Em muitas empresas, a situação segue sempre o mesmo padrão: a dada altura, a direção apercebe-se de que "algo já não está a funcionar bem". Talvez os processos se tenham tornado demasiado lentos, os erros se estejam a acumular ou a empresa esteja a perder cada vez mais o controlo dos números, dos clientes ou dos processos internos. O apelo a uma nova solução de software torna-se mais forte - de preferência um software ERP moderno e potente que "faça tudo". Mas é muitas vezes aqui que começa uma falácia fatal.
Novo software sem novas ideias? Um erro caro.
Muitas empresas acreditam que os seus problemas podem ser resolvidos apenas com um novo software. O facto de um software moderno Solução ERP é a "vassoura com cerdas douradas", por assim dizer, que se varre uma vez e depois está tudo bem. Mas esta é uma ideia errada - perigosa e dispendiosa ao mesmo tempo.
Afinal de contas, o software só pode ser tão bom quanto a compreensão dos processos que é suposto mapear. Se não conhecermos os processos internos, se não os escrutinarmos ou se nunca os tivermos realmente compreendido, mesmo o melhor software é apenas uma cópia digital de velhos e maus hábitos.
Se não se compreenderem os processos, não é possível optimizá-los
O que muitas vezes falta é um conhecimento profundo dos processos operacionais da própria empresa:
- Como é que as coisas funcionam - a sério?
- Quais são os passos necessários - e quais são os que cresceram historicamente mas são supérfluos?
- Onde surgem os estrangulamentos, a duplicação de trabalho ou os mal-entendidos?
- Quem decide efetivamente o quê - e com que base?
- Que informações de onde são necessárias num processo?
Estas perguntas parecem banais, mas estão no centro de qualquer processo de otimização sustentável. Porque antes de os processos poderem ser digitalizados, automatizados ou introduzidos em software, têm de ser compreendidos, reflectidos, avaliados - e, em muitos casos, abandonados.
E é precisamente aqui que reside o desafio: nem toda a gente consegue pensar em processos. Nem toda a gente reconhece de imediato qual a informação que é realmente crucial - e qual a que é apenas ruído. É preciso estrutura, clareza e uma certa sensibilidade para a lógica dos dados para transformar "passos de trabalho" em processos limpos e compreensíveis.
Porque é que mesmo o software ERP personalizável não é um sucesso garantido
Muitos fornecedores, bem como a minha própria empresa gofilemaker.de Hoje em dia, as empresas anunciam a flexibilidade dos seus sistemas ERP: "totalmente personalizável", "modularmente expansível", "individualmente configurável". E isso é verdade - tecnicamente falando. Mas o que parece bom em teoria também pode falhar na prática devido à preparação e cooperação do cliente.
Porque a personalização não significa que o software se adapte "automaticamente" à empresa. Significa que alguém tem de dizer com muita precisão o que precisa de ser personalizado - e como funcionarão os processos que serão mapeados digitalmente no futuro. E é aqui que entram em jogo duas coisas cruciais:
- O cliente compreende realmente os seus próprios processos - ou é um caso de intuição e meio conhecimento?
- O cliente pode descrever estes processos de forma a que sejam compreensíveis e logicamente realizáveis por um programador de bases de dados?
Na realidade, muitas vezes não é esse o caso. Muitos clientes subestimam a medida em que os programadores de software têm de pensar em termos de estruturas, fluxos de dados e regras claras. O que talvez "sempre foi feito desta forma" na empresa ou "é realmente claro" não pode ser simplesmente moldado num modelo de dados. O que falta é um entendimento comum - uma linguagem partilhada em que os processos empresariais possam ser traduzidos em dados compreensíveis e numa lógica de tomada de decisões.
Quanto menor for o conhecimento do processo, mais cara será a personalização
E é aqui que as coisas se tornam concretas: quanto pior o cliente compreender os seus processos, mais cara será a personalização do software no final. Porquê? Porque o programador tem de adivinhar. Porque os requisitos estão constantemente a mudar. Porque o briefing original não era claro ou era contraditório. Porque os erros fundamentais do processo só se tornam evidentes durante o funcionamento - e depois têm de ser corrigidos com grandes custos. Estes loops custam tempo, dinheiro e nervos - de ambos os lados.
Já passei por isso muitas vezes: um cliente com uma ideia clara, processos claramente estruturados e uma compreensão básica da lógica dos dados consegue que a sua personalização do ERP seja implementada de forma rápida, económica e estável. Outro - com ideias vagas, requisitos contraditórios e uma abordagem do tipo "o software tem de ser capaz de fazer isto de alguma forma" - paga três a cinco vezes mais. Não porque o programador queira tirar partido, mas simplesmente porque falta o trabalho preparatório de que todos os projectos necessitam.
É exatamente aqui que entra o meu livro: Estabelece uma ponte entre a gestão e o desenvolvimento de software. Ajuda as pessoas que não são especialistas em TI a compreenderem e descreverem os seus próprios processos de forma a poderem criar bom software a partir deles - de uma forma estruturada, eficiente e sustentável.
Porque é que escrevi "O livro das bases de dados um pouco diferente"
Escrevi este livro porque tenho constatado repetidamente que os maiores estrangulamentos não são de natureza técnica, mas sim de pensamento. Muitos diretores, chefes de departamento ou gestores de projeto têm um conhecimento profundo da sua área de especialização - mas não têm uma linguagem para estruturar esse conhecimento de forma sistemática. Têm ideias, mas não têm um método. E, muitas vezes, têm a sensação de que "as TI farão isso de alguma forma". Mas é precisamente aqui que reside o problema.
As TI não podem fazer magia. Só pode implementar o que alguém pensou, planeou e colocou num formato limpo. E isso não é assim tão fácil - especialmente se nunca se aprendeu a pensar em termos de estruturas de dados e lógica de processos.
O livro ajuda exatamente nisso: leva os leitores a pensar não apenas em software, mas na questão por detrás da questão. Sobre o "porquê" por detrás de cada "como". E sobre as alavancas ocultas com as quais se podem obter melhorias reais - antes mesmo de se selecionar um novo sistema ERP.
A quem se destina o livro?
- Para diretores-gerais e decisores
Se é responsável pela digitalização ou modernização da sua empresa, precisa de mais do que apenas bonitas brochuras de software. Precisa de uma compreensão básica dos dados, das inter-relações e da lógica dos processos. Este livro dá-lhe uma base sólida para isso - sem qualquer jargão técnico, mas com muitas experiências reveladoras. - Para os trabalhadores que apoiam ou concebem processos
Quer se trate de contabilidade, vendas, produção ou armazenamento: se compreender os processos, pode melhorá-los. O livro transmite uma forma de pensar que ultrapassa as fronteiras departamentais e ajuda-o a compreender melhor o seu próprio papel no processo global - e a agir de forma mais direcionada. - Para estagiários e pessoas em início de carreira
Os jovens, em particular, que são novos numa empresa, beneficiam enormemente se aprenderem desde cedo como é que uma empresa "pensa". Aqueles que compreendem desde o início como os dados fluem, como as decisões são preparadas e onde se encontram as fontes típicas de erro tornam-se mais rapidamente confiantes e independentes - e valiosos para a equipa.
Não se trata de tecnologia - trata-se de clareza
"O livro da base de dados com uma diferença" não é um manual técnico. É um livro de clareza. Não explica como programar uma base de dados - mas como pensar para criar boas estruturas de dados. Mostra como reconhecer processos, modelá-los de forma limpa e manter um olho no essencial. E afasta o medo de termos como "campo", "tabela" ou "chave primária", combinando-os com a lógica quotidiana e exemplos práticos.
Pensar primeiro, depois digitalizar
Para otimizar os processos operacionais, é necessário, em primeiro lugar, compreender o que se pretende otimizar. Se quiser introduzir software de uma forma significativa, precisa de saber para onde vai - caso contrário, estará a andar em círculos. "O livro da base de dados com uma diferença" é o primeiro passo ideal para ganhar clareza, reconhecer ligações e praticar o pensamento em processos. Não é um livro sobre tecnologia - mas sobre o pensamento por detrás de uma tecnologia de sucesso.
Dados do livro:
O livro de bases de dados com uma diferença
Brochura, capa mole, 214 páginas
ISBN-13: 978-3819262630
ISBN-10: 3819262636
Preço: 19,90 euros
Disponível em BOD, Amazon e livrarias
Mais do que software: consultoria de gestão sistémica
Muitas empresas só se apercebem durante o funcionamento que o software ERP, por si só, raramente resolve todos os seus desafios. Isto porque os verdadeiros problemas são muitas vezes mais profundos - em processos pouco claros, funções inexistentes ou interfaces sobrecarregadas entre pessoas e tecnologia. É precisamente aqui que entra a minha nova área de negócio: Consultoria de gestão sistémicade uma forma prática e independente. Ajudo as pequenas e médias empresas a compreender melhor as suas estruturas, a identificar os pontos cegos e a melhorar os processos de forma sustentável - mesmo para além das soluções técnicas.
Perguntas frequentes sobre o tema
1. não basta simplesmente comprar um software ERP moderno para resolver os problemas da empresa?
Não. Um novo software é tão bom quanto a compreensão dos processos que é suposto mapear. Se não conhecer os seus processos ou não os conseguir formular claramente, na pior das hipóteses, apenas digitalizará os erros existentes.
2 Porque é que é tão importante analisar os seus próprios processos antes de introduzir um sistema ERP?
Porque qualquer software só pode automatizar o que foi previamente pensado de forma estruturada. Sem uma análise prévia do processo, não há clareza - e sem clareza, não há uma solução estável e económica.
3. o que se entende exatamente por "pensamento de dados e processos"?
Trata-se da capacidade de decompor os processos em etapas lógicas e estruturadas, reconhecer ligações e compreender que informação é necessária, quando, como e porquê.
4 A quem se destina "O livro das bases de dados com uma diferença"?
Para diretores, chefes de departamento, funcionários e estagiários - por outras palavras, para todos os que trabalham com processos empresariais ou que gostariam de os otimizar no futuro, especialmente antes de introduzir ou adaptar um sistema ERP.
5. Posso eu, enquanto não técnico, beneficiar de alguma coisa?
Sem dúvida. O livro está deliberadamente escrito de forma a poder ser compreendido sem conhecimentos técnicos prévios - com muitos exemplos práticos e um estilo claro e compreensível.
6. Que erros ocorrem normalmente em projectos ERP sem uma compreensão suficiente do processo?
Requisitos pouco claros, pedidos de alteração constantes, modelos de dados incompletos e mal-entendidos com o programador - o que conduz a custos mais elevados, atrasos e utilizadores insatisfeitos.
7 Porque é que a personalização de um software ERP se torna mais dispendiosa se o cliente não compreender os seus processos?
Porque os programadores têm de perder tempo a adivinhar os requisitos ou a reformulá-los várias vezes. Sem um plano claro, o esforço aumenta - e o preço também.
8. o livro pode também ajudar a utilizar melhor as soluções de software existentes?
Sim, se compreender os seus dados e processos, pode também estruturar melhor os sistemas existentes, utilizá-los de forma mais eficiente e melhorá-los de uma forma mais direcionada.
9 O que distingue este livro dos livros clássicos de referência sobre TI ou ERP?
Não se trata de um livro técnico, mas sim de um livro de reflexão: transmite os princípios básicos de uma forma intuitiva e prática - com ênfase na clareza, na estrutura e na consciência do processo.
10. Como é que o livro apoia a comunicação entre as empresas e os programadores de software?
Ajuda a encontrar uma linguagem comum. Qualquer pessoa que tenha lido o livro pode formular requisitos de uma forma mais estruturada e compreender melhor as questões técnicas - o que reduz os mal-entendidos e acelera os projectos.
11. o livro é também adequado como material de formação para formandos?
Sim, é uma excelente forma de dar aos jovens trabalhadores uma compreensão prática dos processos operacionais, da lógica dos dados e do pensamento sistemático - um complemento ideal para a formação profissional tradicional.
12 Qual é a melhor altura para ler este livro - antes ou depois da seleção do ERP?
Claramente: de antemão. Obter clareza sobre os seus próprios processos antes de tomar uma decisão sobre o software poupa tempo, dinheiro e ciclos desnecessários durante a implementação.