico van afwijzing in de portalen.
Bedrijven moeten 2025/2026 consequent gebruiken om ontvangst, invoer, validatie en archivering te stabiliseren - en de verzending geleidelijk te migreren. ERP-oplossingen zoals gFM Business kunnen de kloof overbruggen: ontvangst, controle, posting en archivering van e-facturen - en het genereren van compatibele uitgaande facturen in XRechnung of ZUGFeRD/Factur-X in parallel. Als u dit huiswerk doet tijdens de overgang, hoeft u in 2027 geen overhaaste actie te ondernemen.
Formaten in een oogopslag: XRechnung vs. ZUGFeRD
Sinds de wetgever heeft bepaald dat elektronische facturen gestructureerd en machineleesbaar moeten zijn, worden praktijkmensen geconfronteerd met de vraag: Welk formaat is het juiste? In Duitsland zijn twee varianten ingeburgerd: het XRechnung-formaat en het ZUGFeRD-formaat (vanaf versie 2.0 ook bekend onder de Europese naam Factur-X). Beide formaten voldoen aan EN 16931, maar verschillen aanzienlijk in structuur, doelgroep en verwerking.
XRechnung: de "officiële" XML-indeling
XRechnung is de Duitse versie van de Europese kernnorm EN 16931 en is speciaal ontwikkeld voor de vereisten van de overheid. De structuur is volledig gebaseerd op XML-gegevensrecords, die strikt volgens vooraf gedefinieerde velden en schema's worden gevalideerd.
Het is dus een puur gegevensformaat dat alle verplichte informatie in een gestructureerde vorm bevat - maar geen grafische weergave van de factuur. In de praktijk betekent dit
- Een XRechnung is nauwelijks leesbaar voor mensen. Het moet worden weergegeven met een geschikte viewer of via het ERP-systeem.
- Het bevat alle verplichte informatie - van de factuurverstrekker en de belastingbedragen tot de zogenaamde routing ID, die moet worden opgegeven voor facturen aan autoriteiten.
- Validatie vindt meestal automatisch plaats. Onjuiste veldtoewijzingen of onvolledige XML-structuren leiden vaak tot afwijzing door het ontvangende systeem, wat onmiddellijke gevolgen heeft in de B2G-sector.
Deze nauwkeurigheid is ook het grootste voordeel: een correct gegenereerde XRechnung wordt technisch bijna altijd geaccepteerd omdat er geen ruimte is voor interpretatie. Voor bedrijven die regelmatig contact hebben met de autoriteiten is er dus geen alternatief.
Tegelijkertijd is het niet erg handig voor kleine bedrijven zonder gespecialiseerde software, omdat mensen geen PDF-weergave krijgen. Dit is precies waar het alternatieve ZUGFeRD-formaat om de hoek komt kijken.
ZUGFeRD / Factur-X: de hybride benadering
Het ZUGFeRD-formaat (Central User Guide of the German Electronic Invoicing Forum) werd oorspronkelijk ontwikkeld door verenigingen, ministeries en bedrijven om een praktisch hybride formaat te creëren: een PDF/A-3-bestand waarin een machineleesbare XML-factuur is opgenomen. ZUGFeRD verenigt dus twee werelden:
- een visueel leesbare PDF-factuur die geschikt is voor boekhouding, archivering of afdrukken,
- en tegelijkertijd een gestructureerd XML-bestand dat automatisch kan worden verwerkt door ERP-systemen.
Vanaf versie 2.1.1 voldoet ZUGFeRD volledig aan de Europese norm EN 16931. Hetzelfde concept wordt in het buitenland gebruikt onder de naam Factur-X - de formaten zijn technisch identiek.
Voordelen voor bedrijven:
- Eén document is genoeg: De ontvanger kan de factuur bekijken en automatisch scannen.
- Bestaande processen (bijv. PDF-archivering, verzending per e-mail) kunnen verder worden gebruikt.
- Het formaat is vooral geschikt voor B2B-relaties waarbij beide partijen geen sterk geautomatiseerde systemen gebruiken.
Nadelen:
- De structuur is complexer; ontwikkelaars moeten zowel de PDF-inbedding als de XML correct implementeren.
- De bestandsgrootte is groter, wat een rol kan spelen bij massamailings.
Profielen en varianten voor ZUGFeRD
ZUGFeRD erkent verschillende profielen die de reikwijdte van informatie bepalen. Deze zijn met name relevant voor de nieuwe verplichting:
- EN 16931 profielVolledige standaardconformiteit, aanbevolen voor standaard B2B-verkeer.
- XInvoice profielVariant speciaal voor publieke klanten om compatibel te blijven met overheidsinstanties.
- Uitgebreid profielbevat extra velden voor branchespecifieke vereisten, bijv. transport- of projectgegevens.
Dit betekent dat ZUGFeRD zeer nauwkeurig kan worden aangepast aan de betreffende omgeving - van kleine bedrijven tot industriële groepen. De belangrijkste regel is: hoe eenvoudiger de processen, hoe slanker het profiel. Beide formaten zullen op de lange termijn naast elkaar bestaan. Er is echter een duidelijke trend naar ERP-systemen zoals gFM Business die met beide overweg kunnen - XRechnung voor de formele omgeving, ZUGFeRD voor de dagelijkse gang van zaken.
E-facturatie vanaf 2025: kansen en financieringsopties - Webinar georganiseerd door de IHK Chemnitz
Wie gebruikt welk formaat? - Gebruikssituaties en scenario's
Zodra duidelijk is hoe de formaten verschillen, rijst de praktische vraag: wanneer gebruik je welk formaat? Hier komt de Duitse realiteit om de hoek kijken: duidelijke richtlijnen in de publieke sector en de diversiteit die in het dagelijkse bedrijfsleven is ontstaan.
Publieke klanten (B2G)
In zakelijke transacties met federale, staats- en lokale overheden geldt de regel zonder uitzondering: XRechnung is verplicht. Alle elektronische facturen aan overheidsinstanties moeten rechtstreeks als XRechnung worden verzonden of in een gelijkwaardig, EN 16931-conform XML-formaat. Kenmerkend zijn
- de verplichte Route-IDvia welke de factuur intern wordt toegewezen,
- gedefinieerd Inzendportalen (bijv. ZRE of OZG-RE) op staats- of federaal niveau,
- strikt Controles van de regeling tijdens het uploaden - zelfs kleine XML-afwijkingen leiden tot afwijzing.
Iedereen die regelmatig voor overheidsinstanties werkt, zal dus niet om XRechnung heen kunnen. In deze omgeving is het gebruik van ZUGFeRD hoogstens denkbaar als technische variant met een XRechnung-profiel, op voorwaarde dat het portaal dit uitdrukkelijk toestaat.
Klassiek B2B-verkeer tussen bedrijven
In de B2B-sector hebben bedrijven meer ontwerpvrijheid. Het gebruik van ZUGFeRD / Factur-X overheerst hier duidelijk omdat het formaat twee doorslaggevende voordelen biedt:
- Het blijft visueel vertrouwd - de factuur ziet er hetzelfde uit als voorheen, maar kan automatisch verder worden verwerkt.
- De ontvanger kan de factuur lezen, zelfs als zijn systeem nog geen XML-verwerking ondersteunt.
Dit model is vooral populair in:
- industrie en de productiesector,
- Handels- en servicebedrijven,
- Ambachtelijke en middelgrote bedrijven die werken met PDF-verzending.
Veel bedrijven gebruiken ZUGFeRD ook als een overgangsoplossing: ze voldoen al aan de nieuwe eisen zonder hun hele boekhoudsysteem te moeten reorganiseren. Dit is een pragmatische aanpak die typisch Duits is - je vertrouwt op beproefde processen en past ze geleidelijk aan in plaats van ze helemaal opnieuw uit te vinden.
Gemengde scenario's en grote bedrijven
Grote bedrijven en platformproviders ondersteunen meestal beide formaten naast elkaar. De reden is eenvoudig: ze moeten tegelijkertijd communiceren met overheden, leveranciers en internationale partners. Daarom zetten ze een formaatlogica op in het ERP:
- B2G-partner → Xfactuur
- B2B-partner → ZUGFeRD (EN 16931)
- Buitenlandse partner → Factur-X (Franse of EU-variant)
Voor deze gemengde omgevingen is het cruciaal dat het ERP-systeem (zoals gFM Business Professional) automatisch het juiste formaat selecteert voor elke partner of klant. Dit voorkomt handmatige fouten en zorgt voor wettelijk conforme processen.
Kleine bedrijven en zelfstandigen
Voor kleine bedrijven geldt: ze moeten e-facturen kunnen ontvangen, maar zijn nog niet verplicht om ze zelf te genereren. Dit is waar ZUGFeRD het makkelijker kan maken om aan de slag te gaan - het vereist geen nieuwe processen en kan worden gecombineerd met bestaande PDF-workflows. Een ander voordeel: ontvangers die nog geen e-factuursysteem hebben, kunnen het bestand openen als een normale PDF. Degenen die al digitaal werken, kunnen de XML-gegevens echter automatisch lezen. Er is dus geen wrijving tussen de oude en de nieuwe wereld.
Grensoverschrijdende facturen en EU-context
In de Europese Unie wint het onderwerp "BTW in het digitale tijdperk" (ViDA) aan kracht. Het doel is om uniforme rapporterings- en e-factureringsstandaarden te creëren in alle lidstaten. Dit is waar het voordeel van de EN 16931 standaard om de hoek komt kijken: zowel XRechnung als ZUGFeRD/Factur-X zijn hierop gebaseerd en zijn daarom compatibel in de hele EU. Degenen die vandaag werken in overeenstemming met de norm zullen morgen niet worden geconfronteerd met een nieuwe ontwikkeling - een klassiek voorbeeld van hoe vooruitziend handelen op de lange termijn loont.
E-billing in de praktijk met gFM Business
Terwijl veel bedrijven momenteel nog op zoek zijn naar praktische oplossingen gFM Business Professional technisch al voorbereid. Sinds versie 8.0 ondersteunt de software zowel de formaten ZUGFeRD als XRechnung - inclusief alle velden die beschikbaar zijn in de applicatie voor facturen en creditnota's. Dit zorgt voor een end-to-end workflow die zich uitstrekt van aanmaak en verzending tot ontvangst en archivering van de elektronische factuur. Dit zorgt voor een end-to-end workflow die zich uitstrekt van de aanmaak en verzending tot de ontvangst en archivering van de elektronische factuur.
Opmaken en verzenden van gestructureerde facturen
In gFM Business kunnen e-facturen rechtstreeks vanuit de factuur worden gegenereerd. Voor elke klant of leverancier kunt u afzonderlijk definiëren of de factuur in ZUGFeRD- of XRechnung-formaat moet worden verzonden. Alle verplichte velden volgens EN 16931 worden automatisch gevuld met de bestaande gegevens uit het document, inclusief
- Factuurnummer, datum, bedragen, belastinggegevens, IBAN
- Prestatieperiode, betalingstermijn, beoogd gebruik
- Ontvanger ID of routing ID (voor autoriteiten)
- Artikelen met artikelnummers, hoeveelheden en prijzen
Het gegenereerde bestand bevat alle relevante XML-structuren en wordt, afhankelijk van het geselecteerde formaat, opgeslagen als XRechnung (XML) of ZUGFeRD-bestand (PDF/A-3 met ingesloten XML). Voor ZUGFeRD-facturen is ook een PDF-preview geïntegreerd, zodat de ontvanger de factuur ook visueel kan controleren of afdrukken. Dit houdt het proces vertrouwd en tegelijkertijd in overeenstemming met de wet - een doorslaggevend voordeel ten opzichte van pure XML-bestanden, die nauwelijks leesbaar zijn voor mensen.
Ontvangst en invoer van inkomende facturen
Het ontvangen van e-facturen is net zo belangrijk als het verzenden ervan. gFM Business kan zowel XRechnungen- als ZUGFeRD-bestanden automatisch importeren. Het systeem herkent het bestandsformaat tijdens het importeren, leest de ingesloten XML-gegevens en creëert een compleet document in de factuurontvangst. Tijdens het proces:
- alle headergegevens (afzender, datum, bedrag, belastingtarief) worden overgedragen,
- Alle itemregels worden automatisch ingelezen en toegewezen aan het document,
- het originele bestand (XML of PDF) wordt gearchiveerd,
- Er wordt ook een PDF-preview opgeslagen voor ZUGFeRD-facturen,
- en het document krijgt zoals gewoonlijk zijn interne documentnummer en kan handmatig worden gepost of toegevoegd.
Dit betekent dat inkomende elektronische facturen in gFM Business op dezelfde manier worden behandeld als elk ander document: gearchiveerd op een auditbestendige manier, traceerbaar en op elk moment opvraagbaar. Iedereen die dat wil, kan documenten handmatig blijven invoeren, maar heeft de mogelijkheid om gestructureerde facturen volledig automatisch te verwerken.
In de praktijk zorgt dit niet alleen voor minder typefouten en inspanning, maar ook voor een schone basis voor geautomatiseerde boekhouding - vooral wanneer facturen via interfaces worden geëxporteerd naar belastingadviseurs of DATEV.
Aanpasbaarheid in de open licentie met Claris FileMaker
Een van de grote voordelen van gFM Business is de openheid. In de open licentieversie kunnen ontwikkelaars of ervaren gebruikers bijvoorbeeld hun eigen aanpassingen maken:
- extra XML-velden voor branchespecifieke gegevens,
- Uitbreidingen voor alternatieve e-factuurprofielen,
- eigen interfaces of webserviceverbindingen,
- Validatielogica voor specifieke ontvangersystemen.
Dit betekent dat het systeem ook kan worden uitgebreid voor complexere of internationale vereisten. Deze flexibiliteit biedt een echt concurrentievoordeel, vooral voor bedrijven met gemengde ontvangersgroepen - d.w.z. publieke klanten, industrie en MKB tegelijk.
Een praktisch, toekomstbestendig pad
Met gFM Business Professional is er nu al een volledig geïntegreerde e-facturatieoplossing beschikbaar die aan alle wettelijke eisen voldoet en toch gebruiksvriendelijk blijft. Het past naadloos in bestaande processen zonder dat er nieuwe software-eilanden of complexe aanvullende programma's nodig zijn.
Wie de omschakeling vroeg aanpakt, kan 2025 en 2026 gebruiken om processen te consolideren en routines te ontwikkelen - voordat in 2027/2028 de wettelijke verplichting ingaat om ze voor iedereen uit te geven. gFM Business vormt hiervoor de technische basis: duidelijk, begrijpelijk en praktisch.
Strategie voor de omschakeling: procedure en aanbevelingen
De invoering van e-facturering is geen eenmalig IT-project, maar een geleidelijke procesverandering. Zoals bij alle Duitse digitaliseringsinitiatieven is technologie slechts de helft van de strijd - de doorslaggevende factor is dat processen, medewerkers en partners aan boord zijn. Een gestructureerde aanpak voorkomt onnodige hectiek en kosten.
Fase 1 - Analyse en voorbereiding (2025)
Ten eerste zou elk bedrijf dit moeten controleren:
- Welke Partner (klanten, leveranciers, overheden) al e-facturen eisen?
- Welke Formaten daar vereist zijn (XRechnung, ZUGFeRD)?
- Als uw eigen software - in het bijzonder ERP en boekhouding - technisch in staat om deze formaten te ontvangen?
In deze eerste fase is het raadzaam om de gebruikte ERP-software bij te werken naar de nieuwste versie en actief de ontvangst van gestructureerde facturen te testen en te controleren of alles werkt met de bestaande processen compatibel is. Inkomende ZUGFeRD- of XRechnung-facturen kunnen worden geïmporteerd, gecontroleerd en gearchiveerd. Dit zorgt voor een vroegtijdige ervaring in het omgaan met de nieuwe gegevenstypen.
Fase 2 - Proefbedrijf en parallel bedrijf (2026)
In de tweede stap kan de proefverzending van e-facturen beginnen - in eerste instantie naar geselecteerde klanten of leveranciers. Het voordeel van deze aanpak is dat:
- de technische interfaces worden getest,
- werknemers routine opdoen in export en verzending,
- en eventuele validatiefouten worden in een vroeg stadium herkend.
Tijdens deze overgangsperiode kunnen klassieke PDF's nog steeds worden verzonden, mits de ontvanger hiermee akkoord gaat. Het is raadzaam om beide systemen parallel te laten draaien - dit zorgt voor veiligheid en vergelijkbaarheid.
Fase 3 - volledige omschakeling (vanaf 2027)
Vanaf 2027 zal e-facturatie de facto verplicht zijn voor grotere bedrijven. Uiterlijk tegen die tijd moet de verzending volledig zijn omgezet naar gestructureerde formaten. Tegen die tijd is het doel dat:
- alle zakenpartners hebben een indeling toegewezen gekregen,
- alle documenten kunnen in machinaal leesbare vorm worden gegenereerd en ontvangen,
- en de interne processen (boekhouding, archivering, export) stabiel zijn.
Hier biedt gFM Business de optie om automatisch het juiste formaat te selecteren voor elke partner - zoals XRechnung voor publieke klanten en ZUGFeRD voor particuliere klanten of andere bedrijven. Zo blijft het proces gestandaardiseerd, ongeacht de groep ontvangers.
Training en communicatie
Een aspect dat vaak wordt onderschat is interne communicatie. Medewerkers moeten begrijpen waarom de omschakeling plaatsvindt en welke voordelen het met zich meebrengt, zoals minder fouten, geautomatiseerde boekingen en kortere verwerkingstijden.
Externe partners (leveranciers, klanten) moeten ook in een vroeg stadium worden geïnformeerd, zodat beide partijen dezelfde technische taal spreken.
Een korte informatiebrief of een toevoeging in de e-mailhandtekening ("Ons bedrijf verwerkt nu elektronische facturen in ZUGFeRD- en XRechnung-formaat") is vaak al genoeg om verwarring te voorkomen.
Uitwijkplannen en kwaliteitsborging
Zelfs bij een perfecte voorbereiding kunnen er technische fouten optreden, zoals onvolledige XML-bestanden of afwijkende velddefinities.
Daarom is het zinvol om terugvalmechanismen te behouden voor de overgangsfase:
- het handmatig invoeren van bonnen,
- importeren via PDF met tekstherkenning,
- of uitwisselen via e-mail als geen gestructureerde gegevensuitwisseling mogelijk is.
Op de lange termijn moeten alle processen echter op een gestructureerde database draaien. Regelmatige testruns met validatie van de XML-bestanden garanderen de kwaliteit van de gegevens - een inspanning die zich vele malen terugbetaalt zodra geautomatiseerde boekingen worden ingevoerd.
E-facturatie is geen modewoord, maar de volgende logische stap in de digitalisering van commerciële processen. Wie er vandaag mee begint, legt de basis voor schone, geautomatiseerde processen en een verlichting van de boekhouding op lange termijn. Dit verandert een wettelijke verplichting in een concurrentievoordeel: een functionerend, traceerbaar proces dat papier, tijd en fouten bespaart - allemaal in de geest van een solide Duitse MKB-sector.
Het invoeren van e-facturering betekent ook het heroverwegen van processen
De overstap naar ZUGFeRD, XRechnung & Co. is vaak meer dan alleen een technisch project - het beïnvloedt de kernprocessen in het bedrijf: Inkoop, boekhouding, goedkeuringen, archivering. Veel bedrijven realiseren zich tijdens de introductie dat gevestigde structuren niet langer levensvatbaar zijn.
Als Adviseur systeembeheer Ik ondersteun daarom niet alleen met softwareaanpassingen, maar ook met structurele analyses: Waar stokt de informatiestroom? Welke rollen zijn niet duidelijk gedefinieerd? Waar wordt werk dubbel gedaan?
Als je e-facturatie echt goed wilt implementeren, kun je niet om een holistische kijk op het bedrijf heen.
Huidig onderzoek naar digitalisering in het dagelijks leven
Vooruitzichten & toekomst: waar gaat het heen met de e-factuur?
De invoering van elektronische facturering is nog maar het begin van een veelomvattender ontwikkeling. Duitsland volgt hiermee een Europese trend die op de lange termijn veel verder zal gaan dan alleen het uitwisselen van factuurgegevens. De volgende grote stap heet "ViDA" - BTW in het digitale tijdperk, d.w.z. de digitalisering van BTW-processen in de hele EU.
Het ViDA-initiatief van de EU - buiten de gebaande paden denken
Met ViDA (BTW in het digitale tijdperk) De Europese Commissie streeft ernaar om alle btw-processen in de hele EU digitaal en bijna in realtime af te handelen. Het is de bedoeling dat alle lidstaten in de toekomst gestandaardiseerde elektronische factuurformaten en rapportagesystemen gebruiken om btw-fraude te voorkomen, controles te verbeteren en de belastinginning te versnellen. Concreet betekent dit
- E-facturen moeten Verplicht in de hele EU niet alleen voor B2G, maar ook voor B2B-transacties.
- Rapporten aan de belastingdienst moeten Geautomatiseerd direct na verzending of ontvangst van de factuur.
- Speciale nationale routes (zoals de vroegere Duitse scheiding tussen XRechnung en ZUGFeRD) zullen op middellange termijn worden gestandaardiseerd.
Ook al zijn deze voorschriften nog in voorbereiding, het is duidelijk dat iedereen die vandaag werkt volgens EN 16931 al voldoet aan de basisvereisten van het toekomstige EU-systeem. Dit geldt expliciet voor beide formaten - XRechnung en ZUGFeRD 2.x / Factur-X. Voor één keer plaatst dit Duitsland in het Europese middenveld en niet aan het einde van de ontwikkelingscurve.
Real-time rapportage en rapportageverplichtingen
Parallel met de e-factuur werkt het federale ministerie van Financiën aan concepten voor een gecentraliseerd elektronisch rapporteringssysteem. In de toekomst zou dit elke uitgereikte factuur of de kerngegevens ervan bijna in realtime moeten doorsturen naar de belastingdienst. Frankrijk, Italië en Polen beschikken al over dergelijke systemen, vaak in combinatie met verplichte e-facturen. Voor bedrijven betekent dit
- Het versturen van facturen wordt transparanter voor belastingdoeleinden, omdat elke transactie digitaal wordt gerapporteerd.
- In de toekomst moeten ERP-systemen niet alleen facturen kunnen genereren, maar ook rapportagegegevens kunnen leveren of overdragen.
- Er zijn nieuwe vereisten voor gegevensbeveiliging, validatie en archivering.
Het is nog onduidelijk wanneer Duitsland deze rapportageplicht zal invoeren. Experts verwachten dat het op zijn vroegst in 2030 verplicht wordt. Toch moeten bedrijven er nu al voor zorgen dat hun software gestructureerd, machineleesbaar en auditbestendig is. Wie deze basis legt, zal ook weinig problemen hebben met toekomstige rapportageverplichtingen.
Technologische ontwikkeling
De e-bill zal ook technisch blijven groeien. Dit is te verwachten:
- Uitgebreide profielen voor sectorspecifieke gegevens (bijv. vervoer, energie, bouw).
- Geautomatiseerde validatietoolsControleer de facturen zodra ze zijn aangemaakt.
- Integratie van AI-gebaseerde inspectiemechanismenom aannemelijkheidsfouten in een vroeg stadium te herkennen.
- Digitale handtekeningen en blockchain-proces om authenticiteit en onveranderlijkheid te garanderen.
ERP-oplossingen zoals gFM Business zijn hier al op ingericht: Dankzij de open FileMaker-basis kunnen nieuwe velden, profielen en interfaces flexibel worden geïntegreerd. Dit zorgt ervoor dat het systeem zich kan blijven ontwikkelen in lijn met toekomstige eisen - zonder onderbreking en zonder vanaf nul te beginnen.
Economisch belang
E-facturatie is meer dan een bureaucratisch project. Op lange termijn creëert het de basis voor geautomatiseerde waardeketens waarin bestellingen, leveringsbonnen en betalingen met elkaar verbonden zijn. Wat vandaag begint met facturen zal morgen leiden tot end-to-end gegevensstromen - van bestellen tot posten.
Bedrijven die zich in een vroeg stadium richten op schone, gestructureerde gegevens, zullen deze overgang zonder wrijvingsverliezen doorstaan. Vanuit dit perspectief is e-facturatie geen last, maar een investering in operationele duurzaamheid.
Samenvatting en aanbevelingen voor actie
De elektronische factuur is een blijvertje. Zelfs als overgangstermijnen en vrijstellingen de druk voorlopig verlichten, kunnen we op de lange termijn niet om gestructureerde factuurgegevens heen. Duitsland heeft het startsein gegeven - nu is het aan bedrijven om dit pad volgens plan te volgen.
Wat bedrijven nu moeten doen
- Zorg voor ontvangstTegen het einde van 2025 moet elk bedrijf e-facturen in XML- of ZUGFeRD-formaat kunnen ontvangen, openen en archiveren. → gFM Business Professional biedt de directe importfunctie met archivering en itemoverdracht.
- Formaten definiërenMaak duidelijk welke klanten welk formaat nodig hebben.
→ Publieke sector = XRechnung, particuliere klanten en partners = ZUGFeRD 2.x. - Stuurprogramma starten2026 om de eerste e-facturen te verzenden en processen te testen.
→ Fouten vroegtijdig herkennen voordat ze optreden in de serieproductie. - Software up-to-date houdenERP- en boekhoudsystemen regelmatig bijwerken om nieuwe standaarden en regelingen te ondersteunen.
- Medewerkers betrekkenTraining, korte richtlijnen, duidelijke verantwoordelijkheden - zodat routine ontstaat.
- Partners informerenOpen communicatie met klanten en leveranciers voorkomt misverstanden en afwijzingen.
Wat de gFM Business ERP-software voor u kan doen
gFM Business Professional is technisch al klaar voor deze nieuwe realiteit. Het ondersteunt zowel de export als de import van e-facturen, valideert de gegevensstructuren en archiveert ze automatisch - inclusief PDF-previews voor ZUGFeRD-bestanden. Het systeem biedt dus een praktische brug tussen de oude en de nieuwe wereld:
- PDF-facturen blijven leesbaar, terwijl alle wettelijk relevante XML-gegevens volledig behouden blijven.
- De open licentie maakt ook individuele uitbreidingen mogelijk, bijvoorbeeld voor specifieke industrieën of internationale vereisten.
- Hierdoor kunnen bedrijven stap voor stap overstappen zonder hun vertrouwde processen te verliezen.
De gFM-Business ERP-software vereist een install-versie van FileMaker Prodraait op Windows, macOS en iOS en kan worden gedownload als vrijblijvende proefversie voor 30 dagen. Gedownload worden.
Definitieve vooruitzichten
Wat nu nog op een administratieve handeling lijkt, is eigenlijk een beslissende stap in de richting van modernisering:
De e-factuur leidt weg van papier, e-mailbijlagen en dubbele gegevensinvoer - naar geautomatiseerde, controleerbare en duurzame processen. Duitsland heeft deze stap laat gezet, maar wel consequent.
Wie er vroeg bij is, wordt beloond: met efficiëntere processen, minder fouten en een digitale basis waarop belasting-, meldings- en rapportageverplichtingen in de toekomst naadloos in kaart kunnen worden gebracht. gFM Business biedt hiervoor de solide basis - betrouwbaar, aanpasbaar en toekomstbestendig.
Veelgestelde vragen
- Wanneer wordt elektronische facturatie verplicht in Duitsland?
Sinds 1 januari 2025 is elektronisch factureren wettelijk verankerd in het Duitse zakelijke verkeer. Vanaf deze datum moeten bedrijven e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Het versturen van facturen is in eerste instantie vrijwillig, maar wordt vanaf 2027 verplicht voor grotere bedrijven en vanaf 2028 voor iedereen. Tot eind 2026 mogen traditionele PDF of papieren facturen alleen worden gebruikt als de ontvanger hier uitdrukkelijk mee instemt. - Wat is het verschil tussen een echte e-factuur en een normaal PDF-document?
Een echte e-factuur bevat machineleesbare structurele gegevens in XML-formaat die automatisch kunnen worden gelezen. Een normale PDF, zoals die vroeger vaak per e-mail werd verstuurd, is slechts een digitale afbeelding en voldoet niet meer aan de wettelijke vereisten. Het is cruciaal dat de factuur gestructureerd is volgens de Europese norm EN 16931. - Welke formaten zijn toegestaan in Duitsland?
Er zijn momenteel twee formaten toegestaan: XRechnung als een puur XML-formaat en ZUGFeRD 2.x of Factur-X als een hybride formaat dat bestaat uit PDF/A-3 en een ingesloten XML-gegevensrecord. Beide formaten voldoen aan de Europese norm en worden erkend door de belastingdienst. - Wat zijn de verschillen tussen XRechnung en ZUGFeRD?
XRechnung is een puur gegevensformaat en is niet direct leesbaar door mensen. Het wordt voornamelijk vereist door overheidsinstanties omdat het zich strikt houdt aan de specificaties van de overheid. ZUGFeRD daarentegen combineert een leesbare PDF met een ingesloten XML-gedeelte. Hierdoor kan de ontvanger de factuur zowel bekijken als automatisch verwerken, wat vooral voordelig is in de B2B-sector. - Wie moet welk formaat gebruiken?
Alleen XRechnung is voorgeschreven voor zakelijke transacties met overheidsinstanties. In het dagelijkse zakenverkeer tussen bedrijven is er een vrije keuze tussen XRechnung en ZUGFeRD, op voorwaarde dat beide partners akkoord gaan. Voor particuliere klanten blijft de klassieke PDF of papieren factuur toegestaan. - Wat betekent de routing-ID voor Xfacturen?
De routing-ID is een unieke identificatie die aan elke publieke organisatie wordt toegewezen. Het wordt gebruikt voor interne doorsturing en automatische toewijzing van de factuur binnen de administratieportalen. Als deze niet correct is ingevoerd, kan de factuur door het systeem worden geweigerd. gFM Business ondersteunt de opslag van deze routing-ID rechtstreeks in het factuurrecord. - Moeten kleine bedrijven e-facturen uitgeven?
Kleine bedrijven onder § 19 UStG zijn in eerste instantie vrijgesteld van de verplichting om e-facturen uit te geven, maar ze moeten ze wel kunnen ontvangen en opslaan. Wie echter vandaag overschakelt op e-facturen, bespaart zichzelf de moeite om zich later aan te passen en toont zijn zakenpartners digitale expertise. - Hoe werkt de ontvangst van e-facturen in gFM Business?
Inkomende e-facturen, XRechnung of ZUGFeRD, kunnen automatisch worden geïmporteerd in gFM Business. Het systeem herkent het formaat, importeert alle headergegevens en items en archiveert het originele bestand. Voor ZUGFeRD-facturen wordt ook een PDF-preview gegenereerd, zodat het document visueel traceerbaar blijft. - Ondersteunt gFM Business ook het verzenden van e-facturen?
Vanaf versie 8.0 kunnen facturen en creditnota's direct in beide formaten worden gegenereerd, d.w.z. als XRechnung of ZUGFeRD. Alle vereiste velden worden automatisch ingevuld op basis van de bestaande documentgegevens. Vervolgens worden ze zoals gebruikelijk per e-mail of bestandsexport verzonden. - Welke voordelen heeft ZUGFeRD ten opzichte van XRechnung in het dagelijks leven?
ZUGFeRD biedt het praktische voordeel dat de ontvanger onmiddellijk een leesbare PDF ontvangt, terwijl de machineleesbare gegevens op de achtergrond worden ingesloten. Dit maakt het makkelijker om facturen te controleren en te archiveren zonder dat er een speciale viewer nodig is. Vooral kleinere bedrijven geven de voorkeur aan dit formaat omdat het de overgang naar digitalisering vergemakkelijkt. - Kan ik mijn eigen e-factuurprofielen in gFM Business aanpassen of uitbreiden?
Dit is eenvoudig mogelijk in de versie met open licentie. Ontwikkelaars kunnen extra XML-velden definiëren, hun eigen profielen maken of interfaces met externe portalen integreren. Dit betekent dat het systeem op de lange termijn flexibel blijft en kan inspelen op branchespecifieke vereisten. - Hoe veilig zijn elektronische facturen op het gebied van archivering en traceerbaarheid?
E-facturen moeten audit-proof worden gearchiveerd, dat wil zeggen onveranderbaar, volledig en altijd traceerbaar. gFM Business slaat zowel het originele XML-bestand als het PDF-voorbeeld op en koppelt deze aan het documentdatarecord. Hiermee wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om bewijs te leveren zonder dat er extra systemen nodig zijn. - Wat zijn de specifieke voordelen van de omschakeling voor bedrijven?
De elektronische factuur bespaart tijd, papier en handmatige werkstappen. Boekingen kunnen worden geautomatiseerd, foutbronnen worden verminderd en het hele proces wordt transparanter. Bovendien voldoen bedrijven met een goed werkende e-facturatieomgeving al aan toekomstige rapportageverplichtingen die de komende jaren in heel Europa worden ingevoerd. - Wat is het Europese "ViDA"-project en waarom is het belangrijk?
"VAT in the Digital Age" (ViDA) is een EU-initiatief dat tot doel heeft alle btw-processen in Europa te digitaliseren. Het is de bedoeling dat e-facturen en btw-aangiften in de toekomst in realtime naar de belastingdienst worden verzonden. Duitsland legt met e-facturatie al de basis voor deze toekomstige systemen. - Komt er in de toekomst een centraal rapportagesysteem voor facturen?
Ja, het federale ministerie van Financiën plant een elektronisch rapporteringssysteem dat elke uitgereikte factuur of de kerngegevens ervan automatisch doorstuurt naar de belastingdienst. Er is nog geen specifieke startdatum vastgesteld, maar de invoering wordt als zeker beschouwd. Bedrijven die al gestructureerde e-facturen gebruiken, zullen zich hier zonder veel moeite aan kunnen aanpassen. - Hoe moeten bedrijven de omschakeling in de praktijk aanpakken?
Een gefaseerde aanpak wordt aanbevolen: zorg eerst voor ontvangstcapaciteit, introduceer dan geleidelijk de verzending en train tegelijkertijd de medewerkers. De jaren 2025 en 2026 zijn ideaal voor test- en proeffasen om een soepele overgang in 2027 te garanderen. gFM Business biedt technische en organisatorische ondersteuning voor alle fasen van deze overgang. - Welke rol speelt gFM Business op de lange termijn in het e-facturatieproces?
gFM Business Professional brengt de hele procesketen in kaart - van creatie, verzending en ontvangst tot archivering. Het kan beide formaten aan, kan worden uitgebreid en blijft even gebruiksvriendelijk als altijd. Dit betekent dat de software niet alleen een kortetermijnoplossing is, maar een toekomstbestendig platform voor alle toekomstige ontwikkelingen op het gebied van elektronische facturen.