La Germania non ha inventato la fattura elettronica da un giorno all'altro: è il risultato di anni di lavoro di standardizzazione (EN 16931), di normative federali e statali (B2G) e ora, attraverso la legge sulle opportunità di crescita, della graduale espansione nella vita quotidiana B2B. Dal 1° gennaio 2025, si applica una nuova situazione giuridica: una "fattura elettronica" è tale solo se è strutturata e leggibile dal computer - i puri allegati PDF via e-mail non sono più una fattura elettronica secondo la definizione. Questo sembra un aspetto tecnico, ma ha conseguenze operative, dalla ricezione delle fatture alla contabilità e all'archiviazione.
Allo stesso tempo, le PMI sono in bilico tra aspirazione e realtà. Le aziende devono essere in grado di ricevere i nuovi formati a partire dal 2025, anche se l'invio obbligatorio da parte di Norme transitorie non si applica immediatamente a tutti. Chi si affida al "rinvio" rischia di interrompere i processi, di interrompere il controllo dei documenti e di rielaborare inutilmente, per non parlare dei rischi fiscali in caso di documenti formalmente errati. Nel classico stile tedesco, ci sono eccezioni e transizioni, ma la direzione è chiara: strutturati anziché non strutturati, dati anziché documenti. In termini pratici, ciò significa
- B2G (alle autorità federali, statali e locali) richiede da anni fatture elettroniche conformi alle specifiche (di solito XRechnung con ID di routing).
- B2B si sta ora muovendo: obbligo immediato di ricezione, obbligo scaglionato di invio, con scadenze chiare fino al 2027/2028.
- Formati come Fattura (XML puro) e ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 ibrido + XML) sono disponibili; entrambi soddisfano la norma EN 16931, ma sono richiesti in modo diverso a seconda del gruppo di destinatari.
La pressione non è quindi solo normativa, ma anche operativa: le fatture in entrata devono essere importate in modo valido, il contenuto deve essere registrato correttamente nell'ERP/FiBu e archiviato a prova di audit - come XML, non solo come un bel PDF. Chi effettua questo passaggio in anticipo e in modo corretto si risparmierà in seguito costosi interventi dei vigili del fuoco.
Quadro giuridico e scadenze
Il legislatore definisce una fattura elettronica come una fattura in formato strutturato conforme alla norma EN 16931. I classici PDF senza dati strutturali incorporati non sono considerati fatture elettroniche. I formati accettati sono XRechnung (XML puro) e ZUGFeRD/Factur-X dalla versione 2.x (PDF/A-3 ibrido con record di dati XML). XRechnung è lo standard per l'area B2G; entrambi gli approcci sono consentiti nell'area B2B, purché siano conformi allo standard.
Importante: le autorità fiscali forniscono aiuti alla visualizzazione per la pura leggibilità, ma l'XML deve essere archiviato, non solo una visualizzazione PDF generata dall'XML. Questo è uno di quei compiti silenziosi ma cruciali nella pratica.
Obbligo di ricevere vs. obbligo di inviare (B2B)
- Obbligo di ricevere dal 1° gennaio 2025Ogni azienda in Germania deve essere tecnicamente in grado di ricevere ed elaborare le fatture elettroniche. Una semplice casella di posta elettronica non è sufficiente; sono necessari almeno un visualizzatore/parser e un'archiviazione a prova di audit dell'XML.
- Obbligo di invio (scaglionato)Il legislatore prevede periodi transitori per l'emissione di fatture elettroniche (cfr. 2.3). Ciò significa che nel 2025/2026 (e, a determinate condizioni, nel 2027), le fatture possono ancora essere inviate in altre forme se il destinatario è d'accordo. Ciò non cambia il fatto che l'obiettivo è chiaro: dalla fine del periodo di transizione, la fatturazione elettronica diventerà la norma anche per la spedizione.
Periodi di transizione 2025, 2026, 2027 e immagine target 2028
- Fino al 31.12.2026Per le vendite B2B nel 2025 e 2026, è possibile continuare a inviare fatture cartacee o fatture elettroniche non conformi (ad esempio, PDF puri), a condizione che il destinatario sia d'accordo.
- Fino al 31.12.2027Per il fatturato B2B nel 2027, questa opzione rimarrà disponibile solo per le aziende con un fatturato totale dell'anno precedente ≤ 800.000 euro (il consenso del destinatario è ancora necessario). Le aziende più grandi dovranno quindi aver effettivamente effettuato il passaggio.
Notizie e competenze di Haufe.de - Dal 2028L'obiettivo è che tutte le aziende B2B emettano fatture elettroniche come standard. Formalmente, la formulazione esatta dipende dai successivi chiarimenti del BMF, ma il consenso del settore e le linee guida IHK delineano questo percorso. La nostra raccomandazione: utilizzare il 2025/2026 per la ricezione/importazione e la spedizione pilota, e fissare il 2027 come scadenza interna.
Nota sulle piccole imprese (§ 19 UStG): Queste sono regolarmente esenti dall'obbligo di emissione attiva, ma non dall'obbligo di ricezione. In situazioni miste (ad esempio, cambio di tipo di tassazione), è necessario effettuare controlli accurati.
Eccezioni e casi speciali (B2C, transazioni esenti da imposte, specialità B2G)
- B2CIl nuovo regolamento B2B è esplicitamente rivolto alle transazioni tra imprese. Per il B2C valgono le regole già conosciute; le fatture elettroniche attualmente svolgono solo un ruolo secondario. (Praticamente importante se esistono modelli misti B2B/B2C).
- Vendite esenti da imposteA seconda della costellazione (ad esempio, alcuni servizi medici e finanziari), possono essere applicate altre combinazioni di obblighi. La via sicura è quella di garantire la chiarezza procedurale: quali transazioni commerciali sono soggette a quale obbligo e quando?
- B2G (fatture al settore pubblico):
- Fattura è impostato nello standard principale; in alternativa, i formati conformi alla norma EN-16931 (ad esempio ZUGFeRD nel profilo appropriato) sono accettati se sono conformi alla specifica.
- ID percorso è un'informazione obbligatoria per le fatture destinate alle autorità federali/statali/locali; indirizza correttamente la fattura all'interno delle piattaforme amministrative. In XRechnung si trova nel campo BT-10 (riferimento dell'acquirente). Senza l'ID di instradamento corretto, c'è il rischio che la fattura venga rifiutata dai portali.
Le aziende dovrebbero utilizzare il 2025/2026 per stabilizzare la ricezione, l'importazione, la convalida e l'archiviazione e migrare gradualmente la spedizione. Le soluzioni ERP come gFM Business sono in grado di colmare il divario: ricezione, controllo, postalizzazione e archiviazione delle fatture elettroniche e generazione parallela di fatture in uscita conformi in XRechnung o ZUGFeRD/Factur-X. Se fate questi compiti durante la transizione, non dovrete prendere provvedimenti affrettati nel 2027.
I formati in sintesi: XRechnung vs. ZUGFeRD
Da quando il legislatore ha stabilito che le fatture elettroniche devono essere strutturate e leggibili a macchina, i professionisti si sono trovati di fronte alla domanda: qual è il formato giusto? In Germania si sono affermate due varianti: il formato XRechnung e il formato ZUGFeRD (dalla versione 2.0 conosciuto anche con il nome europeo Factur-X). Entrambi i formati sono conformi alla norma EN 16931, ma differiscono notevolmente in termini di struttura, gruppo target e gestione.
XRechnung: il formato XML "ufficiale
XRechnung è la versione tedesca dello standard europeo EN 16931 ed è stato sviluppato specificamente per i requisiti della pubblica amministrazione. La sua struttura si basa interamente su record di dati XML, che vengono convalidati rigorosamente in base a campi e schemi predefiniti.
Si tratta quindi di un formato di dati puro che contiene tutte le informazioni obbligatorie in forma strutturata, ma non una rappresentazione grafica della fattura. In pratica, ciò significa
- Una XRechnung è a malapena leggibile per l'uomo. Deve essere visualizzata con un visualizzatore adatto o tramite il sistema ERP.
- Contiene tutte le informazioni obbligatorie, dall'emittente della fattura, agli importi dell'imposta, fino al cosiddetto ID di instradamento, che deve essere specificato per le fatture destinate alle autorità.
- La convalida avviene solitamente in modo automatico. Assegnazioni di campi errate o strutture XML incomplete portano spesso al rifiuto da parte del sistema ricevente, con conseguenze immediate nel settore B2G.
Questo rigore è anche il suo più grande vantaggio: una XRechnung generata correttamente è quasi sempre tecnicamente accettata perché non lascia spazio a interpretazioni. Per le aziende che hanno contatti regolari con le autorità, non c'è quindi alternativa.
Allo stesso tempo, non è molto conveniente per le piccole imprese che non dispongono di un software specializzato, perché le persone non ricevono una rappresentazione in PDF. È proprio qui che entra in gioco il formato alternativo ZUGFeRD.
ZUGFeRD / Factur-X: l'approccio ibrido
Il formato ZUGFeRD (Central User Guide of the German Electronic Invoicing Forum) è stato originariamente sviluppato da associazioni, ministeri e aziende per creare un pratico formato ibrido: un file PDF/A-3 in cui è incorporata una fattura XML leggibile a macchina. ZUGFeRD unisce quindi due mondi:
- una fattura PDF leggibile, adatta alla contabilità, all'archiviazione o alla stampa,
- e allo stesso tempo un file XML strutturato che può essere elaborato automaticamente dai sistemi ERP.
A partire dalla versione 2.1.1, ZUGFeRD soddisfa pienamente lo standard europeo EN 16931. Lo stesso concetto è utilizzato all'estero con il nome di Factur-X - i formati sono tecnicamente identici.
Vantaggi per le aziende:
- È sufficiente un solo documento: Il destinatario può visualizzare la fattura e scansionarla automaticamente.
- I processi esistenti (ad esempio, archiviazione di PDF, invio di e-mail) possono continuare a essere utilizzati.
- Il formato è particolarmente adatto alle relazioni B2B in cui entrambe le parti non utilizzano sistemi altamente automatizzati.
Svantaggi:
- La struttura è più complessa; gli sviluppatori devono implementare correttamente sia l'incorporazione del PDF che l'XML.
- Le dimensioni del file sono maggiori, il che può avere un ruolo nel mailing di massa.
Profili e varianti per ZUGFeRD
La ZUGFeRD riconosce diversi profili che definiscono la portata delle informazioni. Questi sono particolarmente rilevanti per il nuovo obbligo:
- Profilo EN 16931conformità agli standard, consigliato per il traffico B2B standard.
- Profilo XInvoiceVariante appositamente studiata per i clienti pubblici per rimanere compatibile con le autorità pubbliche.
- Profilo estesocontiene campi aggiuntivi per requisiti specifici del settore, ad esempio dati relativi al trasporto o al progetto.
Ciò significa che ZUGFeRD può essere adattato in modo molto preciso al rispettivo ambiente, dalle piccole imprese ai gruppi industriali. La regola più importante è: più semplici sono i processi, più snello è il profilo. Entrambi i formati coesisteranno a lungo termine. Tuttavia, c'è una chiara tendenza verso sistemi ERP come gFM Business in grado di gestire entrambi: XRechnung per l'area formale, ZUGFeRD per l'attività quotidiana.
La fatturazione elettronica dal 2025: opportunità e opzioni di finanziamento - Webinar organizzato dall'Istituto per l'Economia e lo Sviluppo Sostenibile. IHK Chemnitz
Chi usa quale formato? - Casi d'uso e scenari
Una volta chiarite le differenze tra i formati, si pone la questione pratica: quando utilizzare quale formato? È qui che entra in gioco la realtà tedesca: linee guida chiare nel settore pubblico e la diversità che si è sviluppata nella vita aziendale quotidiana.
Clienti pubblici (B2G)
Nelle transazioni commerciali con le autorità federali, statali e locali, la regola si applica senza eccezioni: la XRechnung è obbligatoria. Tutte le fatture elettroniche destinate agli enti pubblici devono essere trasmesse direttamente come XRechnung o in un formato XML equivalente, conforme alla norma EN 16931. Le caratteristiche sono
- l'obbligo ID percorsoattraverso il quale la fattura viene assegnata internamente,
- definito Portali di presentazione (ad esempio ZRE o OZG-RE) a livello statale o federale,
- rigoroso Controlli dello schema durante il caricamento: anche piccole deviazioni dell'XML comportano il rifiuto.
Chi lavora regolarmente per le autorità pubbliche non potrà quindi evitare la XRechnung. In questo contesto, l'uso di ZUGFeRD è concepibile al massimo come variante tecnica con un profilo XRechnung, a condizione che il portale lo consenta espressamente.
Classico traffico B2B tra aziende
Nel settore B2B le aziende hanno maggiore libertà di progettazione. L'uso di ZUGFeRD / Factur-X è chiaramente predominante perché il formato offre due vantaggi decisivi:
- La fattura rimane visivamente familiare: ha lo stesso aspetto di prima, ma può essere ulteriormente elaborata automaticamente.
- Il destinatario può leggere la fattura anche se il suo sistema non supporta ancora l'elaborazione XML.
Questo modello è particolarmente apprezzato in:
- e il settore manifatturiero,
- Società commerciali e di servizi,
- Le imprese artigianali e medie che lavorano con la spedizione in PDF.
Molte aziende utilizzano ZUGFeRD anche come soluzione transitoria: soddisfano già i nuovi requisiti senza dover riorganizzare l'intero sistema contabile. Si tratta di un approccio pragmatico tipicamente tedesco: ci si affida a processi collaudati e li si adatta gradualmente, invece di reinventarli da zero.
Scenari misti e grandi aziende
Le grandi aziende e i fornitori di piattaforme di solito supportano entrambi i formati in parallelo. Il motivo è semplice: devono comunicare contemporaneamente con le autorità, i fornitori e i partner internazionali. Di conseguenza, impostano una logica di formato nell'ERP:
- Partner B2G → XFattura
- Partner B2B → ZUGFeRD (EN 16931)
- Partner straniero → Factur-X (variante francese o UE)
Per questi ambienti misti, è fondamentale che il sistema ERP (come gFM Business Professional) selezioni automaticamente il formato appropriato per ogni partner o cliente. In questo modo si evitano errori manuali e si garantiscono processi conformi alla legge.
Piccole imprese e lavoratori autonomi
Per le piccole imprese vale quanto segue: devono essere in grado di ricevere le fatture elettroniche, ma non sono ancora obbligate a generarle da sole. In questo caso ZUGFeRD può facilitare l'avvio: non richiede nuovi processi e può essere combinato con i flussi di lavoro PDF esistenti. Un altro vantaggio: i destinatari che non dispongono ancora di un sistema di fatturazione elettronica possono aprire il file come un normale PDF. Tuttavia, coloro che già lavorano in digitale possono leggere automaticamente i dati XML. Ciò significa che non c'è attrito tra il vecchio e il nuovo mondo.
Fatture transfrontaliere e contesto UE
Il tema dell'"IVA nell'era digitale" (ViDA) sta prendendo piede nell'Unione Europea. L'obiettivo è quello di creare standard uniformi di rendicontazione e fatturazione elettronica in tutti gli Stati membri. È qui che entra in gioco il vantaggio dello standard EN 16931: sia XRechnung che ZUGFeRD/Factur-X si basano su di esso e sono quindi compatibili in tutta l'UE. Chi lavora oggi in conformità non si troverà domani di fronte a un nuovo sviluppo: un classico esempio di come un'azione lungimirante paghi a lungo termine.
La fatturazione elettronica in pratica con gFM Business
Mentre molte aziende sono ancora alla ricerca di soluzioni praticabili Professionista d'affari gFM già tecnicamente preparati. Dalla versione 8.0, il software supporta entrambi i formati ZUGFeRD e XRechnung, compresi tutti i campi disponibili nell'applicazione per fatture e note di credito. In questo modo si ottiene un flusso di lavoro end-to-end che si estende dalla creazione e dalla spedizione fino alla ricezione e all'archiviazione della fattura elettronica.
Creazione e invio di fatture strutturate
In gFM Business, le fatture elettroniche possono essere generate direttamente dalla fattura. È possibile definire separatamente per ogni cliente o fornitore se la fattura deve essere emessa in formato ZUGFeRD o XRechnung. Tutti i campi obbligatori in conformità alla norma EN 16931 vengono automaticamente compilati con i dati esistenti nel documento, tra cui
- Numero di fattura, data, importi, dettagli fiscali, IBAN
- Durata della prestazione, termine di pagamento, uso previsto
- ID destinatario o ID instradamento (per le autorità)
- Articoli con numeri di articolo, quantità e prezzi
Il file generato contiene tutte le strutture XML pertinenti e, a seconda del formato selezionato, viene salvato come file XRechnung (XML) o ZUGFeRD (PDF/A-3 con XML incorporato). Per le fatture ZUGFeRD è integrata anche un'anteprima PDF, in modo che il destinatario possa controllare la fattura visivamente o stamparla. In questo modo il processo rimane familiare e allo stesso tempo conforme alla legge: un vantaggio decisivo rispetto ai file XML puri, che sono a malapena leggibili per l'uomo.
Ricezione e importazione delle fatture in entrata
Ricevere le fatture elettroniche è importante quanto inviarle. gFM Business può importare automaticamente sia i file XRechnungen che ZUGFeRD. Il sistema riconosce il formato del file durante l'importazione, legge i dati XML incorporati e crea un documento completo nella ricevuta della fattura. Nel processo:
- tutti i dati di intestazione (mittente, data, importo, aliquota fiscale) vengono trasferiti,
- tutte le righe degli articoli vengono lette e assegnate automaticamente al documento,
- il file originale (XML o PDF) viene archiviato,
- Per le fatture ZUGFeRD viene salvata anche un'anteprima in formato PDF,
- e il documento riceve il suo numero interno come di consueto e può essere inviato o aggiunto manualmente.
Ciò significa che le fatture elettroniche in arrivo in gFM Business vengono gestite come qualsiasi altro documento: archiviate a prova di audit, tracciabili e recuperabili in qualsiasi momento. Se lo desiderate, potete continuare a inserire i documenti manualmente, ma avete la possibilità di elaborare le fatture strutturate in modo completamente automatico.
In pratica, questo non solo riduce gli errori di battitura e lo sforzo, ma crea anche una base pulita per la contabilità automatizzata, soprattutto quando le fatture vengono esportate ai consulenti fiscali o a DATEV tramite interfacce.
Adattabilità nella licenza aperta con Claris FileMaker
Uno dei grandi vantaggi di gFM Business è la sua apertura. Nella versione con licenza aperta, gli sviluppatori o gli utenti esperti possono apportare i propri adattamenti, ad esempio:
- campi XML aggiuntivi per i dati specifici del settore,
- Estensioni per profili alternativi di fatturazione elettronica,
- proprie interfacce o connessioni a servizi Web,
- Logiche di convalida per sistemi destinatari specifici.
Ciò significa che il sistema può essere ampliato per soddisfare esigenze più complesse o internazionali. Questa flessibilità offre un reale vantaggio competitivo, soprattutto per le aziende con gruppi di destinatari misti, ovvero clienti pubblici, industria e PMI allo stesso tempo.
Un percorso pratico e a prova di futuro
Con gFM Business Professional è già disponibile una soluzione di fatturazione elettronica completamente integrata che soddisfa tutti i requisiti di legge, pur rimanendo facile da usare. Si integra perfettamente nei processi esistenti, senza bisogno di nuove isole software o di complessi programmi aggiuntivi.
Chi affronta il passaggio in anticipo può utilizzare il 2025 e il 2026 per consolidare i processi e sviluppare le routine, prima che l'obbligo legale di emetterli per tutti entri in vigore nel 2027/2028. gFM Business costituisce la base tecnica per questo: chiara, comprensibile e pratica.
Strategia per il passaggio al nuovo sistema: procedura e raccomandazioni
L'introduzione della fatturazione elettronica non è un singolo progetto informatico, ma un cambiamento graduale del processo. Come per tutte le iniziative tedesche di digitalizzazione, la tecnologia è solo metà della battaglia: il fattore decisivo è che i processi, i dipendenti e i partner siano a bordo. Un approccio strutturato evita inutili ritmi e costi.
Fase 1 - Analisi e preparazione (2025)
In primo luogo, ogni azienda dovrebbe controllare:
- Quale Partner (clienti, fornitori, autorità) richiedono già la fattura elettronica?
- Quale Formati sono necessari (XRechnung, ZUGFeRD)?
- Se il vostro software, in particolare ERP e contabilità - tecnicamente in grado di ricevere questi formati?
In questa prima fase, è consigliabile aggiornare il software ERP utilizzato all'ultima versione e testare attivamente la ricezione delle fatture strutturate e verificare se tutto funziona con il sistema di gestione delle fatture. processi esistenti è compatibile. Le fatture ZUGFeRD o XRechnung in arrivo possono essere importate, controllate e archiviate. In questo modo è possibile acquisire una prima esperienza nell'utilizzo dei nuovi tipi di dati.
Fase 2 - Esercizio pilota e esercizio parallelo (2026)
Nella seconda fase, può iniziare l'invio pilota delle fatture elettroniche, inizialmente a clienti o fornitori selezionati. Il vantaggio di questo approccio è che:
- le interfacce tecniche sono testate,
- i dipendenti acquisiscono routine nelle esportazioni e nelle spedizioni,
- e gli eventuali errori di convalida vengono riconosciuti tempestivamente.
Durante questo periodo di transizione, i PDF classici possono ancora essere inviati, a condizione che il destinatario sia d'accordo. È consigliabile far funzionare entrambi i sistemi in parallelo, per garantire sicurezza e comparabilità.
Fase 3 - passaggio completo al digitale (dal 2027)
La fatturazione elettronica sarà di fatto obbligatoria per le aziende più grandi a partire dal 2027. Al più tardi per quella data, le spedizioni dovrebbero essere completamente convertite in formati strutturati. Per allora, l'obiettivo è che:
- a tutti i partner commerciali è stato assegnato un formato,
- tutti i documenti possono essere generati e ricevuti in forma leggibile a macchina,
- e i processi interni (contabilità, archiviazione, esportazione) sono stabili.
In questo caso, gFM Business offre la possibilità di selezionare automaticamente il formato corretto per ogni partner, ad esempio XRechnung per i clienti pubblici e ZUGFeRD per i clienti privati o altre aziende. In questo modo il processo rimane standardizzato, indipendentemente dal gruppo di destinatari.
Formazione e comunicazione
Un aspetto spesso sottovalutato è la comunicazione interna. I dipendenti devono capire il motivo del cambiamento e i vantaggi che ne deriveranno, come la riduzione degli errori, l'automatizzazione delle prenotazioni e la riduzione dei tempi di elaborazione.
Anche i partner esterni (fornitori, clienti) devono essere informati tempestivamente, in modo che entrambe le parti parlino lo stesso linguaggio tecnico.
Una breve lettera informativa o un'aggiunta nella firma dell'e-mail ("La nostra azienda ora elabora fatture elettroniche in formato ZUGFeRD e XRechnung") è spesso sufficiente per evitare confusione.
Piani di ripiego e garanzia di qualità
Anche in caso di preparazione perfetta, possono verificarsi errori tecnici, come file XML incompleti o definizioni di campo diverse.
È quindi opportuno mantenere dei meccanismi di ripiego per la fase di transizione:
- l'inserimento manuale delle ricevute,
- importazione tramite PDF con riconoscimento del testo,
- o lo scambio via e-mail se non è possibile uno scambio di dati strutturati.
A lungo termine, tuttavia, tutti i processi dovrebbero essere eseguiti su un database strutturato. L'esecuzione regolare di test con la convalida dei file XML garantisce la qualità dei dati: uno sforzo che si ripaga molte volte non appena si introducono le prenotazioni automatizzate.
La fatturazione elettronica non è una parola d'ordine, ma il prossimo passo logico nella digitalizzazione dei processi commerciali. Chi inizia oggi pone le basi per processi puliti e automatizzati e per un alleggerimento a lungo termine della contabilità. Questo trasforma un obbligo di legge in un vantaggio competitivo: un processo funzionante e tracciabile che fa risparmiare carta, tempo ed errori, il tutto nello spirito di un solido settore tedesco delle PMI.
Introdurre la fatturazione elettronica significa anche ripensare i processi
Il passaggio a ZUGFeRD, XRechnung & Co. spesso non è solo un progetto tecnico, ma riguarda i processi fondamentali dell'azienda: Acquisti, contabilità, approvazioni, archiviazione. Molte aziende si rendono conto, durante l'introduzione, che le strutture consolidate non sono più sostenibili.
Come Consulente di gestione sistemica Pertanto, fornisco supporto non solo con la personalizzazione del software, ma anche con l'analisi strutturale: dove si blocca il flusso di informazioni? Quali ruoli non sono chiaramente definiti? Dove il lavoro viene duplicato?
Se si vuole davvero implementare la fatturazione elettronica in modo corretto, è difficile evitare una visione olistica dell'azienda.
Sondaggio attuale sulla digitalizzazione nella vita quotidiana
Prospettive e futuro: dove sta andando il viaggio della fattura elettronica
L'introduzione della fatturazione elettronica è solo l'inizio di uno sviluppo più ampio. La Germania segue così una tendenza europea che a lungo termine andrà ben oltre il semplice scambio di dati delle fatture. Il prossimo grande passo si chiama "ViDA" - VAT in the Digital Age, ovvero la digitalizzazione dei processi IVA in tutta l'UE.
L'iniziativa UE ViDA - pensare fuori dagli schemi
Con ViDA (IVA nell'era digitale) la Commissione Europea sta perseguendo l'obiettivo di gestire tutti i processi IVA nell'UE in modo digitale e quasi in tempo reale. Il piano prevede che in futuro tutti gli Stati membri utilizzino formati di fattura elettronica e sistemi di reporting standardizzati, per prevenire le frodi IVA, migliorare i controlli e accelerare la riscossione delle imposte. In termini concreti, ciò significa
- Le fatture elettroniche devono Obbligatorio in tutta l'UE non solo per le transazioni B2G, ma anche per quelle B2B.
- Le relazioni alle autorità fiscali devono Automatizzato direttamente alla spedizione o al ricevimento della fattura.
- Percorsi nazionali speciali (come la precedente separazione tedesca tra XRechnung e ZUGFeRD) saranno standardizzati nel medio termine.
Anche se questi regolamenti sono ancora in fase di preparazione, è chiaro che chi lavora oggi secondo la EN 16931 soddisfa già i requisiti di base del prossimo sistema UE. Questo vale esplicitamente per entrambi i formati - XRechnung e ZUGFeRD 2.x / Factur-X. Per una volta, questo pone la Germania a metà strada dell'Europa e non alla fine della curva di sviluppo.
Reporting in tempo reale e obblighi di rendicontazione
Parallelamente alla fattura elettronica, il Ministero federale delle Finanze sta elaborando i concetti per un sistema di rendicontazione elettronica centralizzato. In futuro, questo sistema dovrebbe trasmettere alle autorità fiscali ogni fattura emessa o i suoi dati principali quasi in tempo reale. Francia, Italia e Polonia dispongono già di sistemi di questo tipo, spesso in combinazione con la fattura elettronica obbligatoria. Per le aziende, ciò significa
- L'invio di fatture diventa più trasparente ai fini fiscali, in quanto ogni transazione viene segnalata digitalmente.
- In futuro, i sistemi ERP dovranno essere in grado non solo di generare fatture, ma anche di fornire o trasferire dati di reporting.
- Ci sono nuovi requisiti per la sicurezza, la convalida e l'archiviazione dei dati.
Non è ancora chiaro quando la Germania introdurrà questo obbligo di rendicontazione. Gli esperti prevedono che diventerà obbligatorio non prima del 2030. Tuttavia, le aziende dovrebbero già assicurarsi che il loro software sia strutturato, leggibile dalla macchina e a prova di audit. Chi pone queste basi avrà pochi problemi anche con i futuri obblighi di rendicontazione.
Sviluppo tecnologico
Anche la fattura elettronica continuerà a crescere dal punto di vista tecnico. C'era da aspettarselo:
- Profili estesi per i dati specifici del settore (ad esempio, trasporti, energia, edilizia).
- Strumenti di validazione automaticacontrollare le fatture non appena vengono create.
- Integrazione di Meccanismi di ispezione basati sull'intelligenza artificialeper riconoscere tempestivamente gli errori di plausibilità.
- Firme digitali e blockchain-per garantire l'autenticità e l'immutabilità.
Le soluzioni ERP come gFM Business sono già progettate per questo: Grazie alla base aperta FileMaker, è possibile integrare in modo flessibile nuovi campi, profili e interfacce. Ciò garantisce che il sistema possa continuare a svilupparsi in linea con i requisiti futuri, senza interruzioni e senza dover ripartire da zero.
Importanza economica
La fatturazione elettronica non è solo un progetto burocratico. A lungo termine, crea le basi per catene del valore automatizzate in cui ordini, bolle di consegna e pagamenti sono collegati tra loro. Ciò che oggi inizia con le fatture, domani porterà a flussi di dati end-to-end, dall'ordine alla spedizione.
Le aziende che si concentrano su dati puliti e strutturati in una fase iniziale riusciranno a gestire questa transizione senza perdite di attrito. Da questo punto di vista, la fatturazione elettronica non è un onere, ma un investimento nella sostenibilità operativa.
Sintesi e raccomandazioni per l'azione
La fattura elettronica è destinata a rimanere. Anche se i periodi transitori e le esenzioni alleggeriscono la pressione per il momento, a lungo termine non c'è modo di evitare i dati strutturati delle fatture. La Germania ha dato il via libera, ora spetta alle aziende seguire questo percorso secondo i piani.
Cosa devono fare le aziende ora
- Assicurare la ricezioneEntro la fine del 2025, ogni azienda dovrà essere in grado di ricevere, aprire e archiviare le fatture elettroniche in formato XML o ZUGFeRD. → gFM Business Professional offre la funzione di importazione diretta con archiviazione e trasferimento degli articoli.
- Definire i formatiChiarite quali clienti o clienti richiedono un determinato formato.
→ Settore pubblico = XRechnung, clienti e partner privati = ZUGFeRD 2.x. - Avviare l'invio dei piloti2026 per inviare le prime fatture elettroniche e testare i processi.
→ Riconoscere tempestivamente gli errori prima che si verifichino nella produzione in serie. - Mantenere il software aggiornatoAggiornare regolarmente i sistemi ERP e di contabilità per supportare nuovi standard e schemi.
- Coinvolgere i dipendentiFormazione, brevi linee guida, responsabilità chiare, in modo da sviluppare la routine.
- Informare i partnerUna comunicazione aperta con clienti e fornitori evita incomprensioni e rifiuti.
Cosa può fare per voi il software ERP aziendale gFM
gFM Business Professional è già tecnicamente pronto per questa nuova realtà. Supporta sia l'esportazione che l'importazione di fatture elettroniche, convalida le strutture dei dati e le archivia automaticamente - comprese le anteprime PDF per i file ZUGFeRD. Il sistema offre quindi un ponte pratico tra il vecchio e il nuovo mondo:
- Le fatture in formato PDF rimangono leggibili, mentre tutti i dati XML rilevanti dal punto di vista legale vengono conservati integralmente.
- La licenza aperta consente anche estensioni individuali, ad esempio per settori specifici o requisiti internazionali.
- In questo modo le aziende possono passare al sistema in modo graduale senza perdere i processi che già conoscono.
Il software ERP gFM-Business richiede una versione installised di FileMaker Profunziona su Windows, macOS e iOS e può essere scaricato in versione di prova per 30 giorni senza impegno. Scaricato diventare.
Prospettiva finale
Quello che oggi sembra ancora un atto amministrativo è in realtà un passo decisivo verso la modernizzazione:
L'e-fattura porta ad abbandonare la carta, gli allegati di posta elettronica e la duplicazione dei dati, per passare a processi automatizzati, verificabili e sostenibili. La Germania ha compiuto questo passo in ritardo, ma con coerenza.
Chi lo seguirà per tempo sarà ricompensato: con processi più efficienti, meno errori e una base digitale su cui mappare senza soluzione di continuità gli obblighi fiscali, di notifica e di rendicontazione in futuro. gFM Business fornisce la solida base per questo - affidabile, personalizzabile e a prova di futuro.
Domande frequenti
- Quando sarà obbligatoria la fatturazione elettronica in Germania?
Dal 1° gennaio 2025, la fatturazione elettronica è stata inserita per legge nelle transazioni commerciali tedesche. A partire da questa data, le aziende devono essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche. L'invio delle fatture sarà inizialmente volontario, ma diventerà obbligatorio per le aziende più grandi dal 2027 e per tutti dal 2028. Fino alla fine del 2026, le fatture tradizionali in formato PDF o cartaceo potranno essere utilizzate solo se il destinatario lo accetta espressamente. - Qual è la differenza tra una vera fattura elettronica e un normale documento PDF?
Una vera fattura elettronica contiene dati strutturali leggibili a macchina in formato XML che possono essere letti automaticamente. Un normale PDF, come spesso veniva inviato via e-mail in passato, è solo un'immagine digitale e non soddisfa più i requisiti legali. È fondamentale che la fattura sia strutturata in conformità allo standard europeo EN 16931. - Quali formati sono consentiti in Germania?
Attualmente sono autorizzati due formati: XRechnung come formato XML puro e ZUGFeRD 2.x o Factur-X come formato ibrido composto da PDF/A-3 e da un record di dati XML incorporato. Entrambi i formati soddisfano lo standard europeo e sono riconosciuti dalle autorità fiscali. - Quali sono le differenze tra XRechnung e ZUGFeRD?
La XRechnung è un formato di dati puro e non è direttamente leggibile dall'uomo. È richiesto principalmente dalle autorità pubbliche perché si attiene rigorosamente alle specifiche della pubblica amministrazione. ZUGFeRD, invece, combina un PDF leggibile con una parte XML incorporata. Ciò consente al destinatario di visualizzare ed elaborare automaticamente la fattura, il che è particolarmente vantaggioso nel settore B2B. - Chi deve utilizzare quale formato?
Solo la XRechnung è prescritta per le transazioni commerciali con le autorità pubbliche. Negli affari quotidiani tra aziende, è possibile scegliere liberamente tra XRechnung e ZUGFeRD, a condizione che entrambi i partner siano d'accordo. Per i clienti privati, la classica fattura in formato PDF o cartaceo rimane consentita. - Che cosa significa l'ID di routing per le fatture XIn?
L'ID di routing è un identificativo univoco che viene assegnato a ciascuna organizzazione pubblica. Viene utilizzato per l'inoltro interno e l'assegnazione automatica della fattura all'interno dei portali amministrativi. Se non viene inserito correttamente, la fattura può essere rifiutata dal sistema. gFM Business supporta la memorizzazione di questo ID di routing direttamente nel record della fattura. - Le piccole imprese devono emettere fatture elettroniche?
Le piccole imprese di cui all'articolo 19 UStG sono inizialmente esentate dall'obbligo di emettere fatture elettroniche, ma devono essere in grado di riceverle e salvarle. Tuttavia, chi passa oggi alla fattura elettronica si risparmierà lo sforzo di adattarsi in seguito e dimostrerà ai propri partner commerciali la propria competenza digitale. - Come funziona la ricezione delle fatture elettroniche in gFM Business?
Le fatture elettroniche in arrivo, siano esse XRechnung o ZUGFeRD, possono essere importate automaticamente in gFM Business. Il sistema riconosce il formato, importa tutti i dati di intestazione e le voci e archivia il file originale. Per le fatture ZUGFeRD viene generata anche un'anteprima in formato PDF, in modo che il documento rimanga visivamente rintracciabile. - gFM Business supporta anche l'invio di fatture elettroniche?
A partire dalla versione 8.0, le fatture e le note di credito possono essere generate direttamente in entrambi i formati, ovvero come XRechnung o ZUGFeRD. Tutti i campi richiesti vengono riempiti automaticamente dai dati del documento esistente. Le fatture vengono poi inviate come di consueto tramite e-mail o esportazione di file. - Quali vantaggi ha ZUGFeRD rispetto a XRechnung nella vita quotidiana?
ZUGFeRD offre il vantaggio pratico che il destinatario riceve immediatamente un PDF leggibile, mentre i dati leggibili dalla macchina sono incorporati in background. In questo modo è più facile controllare e archiviare le fatture senza dover ricorrere a un visualizzatore speciale. Le aziende più piccole, in particolare, preferiscono questo formato perché facilita il passaggio alla digitalizzazione. - Posso personalizzare o estendere i miei profili di fatturazione elettronica in gFM Business?
Questo è facilmente possibile nella versione con licenza aperta. Gli sviluppatori possono definire campi XML aggiuntivi, creare profili propri o integrare interfacce con portali esterni. Ciò significa che il sistema rimane flessibile a lungo termine e può rispondere alle esigenze specifiche del settore. - Quanto sono sicure le fatture elettroniche in termini di archiviazione e tracciabilità?
Le fatture elettroniche devono essere archiviate a prova di audit, cioè inalterabili, complete e rintracciabili in ogni momento. gFM Business salva sia il file XML originale che l'anteprima PDF e li collega al record dei dati del documento. In questo modo si soddisfa l'obbligo legale di fornire prove senza la necessità di sistemi aggiuntivi. - Quali sono i vantaggi specifici del passaggio al digitale per le aziende?
La fattura elettronica consente di risparmiare tempo, carta e fasi di lavoro manuale. Le registrazioni possono essere automatizzate, le fonti di errore si riducono e l'intero processo diventa più trasparente. Inoltre, le aziende con un ambiente di fatturazione elettronica funzionante sono già in grado di adempiere ai futuri obblighi di rendicontazione che verranno introdotti in tutta Europa nei prossimi anni. - Che cos'è il progetto europeo "ViDA" e perché è importante?
"L'IVA nell'era digitale" (ViDA) è un'iniziativa dell'UE che mira a digitalizzare tutti i processi IVA in Europa. L'obiettivo è che in futuro le fatture elettroniche e le dichiarazioni IVA siano trasmesse in tempo reale alle autorità fiscali. La Germania sta già gettando le basi per questi sistemi futuri con la fatturazione elettronica. - In futuro ci sarà un sistema di reporting centralizzato per le fatture?
Sì, il Ministero federale delle Finanze sta progettando un sistema di rendicontazione elettronica che trasmetta automaticamente alle autorità fiscali ogni fattura emessa o i suoi dati principali. Non è ancora stata fissata una data di inizio specifica, ma l'introduzione è considerata certa. Le aziende che già utilizzano fatture elettroniche strutturate saranno in grado di adattarsi a questo sistema senza grandi sforzi. - Come devono affrontare le aziende il cambiamento nella pratica?
Si raccomanda un approccio graduale: prima garantire la capacità di ricezione, poi introdurre gradualmente il dispacciamento e formare i dipendenti in parallelo. Gli anni 2025 e 2026 sono ideali per i test e le fasi pilota, per garantire una transizione senza problemi nel 2027. gFM Business fornisce supporto tecnico e organizzativo per tutte le fasi di questo passaggio. - Quale ruolo a lungo termine svolge gFM Business nel processo di fatturazione elettronica?
gFM Business Professional mappa l'intera catena del processo, dalla creazione, alla spedizione e alla ricezione fino all'archiviazione. È in grado di gestire entrambi i formati, può essere ampliato e rimane facile da usare come sempre. Ciò significa che il software non è solo una soluzione a breve termine, ma una piattaforma a prova di futuro per tutti gli sviluppi futuri relativi alle fatture elettroniche.