Facturas electrónicas para PME: XRechnung, ZUGFeRD e ERP em resumo

A Alemanha não inventou a fatura eletrónica de um dia para o outro - é o resultado de anos de trabalho de normalização (EN 16931), de regulamentos federais e estaduais (B2G) e agora, através da Lei das Oportunidades de Crescimento, da expansão gradual para a vida quotidiana B2B. Desde 1 de janeiro de 2025, aplica-se uma nova situação jurídica: uma "fatura eletrónica" só é uma fatura eletrónica se for estruturada e legível por máquina - os anexos PDF puros enviados por correio eletrónico já não são uma fatura eletrónica de acordo com a definição. Isto parece técnico, mas tem consequências operacionais, desde a receção da fatura até à contabilidade e ao arquivo.

Ao mesmo tempo, as PME são apanhadas entre a aspiração e a realidade. As empresas tiveram de estar aptas a receber os novos formatos desde 2025, mesmo que o envio obrigatório até Regras de transição não se aplica imediatamente a todos. Quem confia no "adiamento" arrisca-se a quebras nos processos, interrupções nos meios de comunicação social na verificação de documentos e retrabalho desnecessário - para não falar dos riscos fiscais no caso de documentos formalmente incorrectos. Ao estilo clássico alemão, há excepções e transições, mas a direção é clara: estruturados em vez de não estruturados, dados em vez de documentos. Em termos práticos, isto significa

• B2G (às autoridades federais, estatais e locais) há anos que exige facturas electrónicas conformes com as especificações (geralmente XRechnung com ID de encaminhamento).
• B2B está agora a avançar - obrigação imediata de receber, obrigação escalonada de enviar, com prazos claros até 2027/2028.
• Formatos como XFactura (XML puro) e ZUGFeRD/Factur-X (híbrido PDF/A-3 + XML); ambos cumprem a norma EN 16931, mas têm uma procura diferente consoante o grupo destinatário.

Por conseguinte, a pressão não é apenas regulamentar, mas também operacional: as facturas recebidas têm de ser importadas de forma válida, o conteúdo tem de ser corretamente registado no ERP/FiBu e arquivado de forma a ser comprovado por auditoria - como XML e não apenas como um bonito PDF. Aqueles que fizerem esta mudança cedo e de forma limpa poupar-se-ão a dispendiosas acções dos bombeiros mais tarde.

Quadro jurídico e prazos

O legislador define uma fatura eletrónica como uma fatura em formato estruturado e conforme com a norma EN 16931. Os PDF clássicos sem dados estruturais incorporados não são considerados facturas electrónicas. Os formulários aceites incluem XRechnung (XML puro) e ZUGFeRD/Factur-X a partir da versão 2.x (PDF/A-3 híbrido com registo de dados XML). A XRechnung é a norma para o domínio B2G; no domínio B2B, são permitidas ambas as abordagens, desde que estejam em conformidade com a norma.

Importante: as administrações fiscais fornecem ajudas de visualização para facilitar a leitura - mas o XML deve ser arquivado, não apenas uma visualização em PDF gerada a partir do XML. Esta é uma daquelas tarefas discretas mas cruciais na prática.

Obrigação de receber vs. obrigação de enviar (B2B)

• Obrigação de receber a partir de 1 de janeiro de 2025Todas as empresas na Alemanha devem ter capacidade técnica para receber e processar facturas electrónicas. Uma simples caixa de correio eletrónico não é suficiente; no mínimo, é necessário um visualizador/analisador e um armazenamento à prova de auditoria do XML.
• Obrigação de expedição (escalonada)O legislador prevê períodos transitórios para a emissão de facturas electrónicas (ver ponto 2.3). Isto significa que, em 2025/2026 (e, sob certas condições, em 2027), as facturas podem ainda ser enviadas sob outras formas, se o destinatário concordar. Isto não altera o facto de o objetivo ser claro: a partir do final do período de transição, a faturação eletrónica passará a ser também a norma para a expedição.

Períodos de transição 2025, 2026, 2027 e imagem-objetivo 2028

• Até 31.12.2026Para as vendas B2B em 2025 e 2026, as facturas em papel ou as facturas electrónicas não conformes (por exemplo, PDF puro) podem continuar a ser enviadas, desde que o destinatário dê o seu acordo.
• Até 31.12.2027Para as vendas B2B em 2027, esta opção só permanecerá disponível para as empresas com vendas totais do ano anterior ≤ 800 000 euros (continua a ser necessário o consentimento do destinatário). As empresas de maior dimensão devem então ter mudado efetivamente para esta opção.
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• A partir de 2028O objetivo é que todas as empresas B2B emitam facturas electrónicas como norma. Formalmente, a redação exacta depende de esclarecimentos posteriores do BMF, mas o consenso do sector e as orientações da IHK traçam este caminho. A nossa recomendação: Utilizar 2025/2026 para a receção/importação e expedição piloto, definir 2027 como um prazo interno rígido.

Nota sobre as pequenas empresas (§ 19 UStG): Estas estão regularmente isentas da obrigação de emissão ativa, mas não da obrigação de receber. Em situações mistas (por exemplo, mudança de tipo de tributação), devem ser efectuados controlos cuidadosos.

Excepções e casos especiais (B2C, operações isentas de impostos, especialidades B2G)

• B2CO novo regulamento B2B destina-se explicitamente às transacções entre empresas. As regras já conhecidas aplicam-se às transacções entre empresas e consumidores; atualmente, as facturas electrónicas desempenham apenas um papel secundário. (Praticamente importante se existirem modelos mistos B2B/B2C).
• Vendas isentas de impostosDependendo da constelação (por exemplo, certos serviços médicos e financeiros), podem aplicar-se outras combinações de obrigações. O caminho seguro é garantir a clareza processual: que transacções comerciais estão sujeitas a que obrigação e quando?
• B2G (facturas ao sector público):
  • XFactura é definido na norma de base; em alternativa, os formatos conformes com a norma EN-16931 (por exemplo, ZUGFeRD no perfil adequado) são aceites se cumprirem a especificação.
  • ID da rota é uma informação obrigatória para facturas a autoridades federais/estatais/locais; endereça corretamente a fatura nas plataformas de administração. Na XRechnung, encontra-se no campo BT-10 (referência do comprador). Sem o ID de encaminhamento correto, existe o risco de rejeição nos portais.

As empresas devem utilizar consistentemente o período de 2025/2026 para estabilizar a receção, importação, validação e arquivo - e migrar gradualmente para a expedição. Soluções ERP como a gFM Business podem colmatar a lacuna: receber, verificar, lançar e arquivar facturas electrónicas - e gerar facturas de saída conformes em XRechnung ou ZUGFeRD/Factur-X em paralelo. Se fizer este trabalho de casa durante a transição, não terá de tomar medidas precipitadas em 2027.

Formatos em resumo: XRechnung vs. ZUGFeRD

Desde que o legislador estipulou que as facturas electrónicas devem ser estruturadas e legíveis por máquina, os profissionais têm sido confrontados com a questão: qual é o formato certo? Na Alemanha, foram estabelecidas duas variantes - o formato XRechnung e o formato ZUGFeRD (a partir da versão 2.0, também conhecido pela designação europeia Factur-X). Ambos os formatos estão em conformidade com a norma EN 16931, mas diferem significativamente em termos de estrutura, grupo-alvo e manuseamento.

XRechnung: o formato XML "oficial"

XRechnung é a versão alemã da norma de base europeia EN 16931 e foi desenvolvida especificamente para as necessidades da administração pública. A sua estrutura baseia-se inteiramente em registos de dados XML, que são validados estritamente de acordo com campos e esquemas predefinidos.
Trata-se, portanto, de um formato de dados puro que contém todas as informações obrigatórias de forma estruturada, mas sem representação gráfica da fatura. Na prática, isto significa

• Uma XRechnung é dificilmente legível para o ser humano. Deve ser visualizada com um visualizador adequado ou através do sistema ERP.
• Contém todas as informações obrigatórias - desde o emissor da fatura aos montantes dos impostos e à chamada identificação de encaminhamento, que deve ser especificada para as facturas às autoridades.
• A validação é geralmente efectuada de forma automática. Atribuições de campos incorrectas ou estruturas XML incompletas conduzem frequentemente à rejeição pelo sistema destinatário, o que tem consequências imediatas no sector B2G.

Este rigor é também a sua maior vantagem: uma XRechnung gerada corretamente é quase sempre tecnicamente aceite porque não deixa margem para interpretações. Para as empresas com contactos regulares com as autoridades, não há, portanto, alternativa.
Ao mesmo tempo, não é muito conveniente para as pequenas empresas que não dispõem de software especializado, porque as pessoas não recebem uma representação em PDF. É precisamente aqui que entra o formato alternativo ZUGFeRD.

ZUGFeRD / Factur-X: a abordagem híbrida

O formato ZUGFeRD (Guia Central do Utilizador do Fórum Alemão de Faturação Eletrónica) foi originalmente desenvolvido por associações, ministérios e empresas para criar um formato híbrido prático: um ficheiro PDF/A-3 no qual está incorporada uma fatura XML legível por máquina. O ZUGFeRD une assim dois mundos:

• uma fatura PDF visualmente legível, adequada para contabilidade, arquivo ou impressão,
• e, ao mesmo tempo, um ficheiro XML estruturado que pode ser processado automaticamente pelos sistemas ERP.

A partir da versão 2.1.1, o ZUGFeRD cumpre integralmente a norma europeia EN 16931. O mesmo conceito é utilizado no estrangeiro sob a designação Factur-X - os formatos são tecnicamente idênticos.

Vantagens para as empresas:

• Um documento é suficiente: O destinatário pode ver a fatura e digitalizá-la automaticamente.
• Os processos existentes (por exemplo, arquivamento em PDF, envio por correio eletrónico) podem continuar a ser utilizados.
• O formato é particularmente adequado para relações B2B em que ambas as partes não utilizam sistemas altamente automatizados.

Desvantagens:

• A estrutura é mais complexa; os programadores têm de implementar corretamente a incorporação do PDF e o XML.
• O tamanho do ficheiro é maior, o que pode ter um papel importante no envio de correio em massa.

Perfis e variantes de ZUGFeRD

A ZUGFeRD reconhece vários perfis que definem o âmbito da informação. Estes são particularmente relevantes para a nova obrigação:

• Perfil EN 16931total conformidade com a norma, recomendada para o tráfego B2B normal.
• Perfil da faturaVariante especialmente destinada a clientes públicos para manter a compatibilidade com as autoridades públicas.
• Perfil alargadocontém campos adicionais para requisitos específicos do sector, por exemplo, dados de transporte ou de projeto.

Isto significa que o ZUGFeRD pode ser adaptado com grande precisão ao respetivo ambiente - desde pequenas empresas a grupos industriais. A regra mais importante é: quanto mais simples forem os processos, mais simples será o perfil. Ambos os formatos coexistirão a longo prazo. No entanto, existe uma clara tendência para que os sistemas ERP, como o gFM Business, sejam capazes de lidar com ambos - o XRechnung para a área formal e o ZUGFeRD para a atividade diária.

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Quem utiliza que formato? - Casos de utilização e cenários

Uma vez que é clara a diferença entre os formatos, coloca-se a questão prática: quando utilizar que formato? É aqui que entra em jogo a realidade alemã: orientações claras no sector público, uma diversidade que se acentuou no quotidiano empresarial.

Clientes públicos (B2G)

Nas transacções comerciais com as autoridades federais, estatais e locais, a regra aplica-se sem exceção: a XRechnung é obrigatória. Todas as facturas electrónicas a organismos públicos devem ser transmitidas diretamente como XRechnung ou num formato XML equivalente, em conformidade com a norma EN 16931. Caracterizam-se por

• o obrigatório ID da rotaatravés do qual a fatura é atribuída internamente,
• definido Portais de apresentação de propostas (por exemplo, ZRE ou OZG-RE) a nível estatal ou federal,
• rigoroso Controlos do regime durante o carregamento - mesmo pequenos desvios de XML levam à rejeição.

Assim, quem trabalha regularmente para as autoridades públicas não poderá evitar a XRechnung. Neste contexto, a utilização do ZUGFeRD é, na melhor das hipóteses, concebível como uma variante técnica com um perfil XRechnung, desde que o portal o permita expressamente.

Tráfego B2B clássico entre empresas

No sector B2B, as empresas têm mais liberdade de design. A utilização do ZUGFeRD / Factur-X predomina claramente neste sector, porque o formato oferece duas vantagens decisivas:

• O aspeto visual é familiar - a fatura tem o mesmo aspeto que antes, mas pode ser processada automaticamente.
• O destinatário pode ler a fatura mesmo que o seu sistema ainda não suporte o processamento XML.

Este modelo é particularmente popular em:

• indústria e o sector transformador,
• Empresas comerciais e de serviços,
• Empresas artesanais e médias que trabalham com expedição em PDF.

Muitas empresas estão também a utilizar o ZUGFeRD como solução transitória: estão já a cumprir os novos requisitos sem terem de reorganizar todo o seu sistema contabilístico. Trata-se de uma abordagem pragmática, tipicamente alemã: baseia-se em processos comprovados e adapta-os gradualmente, em vez de os reinventar a partir do zero.

Cenários mistos e grandes empresas

As grandes empresas e os fornecedores de plataformas suportam normalmente ambos os formatos em paralelo. A razão é simples: precisam de comunicar com as autoridades, os fornecedores e os parceiros internacionais ao mesmo tempo. Por conseguinte, criam uma lógica de formato no ERP:

• Parceiro B2G → XFactura
• Parceiro B2B → ZUGFeRD (EN 16931)
• Parceiro estrangeiro → Factur-X (variante francesa ou europeia)

Para estes ambientes mistos, é crucial que o sistema ERP (como o gFM Business Professional) selecione automaticamente o formato adequado para cada parceiro ou cliente. Isto evita erros manuais e garante processos em conformidade com a lei.

As pequenas empresas e os trabalhadores independentes

O seguinte aplica-se às pequenas empresas: devem poder receber facturas electrónicas, mas ainda não são obrigadas a gerá-las elas próprias. É aqui que o ZUGFeRD pode facilitar o arranque - não requer quaisquer novos processos e pode ser combinado com fluxos de trabalho PDF existentes. Outra vantagem: os destinatários que ainda não dispõem de um sistema de faturação eletrónica podem abrir o ficheiro como um PDF normal. No entanto, aqueles que já trabalham digitalmente podem ler os dados XML automaticamente. Isto significa que não há fricção entre o velho e o novo mundo.

Facturas transfronteiriças e contexto da UE

O tema do "IVA na era digital" (ViDA) está a ganhar força na União Europeia. O objetivo é criar normas uniformes de comunicação e faturação eletrónica em todos os Estados-Membros. É aqui que entra em jogo a vantagem da norma EN 16931: tanto o XRechnung como o ZUGFeRD/Factur-X baseiam-se nela e são, por isso, compatíveis em toda a UE. Aqueles que hoje trabalham em conformidade não serão confrontados com um novo desenvolvimento amanhã - um exemplo clássico de como a ação antecipada compensa a longo prazo.

A faturação eletrónica na prática com a gFM Business

Embora muitas empresas ainda estejam à procura de soluções viáveis gFM Business Professional já tecnicamente preparado. Desde a versão 8.0, o software suporta os formatos ZUGFeRD e XRechnung - incluindo todos os campos disponíveis na aplicação para facturas e notas de crédito. Isto proporciona um fluxo de trabalho de ponta a ponta que se estende desde a criação e expedição até à receção e arquivo da fatura eletrónica.

Criação e envio de facturas estruturadas

No gFM Business, as facturas electrónicas podem ser geradas diretamente a partir da fatura. Para cada cliente ou fornecedor, é possível definir separadamente se a fatura deve ser emitida no formato ZUGFeRD ou XRechnung. Todos os campos obrigatórios de acordo com a norma EN 16931 são automaticamente preenchidos com os dados existentes no documento - incluindo

• Número da fatura, data, montantes, dados fiscais, IBAN
• Período de execução, prazo de pagamento, utilização prevista
• ID do destinatário ou ID de encaminhamento (para autoridades)
• Artigos com números de artigos, quantidades e preços

O ficheiro gerado contém todas as estruturas XML relevantes e, dependendo do formato selecionado, é guardado como um ficheiro XRechnung (XML) ou ZUGFeRD (PDF/A-3 com XML incorporado). Para as facturas ZUGFeRD, está também integrada uma pré-visualização em PDF, para que o destinatário possa também verificar visualmente a fatura ou imprimi-la. Isto mantém o processo familiar e em conformidade com a lei ao mesmo tempo - uma vantagem decisiva em relação aos ficheiros XML puros, que são pouco legíveis para os humanos.

Receção e importação de facturas recebidas

A receção de facturas electrónicas é tão importante como o seu envio. O gFM Business pode importar automaticamente ficheiros XRechnungen e ZUGFeRD. O sistema reconhece o formato do ficheiro durante a importação, lê os dados XML incorporados e cria um documento completo no recibo da fatura. No processo:

• todos os dados de cabeçalho (remetente, data, montante, taxa de imposto) são transferidos,
• todas as linhas de itens são automaticamente lidas e atribuídas ao documento,
• o ficheiro original (XML ou PDF) é arquivado,
• Também é guardada uma pré-visualização em PDF para as facturas ZUGFeRD,
• e o documento recebe o seu número de documento interno como habitualmente e pode ser lançado ou adicionado manualmente.

Isto significa que as facturas electrónicas recebidas na gFM Business são tratadas da mesma forma que qualquer outro documento: arquivadas de uma forma à prova de auditoria, rastreáveis e recuperáveis a qualquer momento. Quem quiser pode continuar a introduzir os documentos manualmente, mas tem a possibilidade de processar as facturas estruturadas de forma totalmente automática.

Na prática, isto não só reduz os erros de digitação e o esforço, mas também cria uma base limpa para a contabilidade automatizada - especialmente quando as facturas são exportadas para consultores fiscais ou DATEV através de interfaces.

Adaptabilidade na licença aberta com Claris FileMaker

Uma das grandes vantagens do gFM Business é a sua abertura. Na versão de licença aberta, os programadores ou utilizadores experientes podem fazer as suas próprias adaptações, por exemplo:

• campos XML adicionais para dados específicos do sector,
• Extensões para perfis alternativos de faturação eletrónica,
• interfaces próprias ou ligações de serviços Web,
• Lógicas de validação para sistemas destinatários específicos.

Isto significa que o sistema também pode ser expandido para requisitos mais complexos ou internacionais. Esta flexibilidade oferece uma vantagem competitiva real, especialmente para empresas com grupos de destinatários mistos - ou seja, clientes públicos, indústria e PME ao mesmo tempo.

Um caminho prático e preparado para o futuro

Com o gFM Business Professional, já está disponível uma solução de faturação eletrónica totalmente integrada que cumpre todos os requisitos legais e que, no entanto, continua a ser fácil de utilizar. Integra-se perfeitamente nos processos existentes, sem necessidade de novas ilhas de software ou programas adicionais complexos.
Aqueles que fizerem a transição com antecedência podem usar 2025 e 2026 para consolidar processos e desenvolver rotinas - antes que a obrigação legal de emiti-las para todos entre em vigor em 2027/2028. gFM Business forma a base técnica para isso: clara, compreensível e prática.

Estratégia para a transição: procedimento e recomendações

A introdução da faturação eletrónica não é um projeto de TI único, mas sim uma mudança gradual de processos. Como em todas as iniciativas alemãs de digitalização, a tecnologia é apenas metade da batalha - o fator decisivo é que os processos, os funcionários e os parceiros estejam a bordo. Uma abordagem estruturada evita agitação e custos desnecessários.

Fase 1 - Análise e preparação (2025)

Em primeiro lugar, todas as empresas devem verificar:

• Que Parceiro (clientes, fornecedores, autoridades) já exigem facturas electrónicas?
• Que Formatos são aí necessários (XRechnung, ZUGFeRD)?
• Se o seu próprio software - em particular ERP e contabilidade - tecnicamente capaz de receber estes formatos?

Nesta primeira fase, é aconselhável atualizar o software ERP utilizado para a versão mais recente e testar ativamente a receção de facturas estruturadas e verificar se tudo funciona com o processos existentes é compatível. As facturas ZUGFeRD ou XRechnung recebidas podem ser importadas, verificadas e arquivadas. Isto proporciona uma experiência precoce no tratamento dos novos tipos de dados.

Fase 2 - Operação piloto e operação paralela (2026)

Na segunda fase, pode iniciar-se o envio piloto de facturas electrónicas - inicialmente para clientes ou fornecedores selecionados. A vantagem desta abordagem é que:

• as interfaces técnicas são testadas,
• os empregados ganham rotina na exportação e expedição,
• e quaisquer erros de validação são reconhecidos numa fase inicial.

Durante este período de transição, os PDF clássicos podem continuar a ser enviados, desde que o destinatário dê o seu acordo. É aconselhável que ambos os sistemas funcionem em paralelo, o que cria segurança e comparabilidade.

Fase 3 - transição total (a partir de 2027)

A faturação eletrónica será de facto obrigatória para as grandes empresas a partir de 2027. Nessa altura, o mais tardar, a expedição deverá ter sido completamente convertida para formatos estruturados. Até lá, o objetivo é que:

• foi atribuído um formato a todos os parceiros comerciais,
• todos os documentos podem ser gerados e recebidos em formato legível por máquina,
• e os processos internos (contabilidade, arquivo, exportação) são estáveis.

Aqui, o gFM Business oferece a opção de selecionar automaticamente o formato correto para cada parceiro - como XRechnung para clientes públicos e ZUGFeRD para clientes privados ou outras empresas. Isto mantém o processo normalizado, independentemente do grupo de destinatários.

Formação e comunicação

Um aspeto que é frequentemente subestimado é a comunicação interna. Os funcionários devem compreender porque é que a mudança está a ser feita e quais os benefícios que trará - como menos erros, reservas automatizadas e tempos de processamento mais curtos.

Os parceiros externos (fornecedores, clientes) também devem ser informados numa fase inicial, para que ambas as partes falem a mesma linguagem técnica.
Uma breve carta de informação ou um aditamento na assinatura do e-mail ("A nossa empresa processa agora facturas electrónicas em formato ZUGFeRD e XRechnung") é muitas vezes suficiente para evitar confusões.

Planos de emergência e garantia de qualidade

Mesmo com uma preparação perfeita, podem ocorrer erros técnicos, como ficheiros XML incompletos ou definições de campo divergentes.
Por conseguinte, faz sentido manter mecanismos de recurso para a fase de transição:

• o registo manual das receitas,
• importação via PDF com reconhecimento de texto,
• ou através de correio eletrónico, se não for possível o intercâmbio de dados estruturados.

No entanto, a longo prazo, todos os processos devem ser executados numa base de dados estruturada. Testes regulares com validação dos ficheiros XML asseguram a qualidade dos dados - um esforço que compensa muitas vezes assim que as reservas automatizadas são introduzidas.

A faturação eletrónica não é uma palavra de ordem, mas sim o próximo passo lógico na digitalização dos processos comerciais. Quem começar hoje está a lançar as bases para processos limpos e automatizados e para um alívio a longo prazo na contabilidade. Isto transforma uma obrigação legal numa vantagem competitiva: um processo funcional e rastreável que poupa papel, tempo e erros - tudo isto no espírito de um sólido sector de PME alemão.

Introduzir a faturação eletrónica significa também repensar os processos

A mudança para a ZUGFeRD, XRechnung & Co. é frequentemente mais do que um mero projeto técnico - afecta os processos centrais da empresa: Compras, contabilidade, aprovações, arquivo. Muitas empresas apercebem-se, durante a introdução, que as estruturas estabelecidas já não são viáveis.

Como Consultor de gestão sistémica Por isso, dou apoio não só na adaptação do software, mas também na análise estrutural: onde é que o fluxo de informação pára? Que funções não estão claramente definidas? Onde é que o trabalho está a ser duplicado?

Se quiser implementar corretamente a faturação eletrónica, dificilmente poderá evitar uma visão holística da empresa.

Perspectivas e futuro: para onde se dirige a viagem das facturas electrónicas

A introdução da faturação eletrónica marca apenas o início de um desenvolvimento mais abrangente. A Alemanha está, assim, a seguir uma tendência europeia que, a longo prazo, irá muito além do mero intercâmbio de dados de facturas. O próximo grande passo chama-se "ViDA" - VAT in the Digital Age (IVA na Era Digital), ou seja, a digitalização dos processos de IVA em toda a UE.

A iniciativa ViDA da UE - pensar fora da caixa

Com ViDA (IVA na era digital) a Comissão Europeia tem como objetivo tratar todos os processos do IVA na UE de forma digital e quase em tempo real. O plano é que, no futuro, todos os Estados-Membros utilizem formatos normalizados de facturas electrónicas e sistemas de declaração, para evitar a fraude ao IVA, melhorar os controlos e acelerar a cobrança de impostos. Em termos concretos, isto significa

• As facturas electrónicas devem Obrigatório em toda a UE não só para B2G, mas também para transacções B2B.
• As comunicações às autoridades fiscais devem Automatizado diretamente após o envio ou a receção da fatura.
• Rotas nacionais especiais (como a anterior separação alemã entre XRechnung e ZUGFeRD) serão normalizadas a médio prazo.

Mesmo que estes regulamentos ainda estejam em preparação, é evidente que quem trabalha atualmente de acordo com a EN 16931 já cumpre os requisitos básicos do futuro sistema da UE. Isto aplica-se explicitamente a ambos os formatos - XRechnung e ZUGFeRD 2.x / Factur-X. Por uma vez, isto coloca a Alemanha no meio-campo europeu e não no fim da curva de desenvolvimento.

Relatórios em tempo real e obrigações de comunicação

Paralelamente à fatura eletrónica, o Ministério Federal das Finanças está a trabalhar em conceitos para um sistema eletrónico centralizado de notificação. No futuro, este sistema deverá transmitir às autoridades fiscais, quase em tempo real, todas as facturas emitidas ou os seus dados essenciais. A França, a Itália e a Polónia já dispõem de sistemas deste tipo, muitas vezes em combinação com facturas electrónicas obrigatórias. Para as empresas, isto significa

• O envio de facturas torna-se mais transparente para efeitos fiscais, uma vez que todas as transacções são comunicadas digitalmente.
• No futuro, os sistemas ERP devem não só ser capazes de gerar facturas, mas também de fornecer ou transferir dados de informação.
• Existem novos requisitos em matéria de segurança, validação e arquivo de dados.

Ainda não se sabe quando é que a Alemanha vai introduzir esta obrigação de comunicação. Os especialistas não esperam que se torne obrigatória antes de 2030, na melhor das hipóteses. No entanto, as empresas devem garantir desde já que o seu software é estruturado, legível por máquinas e à prova de auditoria. Quem lançar estas bases também terá poucos problemas com as futuras obrigações de comunicação.

Desenvolvimento tecnológico

A fatura eletrónica também continuará a crescer tecnicamente. É de esperar que assim seja:

• Perfis alargados para dados específicos do sector (por exemplo, transportes, energia, construção).
• Ferramentas de validação automatizadasverificar as facturas logo após a sua criação.
• Integração de Mecanismos de inspeção baseados em IApara reconhecer os erros de plausibilidade numa fase inicial.
• Assinaturas digitais e cadeia de blocos-para garantir a autenticidade e a imutabilidade.

Soluções ERP como a gFM Business já foram concebidas para isso: Graças à base aberta FileMaker, novos campos, perfis e interfaces podem ser integrados de forma flexível. Isto garante que o sistema pode continuar a desenvolver-se de acordo com os requisitos futuros - sem interrupções e sem começar do zero.

Importância económica

A faturação eletrónica é mais do que um mero projeto burocrático. A longo prazo, cria a base para cadeias de valor automatizadas em que as encomendas, as guias de remessa e os pagamentos estão ligados entre si. O que começa hoje com as facturas conduzirá amanhã a fluxos de dados de ponta a ponta - desde a encomenda até ao lançamento.

As empresas que se concentram em dados limpos e estruturados numa fase inicial conseguirão gerir esta transição sem quaisquer perdas por fricção. Nesta perspetiva, a faturação eletrónica não é um fardo, mas sim um investimento na sustentabilidade operacional.

Resumo e recomendações de ação

A fatura eletrónica veio para ficar. Mesmo que os períodos de transição e as isenções aliviem a pressão por enquanto, não há forma de contornar os dados estruturados das facturas a longo prazo. A Alemanha deu o sinal verde - agora cabe às empresas seguir este caminho de acordo com o planeado.

O que as empresas devem fazer agora

• Assegurar a receçãoAté ao final de 2025, todas as empresas devem ser capazes de receber, abrir e arquivar facturas electrónicas em formato XML ou ZUGFeRD. → O gFM Business Professional oferece a função de importação direta com arquivamento e transferência de itens.
• Definir formatosEsclarecer quais os clientes que necessitam de um determinado formato.
  → Setor público = XRechnung, clientes e parceiros privados = ZUGFeRD 2.x.
• Iniciar a expedição de pilotos2026 para enviar as primeiras facturas electrónicas e testar os processos.
  → Reconhecer precocemente os erros antes que estes ocorram na produção em série.
• Manter o software atualizadoAtualizar regularmente os sistemas ERP e de contabilidade para apoiar novas normas e regimes.
• Envolver os trabalhadoresFormação, diretrizes curtas, responsabilidades claras - para que a rotina se desenvolva.
• Informar os parceirosUma comunicação aberta com clientes e fornecedores evita mal-entendidos e rejeições.

O que o software gFM Business ERP pode fazer por si

O gFM Business Professional já está tecnicamente preparado para esta nova realidade. Suporta tanto a exportação como a importação de facturas electrónicas, valida as estruturas de dados e arquiva-as automaticamente - incluindo pré-visualizações em PDF para ficheiros ZUGFeRD. O sistema oferece assim uma ponte prática entre o velho e o novo mundo:

• As facturas em PDF permanecem legíveis, enquanto todos os dados XML legalmente relevantes são mantidos na íntegra.
• A licença aberta também permite extensões individuais - para sectores específicos ou requisitos internacionais, por exemplo.
• Isto permite que as empresas façam a transição passo a passo sem perderem os seus processos familiares.

O programa ERP gFM-Business requer uma versão installised do FileMaker Profunciona em Windows, macOS e iOS e pode ser descarregado como uma versão experimental de 30 dias sem compromisso. Descarregado tornar-se.

Perspectivas finais

O que ainda hoje parece ser um ato administrativo é, na verdade, um passo decisivo para a modernização:

A fatura eletrónica permite abandonar o papel, os anexos de correio eletrónico e a duplicação da introdução de dados - em direção a processos automatizados, verificáveis e sustentáveis. A Alemanha deu este passo tardiamente, mas de forma consistente.

Aqueles que o seguirem desde o início serão recompensados: com processos mais eficientes, menos erros e uma base digital sobre a qual as obrigações fiscais, de notificação e de comunicação podem ser perfeitamente mapeadas no futuro. A gFM Business fornece a base sólida para isso - fiável, personalizável e preparada para o futuro.

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Perguntas mais frequentes

1. Quando é que a faturação eletrónica será obrigatória na Alemanha?
   Desde 1 de janeiro de 2025, a faturação eletrónica está legalmente consagrada nas transacções comerciais alemãs. A partir desta data, as empresas devem estar aptas a receber e processar facturas electrónicas. O envio de facturas será inicialmente voluntário, mas tornar-se-á obrigatório para as grandes empresas a partir de 2027 e para todos a partir de 2028. Até ao final de 2026, as facturas tradicionais em PDF ou em papel só poderão ser utilizadas se o destinatário der o seu acordo expresso.
2. Qual é a diferença entre uma fatura eletrónica real e um documento PDF normal?
   Uma fatura eletrónica genuína contém dados estruturais legíveis por máquina em formato XML que podem ser lidos automaticamente. Um PDF normal, como era frequentemente enviado por correio eletrónico no passado, é apenas uma imagem digital e já não cumpre os requisitos legais. É fundamental que a fatura seja estruturada de acordo com a norma europeia EN 16931.
3. Que formatos são permitidos na Alemanha?
   Atualmente, são autorizados dois formatos: XRechnung como formato XML puro e ZUGFeRD 2.x ou Factur-X como formato híbrido constituído por PDF/A-3 e um registo de dados XML incorporado. Ambos os formatos cumprem a norma europeia e são reconhecidos pelas autoridades fiscais.
4. Quais são as diferenças entre XRechnung e ZUGFeRD?
   O XRechnung é um formato de dados puro e não é diretamente legível por humanos. É principalmente exigido pelas autoridades públicas, uma vez que cumpre rigorosamente as especificações da administração pública. O ZUGFeRD, por outro lado, combina um PDF legível com uma parte XML incorporada. Isto permite ao destinatário visualizar e processar automaticamente a fatura, o que é particularmente vantajoso no sector B2B.
5. Quem tem de utilizar que formato?
   Apenas o XRechnung está previsto para as transacções comerciais com as autoridades públicas. Nas transacções quotidianas entre empresas, é possível escolher livremente entre XRechnung e ZUGFeRD, desde que ambos os parceiros estejam de acordo. Para os clientes privados, continua a ser permitida a fatura clássica em PDF ou em papel.
6. O que significa o ID de encaminhamento para XInvoices?
   O ID de encaminhamento é um identificador único que é atribuído a cada organização pública. É utilizado para o encaminhamento interno e a atribuição automática da fatura nos portais de administração. Se não for introduzido corretamente, a fatura pode ser rejeitada pelo sistema. O gFM Business suporta o armazenamento deste ID de encaminhamento diretamente no registo da fatura.
7. As pequenas empresas são obrigadas a emitir facturas electrónicas?
   As pequenas empresas abrangidas pelo § 19 da UStG estão inicialmente isentas da obrigação de emitir facturas electrónicas, mas devem poder recebê-las e guardá-las. No entanto, quem mudar hoje para as facturas electrónicas poupará o esforço de adaptação posterior e demonstrará conhecimentos digitais aos seus parceiros comerciais.
8. Como funciona a receção de facturas electrónicas na gFM Business?
   As facturas electrónicas recebidas, quer sejam XRechnung ou ZUGFeRD, podem ser importadas automaticamente para o gFM Business. O sistema reconhece o formato, importa todos os dados de cabeçalho e itens e arquiva o ficheiro original. Para as facturas ZUGFeRD, é também gerada uma pré-visualização em PDF para que o documento permaneça visualmente rastreável.
9. O gFM Business também suporta o envio de facturas electrónicas?
   A partir da versão 8.0, as facturas e notas de crédito podem ser geradas diretamente em ambos os formatos - ou seja, como XRechnung ou ZUGFeRD. Todos os campos necessários são preenchidos automaticamente a partir dos dados do documento existente. São depois enviadas como habitualmente por correio eletrónico ou por exportação de ficheiros.
10. Que vantagens tem o ZUGFeRD sobre o XRechnung no dia a dia?
    O ZUGFeRD oferece a vantagem prática de o destinatário receber imediatamente um PDF legível, enquanto os dados legíveis por máquina são incorporados em segundo plano. Isto facilita a verificação e o arquivo das facturas sem necessidade de um visualizador especial. As empresas mais pequenas, em particular, preferem este formato porque facilita a transição para a digitalização.
11. Posso personalizar ou alargar os meus próprios perfis de faturação eletrónica no gFM Business?
    Isto é facilmente possível na versão de licença aberta. Os programadores podem definir campos XML adicionais, criar os seus próprios perfis ou integrar interfaces para portais externos. Isto significa que o sistema permanece flexível a longo prazo e pode responder a requisitos específicos do sector.
12. Qual o grau de segurança das facturas electrónicas em termos de arquivo e rastreabilidade?
    As facturas electrónicas devem ser arquivadas de forma a serem auditadas, ou seja, inalteráveis, completas e rastreáveis em qualquer altura. O gFM Business guarda o ficheiro XML original e a pré-visualização em PDF e liga-os ao registo de dados do documento. Deste modo, cumpre-se a obrigação legal de apresentar provas sem necessidade de sistemas adicionais.
13. Quais são as vantagens específicas da transição para as empresas?
    A fatura eletrónica poupa tempo, papel e etapas de trabalho manual. Os lançamentos podem ser automatizados, as fontes de erro são reduzidas e todo o processo torna-se mais transparente. Além disso, as empresas com um ambiente de faturação eletrónica funcional já cumprem as futuras obrigações de comunicação que serão introduzidas em toda a Europa nos próximos anos.
14. O que é o projeto europeu "ViDA" e qual a sua importância?
    O "IVA na Era Digital" (ViDA) é uma iniciativa da UE que visa digitalizar todos os processos de IVA na Europa. O objetivo é que, no futuro, as facturas electrónicas e as declarações de IVA sejam transmitidas às autoridades fiscais em tempo real. A Alemanha já está a lançar as bases para estes futuros sistemas com a faturação eletrónica.
15. Haverá no futuro um sistema centralizado de comunicação de facturas?
    Sim, o Ministério Federal das Finanças está a planear um sistema eletrónico de comunicação de informações que reencaminhe automaticamente para as autoridades fiscais todas as facturas emitidas ou os respectivos dados essenciais. Ainda não foi fixada uma data de início específica, mas a introdução é considerada certa. As empresas que já utilizam facturas electrónicas estruturadas poderão adaptar-se a este sistema sem grande esforço.
16. Como é que as empresas devem abordar a transição na prática?
    Recomenda-se uma abordagem faseada: primeiro assegurar a capacidade de receção, depois introduzir gradualmente a expedição e formar os funcionários em paralelo. Os anos de 2025 e 2026 são ideais para testes e fases-piloto, a fim de garantir uma transição harmoniosa em 2027. A gFM Business fornece apoio técnico e organizacional para todas as fases desta transição.
17. Que papel a longo prazo desempenha a gFM Business no processo de faturação eletrónica?
    O gFM Business Professional mapeia toda a cadeia de processos - desde a criação, expedição e receção até ao arquivo. Pode lidar com ambos os formatos, pode ser expandido e permanece tão fácil de utilizar como sempre. Isto significa que o software não é apenas uma solução a curto prazo, mas uma plataforma preparada para todos os desenvolvimentos futuros relacionados com as facturas electrónicas.