Německo nevynalezlo elektronickou fakturu ze dne na den - je to výsledek dlouholeté normalizační práce (EN 16931), spolkových a zemských předpisů (B2G) a nyní, prostřednictvím zákona o možnostech růstu, postupného rozšiřování do každodenního života B2B. Od 1. ledna 2025 platí nová právní situace: "elektronická faktura" je elektronickou fakturou pouze tehdy, je-li strukturovaná a strojově čitelná - čisté přílohy PDF e-mailem již podle definice elektronickou fakturou nejsou. Zní to technicky, ale má to provozní důsledky od přijetí faktury až po její zaúčtování a archivaci.
Malé a střední podniky se zároveň ocitají mezi touhou a realitou. Podniky musely být schopny přijímat nové formáty od roku 2025, i když povinné zasílání do Přechodná pravidla se nevztahuje na všechny okamžitě. Ti, kteří spoléhají na "odklad", riskují přerušení procesů, mediální narušení kontroly dokladů a zbytečné přepracování - nemluvě o daňových rizicích v případě formálně nesprávných dokladů. V klasickém německém stylu existují výjimky a přechody, ale směr je jasný: strukturovaná místo nestrukturovaných, data místo dokumentů. V praxi to znamená
- B2G (federálním, státním a místním orgánům) již několik let požaduje elektronické faktury v souladu se specifikacemi (obvykle XRechnung s routing ID).
- B2B se nyní posouvá - okamžitá povinnost přijímat, postupná povinnost odesílat, s jasnými termíny do roku 2027/2028.
- Formáty jako XInvoice (čisté XML) a ZUGFeRD/Factur-X (hybridní PDF/A-3 + XML); obě splňují požadavky normy EN 16931, ale v závislosti na skupině příjemců jsou různě žádané.
Tlak je tedy nejen regulační, ale také provozní: příchozí faktury musí být platně importovány, obsah musí být správně zaúčtován v ERP/FiBu a archivován auditně průkazným způsobem - jako XML, nikoliv jen jako pěkné PDF. Ti, kteří tento přechod provedou včas a čistě, si později ušetří drahé zásahy hasičů.
Právní rámec a lhůty
Zákonodárce definuje elektronickou fakturu jako fakturu ve strukturovaném formátu podle normy EN 16931. Klasické PDF bez vložených strukturálních dat se za e-fakturu nepovažuje. Mezi akceptované formuláře patří XRechnung (čisté XML) a ZUGFeRD/Factur-X od verze 2.x (hybridní PDF/A-3 s datovým záznamem XML). XRechnung je standardem pro oblast B2G; v oblasti B2B jsou povoleny oba přístupy, pokud jsou v souladu s tímto standardem.
Důležité: Daňové úřady poskytují pomůcky pro prohlížení, které zajišťují čistou čitelnost - musí však být archivováno XML, nikoli pouze zobrazení ve formátu PDF vygenerované z XML. To je jedna z těch nenápadných, ale v praxi zásadních povinností.
Povinnost přijmout vs. povinnost odeslat (B2B)
- Povinnost přijímat od 1. ledna 2025Každý podnik v Německu musí být technicky schopen přijímat a zpracovávat elektronické faktury. Pouhá e-mailová schránka nestačí; je zapotřebí přinejmenším prohlížeč/parser a úložiště XML odolné proti auditu.
- Povinnost odeslání (rozložená)Zákonodárce stanoví přechodná období pro vydávání elektronických faktur (viz bod 2.3). To znamená, že v letech 2025/2026 (a za určitých podmínek i v roce 2027) mohou být faktury zasílány i v jiných formách, pokud s tím příjemce souhlasí. To nic nemění na tom, že cíl je jasný: od konce přechodného období se e-fakturace stane normou i pro odesílání.
Přechodná období 2025, 2026, 2027 a cílový snímek 2028
- Do 31.12.2026V případě prodeje B2B v letech 2025 a 2026 lze i nadále zasílat papírové faktury nebo elektronické faktury, které nejsou v souladu s předpisy (např. čisté PDF), pokud s tím příjemce souhlasí.
- Do 31.12.2027Pro obrat B2B v roce 2027 bude tato možnost nadále k dispozici pouze pro společnosti s celkovým obratem za předchozí rok ≤ 800 000 EUR (souhlas příjemce je stále vyžadován). Větší společnosti pak musí mít účinný přechod.
Haufe.de Novinky a expertízy - Od roku 2028Cílem je, aby všechny společnosti B2B standardně vystavovaly elektronické faktury. Formálně přesné znění závisí na následných upřesněních BMF, ale konsensus v odvětví a pokyny IHK tuto cestu nastiňují. Naše doporučení: Pro příjem/dovoz a pilotní expedici použijte rok 2025/2026, jako pevný interní termín stanovte rok 2027.
Poznámka k malým podnikům (§ 19 UStG): Tyto podniky jsou pravidelně osvobozeny od povinnosti aktivního vydávání, nikoliv však od povinnosti přijímat. Ve smíšených situacích (např. změna typu zdanění) je třeba provádět pečlivé kontroly.
Výjimky a zvláštní případy (B2C, transakce osvobozené od daně, speciality B2G)
- B2CNové nařízení o B2B je výslovně zaměřeno na transakce mezi podniky. Pro B2C platí známá pravidla; elektronické faktury zde v současné době hrají pouze okrajovou roli. (Prakticky důležité, pokud existují smíšené modely B2B/B2C).
- Prodej osvobozený od daněV závislosti na konstelaci (např. určité lékařské a finanční služby) se mohou uplatnit i jiné kombinace povinností. Bezpečnou cestou je zajištění procesní jasnosti: Které obchodní transakce podléhají které povinnosti a kdy?
- B2G (faktury pro veřejný sektor):
- XInvoice je stanovena v základní normě; případně jsou akceptovány formáty vyhovující normě EN-16931 (např. ZUGFeRD v příslušném profilu), pokud jsou v souladu se specifikací.
- ID trasy je povinným údajem pro faktury federálním/státním/místním orgánům; správně adresuje fakturu v rámci administrativních platforem. V systému XRechnung se nachází v poli BT-10 (reference odběratele). Bez správného směrovacího čísla hrozí na portálech riziko odmítnutí.
Společnosti by měly důsledně využívat období 2025/2026 ke stabilizaci příjmu, importu, validace a archivace - a postupně přecházet na odesílání. Řešení ERP, jako je gFM Business, mohou překlenout tuto mezeru: příjem, kontrola, zaúčtování a archivace elektronických faktur - a souběžné generování vyhovujících odchozích faktur v XRechnung nebo ZUGFeRD/Factur-X. Pokud si během přechodu uděláte tento domácí úkol, nebudete muset v roce 2027 přijímat žádná ukvapená opatření.
Přehled formátů: XRechnung vs. ZUGFeRD
Od té doby, co zákonodárce stanovil, že elektronické faktury musí být strukturované a strojově čitelné, stojí odborníci z praxe před otázkou: Jaký formát je ten správný? V Německu se ustálily dvě varianty - XRechnung a formát ZUGFeRD (od verze 2.0 známý také pod evropským názvem Faktor-X). Oba formáty jsou v souladu s normou EN 16931, ale výrazně se liší strukturou, cílovou skupinou a způsobem zpracování.
XRechnung: "oficiální" formát XML
XRechnung je německá verze evropské základní normy EN 16931 a byla vyvinuta speciálně pro požadavky veřejné správy. Její struktura je založena výhradně na datových záznamech XML, které jsou validovány striktně podle předem definovaných polí a schémat.
Jedná se tedy o čistý datový formát, který obsahuje všechny povinné informace ve strukturované podobě - ale bez grafického znázornění faktury. V praxi to znamená
- XRechnung je pro člověka sotva čitelný. Musí být zobrazen pomocí vhodného prohlížeče nebo prostřednictvím systému ERP.
- Obsahuje všechny povinné údaje - od vystavitele faktury a výše daně až po tzv. směrovací ID, které musí být uvedeno u faktur pro úřady.
- Validace obvykle probíhá automaticky. Nesprávné přiřazení polí nebo neúplné struktury XML často vedou k odmítnutí ze strany systému příjemce, což má v sektoru B2G okamžité důsledky.
Tato přísnost je také jeho největší výhodou: správně vytvořený XRechnung je téměř vždy technicky přijatelný, protože neponechává žádný prostor pro interpretaci. Pro podniky, které jsou v pravidelném kontaktu s úřady, proto neexistuje žádná alternativa.
Zároveň není příliš vhodný pro malé podniky bez specializovaného softwaru, protože lidé nedostávají zobrazení ve formátu PDF. Právě zde přichází na řadu alternativní formát ZUGFeRD.
ZUGFeRD / Faktor-X: hybridní přístup
Formát ZUGFeRD (Centrální uživatelská příručka Německého fóra pro elektronickou fakturaci) byl původně vyvinut sdruženími, ministerstvy a podniky s cílem vytvořit praktický hybridní formát: soubor PDF/A-3, do kterého je vložena strojově čitelná faktura XML. ZUGFeRD tak spojuje dva světy:
- vizuálně čitelnou fakturu ve formátu PDF, která je vhodná pro účtování, archivaci nebo tisk,
- a zároveň strukturovaný soubor XML, který lze automaticky zpracovat v systémech ERP.
Od verze 2.1.1 splňuje ZUGFeRD plně evropskou normu EN 16931. Stejná koncepce se používá i v zahraničí pod názvem Factur-X - formáty jsou technicky shodné.
Výhody pro firmy:
- Jeden dokument stačí: Příjemce si může fakturu zobrazit a automaticky naskenovat.
- Stávající procesy (např. archivace PDF, odesílání e-mailem) lze používat i nadále.
- Tento formát je vhodný zejména pro vztahy B2B, kde obě strany nepoužívají vysoce automatizované systémy.
Nevýhody:
- Struktura je složitější; vývojáři musí správně implementovat jak vložení PDF, tak XML.
- Velikost souboru je větší, což může hrát roli při hromadném rozesílání.
Profily a varianty pro ZUGFeRD
ZUGFeRD rozeznává různé profily, které definují rozsah informací. Ty jsou důležité zejména pro novou povinnost:
- Profil EN 16931plná shoda s normami, doporučeno pro standardní provoz B2B.
- Profil XInvoiceVarianta zejména pro veřejné klienty, aby zůstala kompatibilní s orgány veřejné správy.
- Rozšířený profilobsahuje další pole pro specifické požadavky odvětví, např. údaje o dopravě nebo projektu.
To znamená, že systém ZUGFeRD lze velmi přesně přizpůsobit danému prostředí - od malých podniků až po průmyslové skupiny. Nejdůležitější pravidlo zní: čím jednodušší procesy, tím štíhlejší profil. Oba formáty budou dlouhodobě koexistovat. Je však zřejmý trend, že ERP systémy, jako je gFM Business, budou schopny zvládnout oba - XRechnung pro formální oblast, ZUGFeRD pro každodenní podnikání.
Elektronická fakturace od roku 2025: příležitosti a možnosti financování - webinář pořádaný Evropskou komisí pro elektronické fakturování. IHK Chemnitz
Kdo používá jaký formát? - Případy použití a scénáře
Jakmile je jasné, jak se formáty liší, vyvstává praktická otázka: kdy použít který formát? Zde vstupuje do hry německá realita: jasné pokyny ve veřejném sektoru a rozmanitost, která se vyvinula v každodenním obchodním životě.
Veřejní klienti (B2G)
Při obchodních transakcích s federálními, státními a místními úřady platí bez výjimky pravidlo: XRechnung je povinný. Všechny elektronické faktury pro orgány veřejné správy musí být předávány buď přímo ve formátu XRechnung, nebo v rovnocenném formátu XML, který je v souladu s normou EN 16931. Vyznačují se tím, že
- povinné ID trasyprostřednictvím kterého je faktura interně přidělena,
- definováno Portály pro podávání žádostí (např. ZRE nebo OZG-RE) na státní nebo federální úrovni,
- striktní Kontroly systému při nahrávání - i malé odchylky XML vedou k odmítnutí.
XRechnungu se tedy nevyhne nikdo, kdo pravidelně pracuje pro orgány veřejné správy. V tomto prostředí je použití ZUGFeRD myslitelné nanejvýš jako technická varianta s profilem XRechnung, pokud to portál výslovně povolí.
Klasický provoz B2B mezi společnostmi
V sektoru B2B mají společnosti větší volnost při navrhování. Použití ZUGFeRD / Faktor-X zde jednoznačně převažuje, protože tento formát nabízí dvě rozhodující výhody:
- Vizuálně zůstává známá - faktura vypadá stejně jako dříve, ale lze ji dále automaticky zpracovávat.
- Příjemce si může fakturu přečíst, i když jeho systém zatím nepodporuje zpracování XML.
Tento model je oblíbený zejména v:
- průmyslu a zpracovatelského průmyslu,
- Obchodní a servisní společnosti,
- Řemeslné a středně velké podniky, které pracují s PDF dispečinkem.
Mnoho společností také používá ZUGFeRD jako přechodné řešení: již nyní splňují nové požadavky, aniž by musely reorganizovat celý účetní systém. Jedná se o pragmatický přístup, který je typicky německý - spoléháte se na osvědčené procesy a postupně je přizpůsobujete, místo abyste je vymýšleli od nuly.
Smíšené scénáře a velké společnosti
Velké společnosti a poskytovatelé platforem obvykle podporují oba formáty souběžně. Důvod je prostý: potřebují komunikovat s úřady, dodavateli a mezinárodními partnery současně. V souladu s tím nastavují logiku formátů v ERP:
- Partner B2G → XInvoice
- B2B partner → ZUGFeRD (EN 16931)
- Zahraniční partner → Faktor-X (francouzská nebo evropská varianta)
Pro tato smíšená prostředí je zásadní, aby systém ERP (například gFM Business Professional) automaticky vybral vhodný formát pro každého partnera nebo zákazníka. Tím se vyhnete manuálním chybám a zajistíte procesy v souladu s právními předpisy.
Malé podniky a osoby samostatně výdělečně činné
Pro malé podniky platí, že musí být schopny přijímat elektronické faktury, ale zatím nejsou povinny je samy vytvářet. Právě v tomto případě může ZUGFeRD usnadnit začátek - nevyžaduje žádné nové procesy a lze jej kombinovat se stávajícími pracovními postupy PDF. Další výhoda: příjemci, kteří zatím nemají systém e-faktur, mohou soubor otevřít jako běžné PDF. Ti, kteří již pracují digitálně, však mohou data XML číst automaticky. To znamená, že mezi starým a novým světem nejsou žádné třecí plochy.
Přeshraniční faktury a souvislosti s EU
Téma "DPH v digitálním věku" (ViDA) nabývá v Evropské unii na síle. Cílem je vytvořit jednotné standardy pro vykazování a elektronickou fakturaci ve všech členských státech. Právě zde se projevuje výhoda normy EN 16931: jak XRechnung, tak ZUGFeRD/Factur-X jsou na ní založeny, a jsou proto kompatibilní v celé EU. Ti, kteří dnes pracují v souladu s touto normou, nebudou zítra čelit novému vývoji - klasický příklad toho, jak se prozíravé jednání dlouhodobě vyplácí.
E-fakturace v praxi s gFM Business
Zatímco mnoho společností v současné době stále hledá praktická řešení. gFM Business Professional již technicky připravené. Od verze 8.0 software podporuje formáty ZUGFeRD i XRechnung - včetně všech polí, která jsou v aplikaci k dispozici pro faktury a dobropisy. Tím je zajištěn ucelený pracovní postup, který sahá od vytvoření a odeslání až po příjem a archivaci elektronické faktury.
Vytváření a odesílání strukturovaných faktur
V systému gFM Business lze elektronické faktury generovat přímo z faktury. Pro každého zákazníka nebo dodavatele můžete zvlášť definovat, zda má být faktura vystavena ve formátu ZUGFeRD nebo XRechnung. Všechna povinná pole podle normy EN 16931 jsou automaticky vyplněna existujícími údaji z dokladu - včetně údajů o
- Číslo faktury, datum, částky, daňové údaje, IBAN
- Doba plnění, lhůta splatnosti, zamýšlené použití
- ID příjemce nebo směrovací ID (pro úřady)
- Položky s čísly, množstvím a cenami
Vygenerovaný soubor obsahuje všechny příslušné struktury XML a v závislosti na zvoleném formátu se uloží jako soubor XRechnung (XML) nebo ZUGFeRD (PDF/A-3 s vloženým XML). U faktur ZUGFeRD je integrován také náhled PDF, takže příjemce může fakturu zkontrolovat i vizuálně nebo si ji vytisknout. Díky tomu zůstává proces známý a zároveň v souladu s právními předpisy - což je rozhodující výhoda oproti čistým souborům XML, které jsou pro člověka sotva čitelné.
Příjem a import přijatých faktur
Přijímání elektronických faktur je stejně důležité jako jejich odesílání. gFM Business umí automaticky importovat soubory XRechnungen i ZUGFeRD. Systém při importu rozpozná formát souboru, přečte vložená data XML a vytvoří kompletní dokument v příjmu faktur. V průběhu procesu:
- jsou přeneseny všechny údaje v záhlaví (odesílatel, datum, částka, sazba daně),
- všechny řádky položek jsou automaticky načteny a přiřazeny k dokladu,
- původní soubor (XML nebo PDF) je archivován,
- U faktur ZUGFeRD se také ukládá náhled ve formátu PDF,
- a dokument dostane své interní číslo dokladu jako obvykle a lze jej zaúčtovat nebo přidat ručně.
To znamená, že s příchozími elektronickými fakturami se v systému gFM Business zachází stejně jako s jakýmkoli jiným dokumentem: jsou archivovány způsobem, který je odolný vůči auditu, dohledatelný a kdykoli vyhledatelný. Každý, kdo chce, může i nadále zadávat doklady ručně, ale má možnost zpracovávat strukturované faktury zcela automaticky.
V praxi to nejen snižuje počet chyb a námahu při psaní, ale také vytváří čistý základ pro automatizované účetnictví - zejména při exportu faktur daňovým poradcům nebo DATEV prostřednictvím rozhraní.
Přizpůsobivost v otevřené licenci se systémem Claris FileMaker
Jednou z velkých výhod systému gFM Business je jeho otevřenost. Ve verzi s otevřenou licencí mohou vývojáři nebo zkušení uživatelé provádět například vlastní úpravy:
- další pole XML pro údaje specifické pro dané odvětví,
- Rozšíření pro alternativní profily elektronické faktury,
- vlastní rozhraní nebo připojení k webovým službám,
- Logika ověřování pro konkrétní systémy příjemců.
To znamená, že systém lze rozšířit i pro složitější nebo mezinárodní požadavky. Tato flexibilita nabízí skutečnou konkurenční výhodu, zejména pro společnosti se smíšenými skupinami příjemců - tj. veřejnými klienty, průmyslem a malými a středními podniky zároveň.
Praktická cesta do budoucna
S aplikací gFM Business Professional je již dnes k dispozici plně integrované řešení pro elektronickou fakturaci, které splňuje všechny zákonné požadavky, a přesto se snadno používá. Bez problémů se začlení do stávajících procesů, aniž by bylo nutné vytvářet nové softwarové ostrůvky nebo složité dodatečné programy.
Ti, kteří se s přechodem na nový systém vypořádají včas, mohou roky 2025 a 2026 využít ke konsolidaci procesů a rozvoji rutin - dříve, než v letech 2027/2028 začne platit zákonná povinnost vydávat je pro všechny. gFM Business k tomu tvoří technický základ: jasný, srozumitelný a praktický.
Strategie přechodu na euro: postup a doporučení
Zavedení elektronické fakturace není jednorázový IT projekt, ale postupná změna procesu. Stejně jako u všech německých digitalizačních iniciativ je technologie jen polovinou úspěchu - rozhodující je, aby se na ní podílely procesy, zaměstnanci a partneři. Strukturovaný přístup zabraňuje zbytečné hektičnosti a nákladům.
Fáze 1 - Analýza a příprava (2025)
Za prvé, každá společnost by měla zkontrolovat:
- Které Partner (zákazníci, dodavatelé, úřady) již vyžadují elektronické faktury?
- Které Formáty jsou tam vyžadovány (XRechnung, ZUGFeRD)?
- Pokud váš vlastní software - zejména ERP a účetnictví - technicky schopné přijímat tyto formáty?
V této první fázi je vhodné aktualizovat používaný software ERP na nejnovější verzi a aktivně otestovat příjem strukturovaných faktur a zkontrolovat, zda vše funguje s stávající procesy je kompatibilní. Příchozí faktury ZUGFeRD nebo XRechnung lze importovat, kontrolovat a archivovat. Získáte tak první zkušenosti s prací s novými typy dat.
Fáze 2 - Pilotní provoz a souběžný provoz (2026)
Ve druhém kroku lze zahájit pilotní odesílání elektronických faktur - nejprve vybraným zákazníkům nebo dodavatelům. Výhodou tohoto přístupu je, že:
- jsou testována technická rozhraní,
- zaměstnanci získají rutinu v oblasti vývozu a přepravy,
- a případné chyby validace jsou rozpoznány v rané fázi.
Během tohoto přechodného období lze stále zasílat klasické soubory PDF, pokud s tím příjemce souhlasí. Doporučuje se provozovat oba systémy souběžně - tím se zajistí bezpečnost a srovnatelnost.
Fáze 3 - úplný přechod na euro (od roku 2027)
Od roku 2027 bude elektronická fakturace pro větší podniky de facto povinná. Nejpozději do té doby by měla být expedice kompletně převedena na strukturované formáty. Do té doby je cílem, aby:
- všem obchodním partnerům byl přiřazen formát,
- všechny dokumenty lze vytvářet a přijímat ve strojově čitelné podobě,
- a interní procesy (účetnictví, archivace, export) jsou stabilní.
Zde gFM Business nabízí možnost automatické volby správného formátu pro každého partnera - například XRechnung pro veřejné klienty a ZUGFeRD pro soukromé zákazníky nebo jiné společnosti. Díky tomu je proces standardizovaný bez ohledu na skupinu příjemců.
Školení a komunikace
Jedním z často podceňovaných aspektů je interní komunikace. Zaměstnanci by měli pochopit, proč se přechod na nový systém provádí a jaké výhody jim přinese - například méně chyb, automatizované rezervace a kratší dobu zpracování.
Externí partneři (dodavatelé, zákazníci) by měli být rovněž informováni v rané fázi, aby obě strany hovořily stejným technickým jazykem.
Často stačí krátký informační dopis nebo dodatek v podpisu e-mailu ("Naše společnost nyní zpracovává elektronické faktury ve formátu ZUGFeRD a XRechnung"), aby nedošlo k záměně.
Náhradní plány a zajištění kvality
I při dokonalé přípravě může dojít k technickým chybám - například k neúplným souborům XML nebo odchylným definicím polí.
Proto má smysl zachovat záložní mechanismy pro přechodnou fázi:
- ruční zadávání účtenek,
- import přes PDF s rozpoznáváním textu,
- nebo výměna prostřednictvím e-mailu, pokud není možná výměna strukturovaných dat.
Z dlouhodobého hlediska by však všechny procesy měly běžet ve strukturované databázi. Pravidelné testovací běhy s validací souborů XML zajišťují kvalitu dat - úsilí, které se několikanásobně vyplatí, jakmile se zavede automatizované účtování.
Elektronická fakturace není módní slovo, ale další logický krok v digitalizaci obchodních procesů. Ti, kteří s ní začnou dnes, položí základy pro čisté, automatizované procesy a dlouhodobé úlevy v účetnictví. Zákonná povinnost se tak mění v konkurenční výhodu: funkční, sledovatelný proces, který šetří papír, čas a chyby - to vše v duchu solidního německého sektoru malých a středních podniků.
Zavedení elektronické fakturace znamená také přehodnocení procesů.
Přechod na ZUGFeRD, XRechnung & Co. je často více než jen technický projekt - ovlivňuje základní procesy ve firmě: Nákup, účetnictví, schvalování, archivace. Mnoho společností si během zavádění uvědomí, že zavedené struktury již nejsou životaschopné.
Jako Poradce pro systémové řízení Proto poskytuji podporu nejen při přizpůsobování softwaru, ale také při strukturální analýze: Kde se tok informací zastavuje? Které role nejsou jasně definovány? Kde dochází k duplicitě práce?
Pokud chcete skutečně správně zavést elektronickou fakturaci, těžko se vyhnete komplexnímu pohledu na společnost.
Výhled a budoucnost: kam směřuje cesta elektronických účtů
Zavedení elektronické fakturace je jen začátkem komplexnějšího vývoje. Německo tak následuje evropský trend, který v dlouhodobém horizontu daleko přesáhne pouhou výměnu fakturačních údajů. Další velký krok se nazývá "ViDA" - DPH v digitálním věku, tj. digitalizace procesů DPH v celé EU.
Iniciativa EU ViDA - nestandardní myšlení
S ViDA (DPH v digitálním věku) Evropská komise usiluje o to, aby všechny procesy v oblasti DPH v celé EU probíhaly digitálně a téměř v reálném čase. Plánuje, že všechny členské státy budou v budoucnu používat standardizované elektronické formáty faktur a systémy hlášení - aby se zabránilo podvodům v oblasti DPH, zlepšila kontrola a urychlil výběr daní. Konkrétně to znamená
- Elektronické faktury by měly Povinné v celé EU nejen pro transakce B2G, ale také pro transakce B2B.
- Zprávy pro daňové úřady by měly Automatizovaný přímo po odeslání nebo obdržení faktury.
- Zvláštní vnitrostátní trasy (jako například dřívější německé rozdělení na XRechnung a ZUGFeRD) budou ve střednědobém horizontu standardizovány.
I když se tyto předpisy teprve připravují, je zřejmé, že každý, kdo dnes pracuje podle normy EN 16931, již splňuje základní požadavky připravovaného systému EU. To výslovně platí pro oba formáty - XRechnung i ZUGFeRD 2.x / Faktor-X. Německo se tak pro jednou dostává do evropského středu a nikoliv na konec vývojové křivky.
Hlášení v reálném čase a ohlašovací povinnosti
Souběžně s elektronickou fakturou pracuje spolkové ministerstvo financí na koncepci centralizovaného elektronického systému výkaznictví. Ten by měl v budoucnu přenášet každou vystavenou fakturu nebo její základní údaje finančním úřadům téměř v reálném čase. Francie, Itálie a Polsko již takové systémy mají, často v kombinaci s povinnými elektronickými fakturami. Pro podniky to znamená
- Zasílání faktur je pro daňové účely transparentnější, protože každá transakce se vykazuje digitálně.
- Systémy ERP musí být v budoucnu schopny nejen generovat faktury, ale také poskytovat nebo přenášet údaje pro výkaznictví.
- Vznikají nové požadavky na zabezpečení, validaci a archivaci dat.
Zatím není jasné, kdy Německo tuto ohlašovací povinnost zavede. Odborníci očekávají povinné zavedení nejdříve v roce 2030. Podniky by nicméně měly již nyní zajistit, aby jejich software byl strukturovaný, strojově čitelný a odolný vůči auditu. Ti, kteří tyto základy položí, budou mít i v budoucnu jen málo problémů s ohlašovací povinností.
Technologický vývoj
Elektronický účet se bude dále rozvíjet i po technické stránce. To se dalo očekávat:
- Rozšířené profily pro údaje za jednotlivá odvětví (např. doprava, energetika, stavebnictví).
- Automatizované validační nástrojekontrolovat faktury ihned po jejich vytvoření.
- Integrace Kontrolní mechanismy založené na umělé inteligencirozpoznat chyby věrohodnosti v rané fázi.
- Digitální podpisy a blockchain-proces, který zaručuje pravost a neměnnost.
Řešení ERP, jako je gFM Business, jsou k tomu již navržena: Díky otevřenému základu FileMaker lze flexibilně integrovat nová pole, profily a rozhraní. To zajišťuje, že se systém může dále vyvíjet v souladu s budoucími požadavky - bez přerušení a bez nutnosti začínat od nuly.
Hospodářský význam
Elektronická fakturace je více než jen byrokratický projekt. Z dlouhodobého hlediska vytváří základ pro automatizované hodnotové řetězce, v nichž jsou objednávky, dodací listy a platby vzájemně propojeny. To, co dnes začíná fakturami, zítra povede ke komplexním datovým tokům - od objednávek až po zaúčtování.
Společnosti, které se v rané fázi zaměří na čistá a strukturovaná data, zvládnou tento přechod bez třecích ztrát. Z tohoto pohledu není elektronická fakturace zátěží, ale investicí do provozní udržitelnosti.
Shrnutí a doporučení pro opatření
Elektronická faktura zůstává. I když přechodná období a výjimky prozatím zmírňují tlak, z dlouhodobého hlediska se strukturovaným fakturačním údajům nevyhneme. Německo dalo zelenou - nyní je na firmách, aby se touto cestou vydaly podle plánu.
Co by měly společnosti udělat nyní
- Zajištění příjmuDo konce roku 2025 musí být každá společnost schopna přijímat, otevírat a archivovat elektronické faktury ve formátu XML nebo ZUGFeRD. → gFM Business Professional nabízí funkci přímého importu s archivací a přenosem položek.
- Definice formátůUjasněte si, kteří zákazníci nebo klienti vyžadují jaký formát.
→ Veřejný sektor = XRechnung, soukromí zákazníci a partneři = ZUGFeRD 2.x. - Spuštění pilotního dispečinku2026 odeslat první elektronické faktury a otestovat procesy.
→ Včasné rozpoznání chyb ještě před jejich výskytem v sériové výrobě. - Aktualizujte softwarePravidelně aktualizovat ERP a účetní systémy tak, aby podporovaly nové standardy a systémy.
- Zapojte zaměstnanceŠkolení, krátké pokyny, jasné odpovědnosti - aby se vytvořila rutina.
- Informujte partneryOtevřená komunikace se zákazníky a dodavateli předchází nedorozuměním a odmítnutím.
Co pro vás může software gFM Business ERP udělat
Společnost gFM Business Professional je na tuto novou realitu již technicky připravena. Podporuje export i import elektronických faktur, validuje datové struktury a automaticky je archivuje - včetně náhledů PDF pro soubory ZUGFeRD. Systém tak nabízí praktický most mezi starým a novým světem:
- Faktury ve formátu PDF zůstávají čitelné a všechna právně relevantní data XML jsou zachována v plném rozsahu.
- Otevřená licence umožňuje také individuální rozšíření - například pro specifická odvětví nebo mezinárodní požadavky.
- Díky tomu mohou společnosti přecházet krok za krokem, aniž by ztratily své zažité postupy.
Software gFM-Business ERP vyžaduje verzi installized. FileMaker Pro, běží v systémech Windows, macOS a iOS a lze si ji stáhnout jako nezávaznou 30denní zkušební verzi. Staženo stát se.
Konečný výhled
To, co dnes ještě vypadá jako administrativní akt, je ve skutečnosti rozhodujícím krokem k modernizaci:
Elektronická faktura vede od papíru, e-mailových příloh a duplicitního zadávání údajů k automatizovaným, ověřitelným a udržitelným procesům. Německo tento krok učinilo pozdě, ale důsledně.
Ti, kteří se jím začnou řídit včas, budou odměněni: efektivnějšími procesy, menším počtem chyb a digitálním základem, na který lze v budoucnu bez problémů mapovat daňové, oznamovací a vykazovací povinnosti. gFM Business pro to představuje pevný základ - spolehlivý, přizpůsobitelný a odolný vůči budoucnosti.
Často kladené otázky
- Kdy bude v Německu povinná elektronická fakturace?
Od 1. ledna 2025 je elektronická fakturace právně zakotvena v německých obchodních transakcích. Od tohoto data musí být podniky schopny přijímat a zpracovávat elektronické faktury. Zasílání faktur bude zpočátku dobrovolné, ale od roku 2027 se stane povinným pro větší podniky a od roku 2028 pro všechny. Do konce roku 2026 bude možné používat tradiční faktury ve formátu PDF nebo papírové faktury pouze v případě, že s tím příjemce výslovně souhlasí. - Jaký je rozdíl mezi skutečnou elektronickou fakturou a běžným dokumentem PDF?
Skutečná elektronická faktura obsahuje strojově čitelné strukturální údaje ve formátu XML, které lze automaticky přečíst. Obyčejný soubor PDF, který byl v minulosti často zasílán e-mailem, je pouze digitálním obrázkem a již nesplňuje zákonné požadavky. Zásadní je, aby faktura měla strukturu v souladu s evropskou normou EN 16931. - Které formáty jsou v Německu povoleny?
V současné době jsou povoleny dva formáty: XRechnung jako čistý formát XML a ZUGFeRD 2.x nebo Factur-X jako hybridní formát sestávající z PDF/A-3 a vloženého datového záznamu XML. Oba formáty splňují evropskou normu a jsou uznávány daňovými úřady. - Jaké jsou rozdíly mezi XRechnung a ZUGFeRD?
XRechnung je čistý datový formát a není přímo čitelný pro člověka. Je vyžadován především orgány veřejné správy, protože striktně dodržuje specifikace veřejné správy. Naproti tomu ZUGFeRD kombinuje čitelný PDF s vloženou částí XML. To umožňuje příjemci fakturu zobrazit i automaticky zpracovat, což je výhodné zejména v sektoru B2B. - Kdo musí používat jaký formát?
Pro obchodní transakce s orgány veřejné moci je předepsán pouze XRechnung. V běžném obchodním styku mezi společnostmi je možné volit mezi XRechnung a ZUGFeRD, pokud s tím oba partneři souhlasí. Pro soukromé zákazníky je i nadále přípustná klasická faktura ve formátu PDF nebo papírová faktura. - Co znamená ID směrování pro faktury XInvoices?
ID směrování je jedinečný identifikátor, který je přiřazen každé veřejné organizaci. Používá se pro interní předávání a automatické přidělování faktur v rámci správních portálů. Pokud není zadán správně, může být faktura systémem odmítnuta. gFM Business podporuje uložení tohoto směrovacího ID přímo v záznamu faktury. - Musí malé podniky vystavovat elektronické faktury?
Malé podniky podle § 19 UStG jsou zpočátku osvobozeny od povinnosti vydávat elektronické faktury, ale musí být schopny je přijímat a ukládat. Ti, kteří však přejdou na e-faktury již dnes, si ušetří námahu s pozdější adaptací a prokáží svým obchodním partnerům digitální znalosti. - Jak funguje příjem elektronických faktur v systému gFM Business?
Příchozí elektronické faktury, ať už XRechnung nebo ZUGFeRD, lze automaticky importovat do systému gFM Business. Systém rozpozná formát, importuje všechny hlavičkové údaje a položky a archivuje původní soubor. V případě faktur ZUGFeRD je navíc generován náhled ve formátu PDF, takže dokument zůstává vizuálně dohledatelný. - Podporuje gFM Business také zasílání elektronických faktur?
Od verze 8.0 lze faktury a dobropisy generovat přímo v obou formátech - tj. jako XRechnung nebo ZUGFeRD. Všechna požadovaná pole se vyplňují automaticky z existujících dat dokladu. Poté se odesílají jako obvykle e-mailem nebo exportem do souboru. - Jaké výhody má ZUGFeRD oproti XRechnung v každodenním životě?
ZUGFeRD nabízí praktickou výhodu, že příjemce okamžitě obdrží čitelné PDF, zatímco strojově čitelná data jsou vložena na pozadí. To usnadňuje kontrolu a archivaci faktur bez nutnosti používat speciální prohlížeč. Tento formát upřednostňují zejména menší firmy, protože usnadňuje přechod na digitalizaci. - Mohu si v aplikaci gFM Business přizpůsobit nebo rozšířit vlastní profily elektronické faktury?
To je ve verzi s otevřenou licencí snadno možné. Vývojáři mohou definovat další pole XML, vytvářet vlastní profily nebo integrovat rozhraní s externími portály. Systém tak zůstává dlouhodobě flexibilní a může reagovat na požadavky specifické pro dané odvětví. - Jak bezpečné jsou elektronické faktury z hlediska archivace a sledovatelnosti?
Elektronické faktury musí být archivovány způsobem odolným proti auditu, tj. musí být neměnné, úplné a vždy dohledatelné. gFM Business ukládá jak původní soubor XML, tak náhled ve formátu PDF a propojuje je s datovým záznamem dokladu. Tím je splněna zákonná povinnost poskytovat důkazy bez potřeby dalších systémů. - Jaké jsou konkrétní výhody přechodu na euro pro podniky?
Elektronická faktura šetří čas, papír a ruční práci. Zaúčtování lze automatizovat, omezují se zdroje chyb a celý proces se stává transparentnějším. Kromě toho společnosti s fungujícím prostředím elektronické fakturace již nyní plní budoucí ohlašovací povinnosti, které mají být v příštích letech zavedeny v celé Evropě. - Co je evropský projekt ViDA a proč je důležitý?
"DPH v digitálním věku" (ViDA) je iniciativa EU, jejímž cílem je digitalizace všech procesů DPH v Evropě. Cílem je, aby se elektronické faktury a přiznání k DPH v budoucnu předávaly finančním úřadům v reálném čase. Německo již pokládá základy těchto budoucích systémů prostřednictvím elektronické fakturace. - Bude v budoucnu existovat centralizovaný systém hlášení faktur?
Ano, spolkové ministerstvo financí plánuje elektronický systém hlášení, který automaticky předá každou vystavenou fakturu nebo její základní údaje finančním úřadům. Konkrétní datum spuštění zatím nebylo stanoveno, ale zavedení se považuje za jisté. Podniky, které již používají strukturované elektronické faktury, se budou moci bez většího úsilí přizpůsobit. - Jak by měly společnosti přistupovat k přechodu na euro v praxi?
Doporučuje se postupný přístup: nejprve zajistit schopnost příjmu, poté postupně zavádět dispečink a souběžně školit zaměstnance. Roky 2025 a 2026 jsou ideální pro testovací a pilotní fáze, aby byl zajištěn hladký přechod v roce 2027. gFM Business poskytuje technickou a organizační podporu pro všechny fáze tohoto přechodu. - Jakou dlouhodobou roli hraje společnost gFM Business v procesu elektronické fakturace?
gFM Business Professional mapuje celý procesní řetězec - od vytvoření, odeslání a přijetí až po archivaci. Zvládá oba formáty, lze jej rozšiřovat a zůstává stejně uživatelsky přívětivý jako dosud. To znamená, že tento software není jen krátkodobým řešením, ale platformou pro budoucí vývoj v oblasti elektronických faktur.