KOBİ'ler için elektronik faturalar: Bir bakışta XRechnung, ZUGFeRD ve ERP

Almanya e-faturayı bir gecede icat etmedi - yıllarca süren standardizasyon çalışmalarının (EN 16931), federal ve eyalet düzenlemelerinin (B2G) ve şimdi de Büyüme Fırsatları Yasası aracılığıyla günlük B2B hayatına kademeli olarak yayılmasının sonucudur. 1 Ocak 2025'ten bu yana yeni bir yasal durum uygulanıyor: "elektronik fatura" yalnızca yapılandırılmış ve makine tarafından okunabilirse e-faturadır - e-posta ile gönderilen salt PDF ekleri artık tanıma göre bir e-fatura değildir. Bu kulağa teknik gibi gelse de fatura alımından muhasebe ve arşivlemeye kadar operasyonel sonuçları vardır.

---

---

Aynı zamanda KOBİ'ler de istek ve gerçeklik arasında sıkışmış durumdadır. Şirketler, 2025'ten bu yana yeni formatları alabilmek zorundaydı, her ne kadar zorunlu sevkiyat Geçiş kuralları herkes için hemen geçerli değildir. "Ertelemeye" bel bağlayanlar, süreçlerde kırılmalar, belge kontrolünde medya kesintileri ve gereksiz yeniden çalışma riskiyle karşı karşıya kalırlar - resmi olarak yanlış belgeler durumunda vergi risklerinden bahsetmeye bile gerek yok. Klasik Alman tarzında, istisnalar ve geçişler vardır, ancak yön açıktır: yapılandırılmamış yerine yapılandırılmış, belgeler yerine veriler. Pratik açıdan bu şu anlama gelir

• B2G (federal, eyalet ve yerel makamlara) yıllardır spesifikasyon uyumlu e-faturalar (genellikle yönlendirme kimliğine sahip XRechnung) talep etmektedir.
• B2B 2027/2028'e kadar net son tarihlerle birlikte derhal alma yükümlülüğü, kademeli gönderme yükümlülüğü.
• Gibi formatlar XInvoice (saf XML) ve ZUGFeRD/Factur-X (hibrit PDF/A-3 + XML) mevcuttur; her ikisi de EN 16931'e uygundur, ancak alıcı grubuna bağlı olarak farklı talep görmektedir.

Bu nedenle baskı sadece yasal değil, aynı zamanda operasyoneldir: gelen faturalar geçerli bir şekilde içe aktarılmalı, içerik ERP/FiBu'da doğru bir şekilde rezerve edilmeli ve sadece güzel bir PDF olarak değil, XML olarak denetime dayanıklı bir şekilde arşivlenmelidir. Bu geçişi erken ve düzgün bir şekilde yapanlar, daha sonra kendilerini pahalı itfaiye işlemlerinden kurtaracaklardır.

Yasal çerçeve ve son tarihler

Yasa koyucu e-faturayı EN 16931 uyumlu, yapılandırılmış formatta bir fatura olarak tanımlıyor. Gömülü yapısal veri içermeyen klasik PDF'ler e-fatura olarak kabul edilmez. Kabul edilen formlar arasında XRechnung (saf XML) ve 2.x sürümünden itibaren ZUGFeRD/Factur-X (XML veri kaydı ile hibrit PDF/A-3) bulunmaktadır. XRechnung, B2G alanı için standarttır; B2B alanında, standarda uygun oldukları sürece her iki yaklaşıma da izin verilir.

Önemli: Vergi makamları salt okunabilirlik için görüntüleyici yardımcıları sağlar - ancak XML arşivlenmelidir, sadece XML'den oluşturulan bir PDF görünümü değil. Bu, uygulamadaki sessiz ama önemli görevlerden biridir.

Alma yükümlülüğü ve gönderme yükümlülüğü (B2B)

• 1 Ocak 2025'ten itibaren alma yükümlülüğüAlmanya'daki her şirket teknik olarak e-fatura alma ve işleme kapasitesine sahip olmalıdır. Basit bir e-posta gelen kutusu yeterli değildir; en azından bir görüntüleyici/ayrıştırıcı ve XML'in denetime dayanıklı depolanması gereklidir.
• Sevkiyat yükümlülüğü (kademeli)Yasa koyucu e-fatura düzenlenmesi için geçiş dönemleri öngörmektedir (bkz. 2.3). Bu, alıcının kabul etmesi halinde 2025/2026 yıllarında (ve belirli koşullar altında 2027 yılında) faturaların başka şekillerde gönderilebileceği anlamına geliyor. Bu durum, hedefin açık olduğu gerçeğini değiştirmiyor: Geçiş döneminin sonundan itibaren e-fatura, sevkiyat için de bir norm haline gelecek.

Geçiş dönemleri 2025, 2026, 2027 ve hedef imaj 2028

• 31.12.2026 tarihine kadar2025 ve 2026 yıllarındaki B2B satışları için, alıcının kabul etmesi koşuluyla, kağıt faturalar veya uyumlu olmayan elektronik faturalar (örn. saf PDF) gönderilmeye devam edilebilir.
• 31.12.2027 tarihine kadar2027'deki B2B cirosu için, bu seçenek yalnızca bir önceki yılın toplam cirosu ≤ 800.000 € olan şirketler için mevcut kalacaktır (alıcı onayı hala gereklidir). Daha büyük şirketler bu tarihten sonra etkin bir şekilde geçiş yapmış olmalıdır.
  Haufe.de Haberler ve Uzmanlık
• 2028'den itibarenHedef, tüm B2B şirketlerinin standart olarak e-fatura düzenlemesidir. Resmi olarak, kesin ifadeler daha sonraki BMF açıklamalarına bağlıdır, ancak sektördeki fikir birliği ve IHK kılavuzları bu yolu ana hatlarıyla belirlemektedir. Tavsiyemiz: Makbuz/ithalat ve pilot sevkiyat için 2025/2026 yıllarını kullanın, 2027 yılını ise kesin bir iç son tarih olarak belirleyin.

Küçük işletmeler hakkında not (§ 19 UStG): Bunlar düzenli olarak aktif ihraç yükümlülüğünden muaftır, ancak alma yükümlülüğünden muaf değildir. Karışık durumlarda (örneğin vergilendirme türünün değişmesi), dikkatli kontroller yapılmalıdır.

İstisnalar ve özel durumlar (B2C, vergiden muaf işlemler, B2G uzmanlıkları)

• B2CYeni B2B düzenlemesi açıkça işletmeler arası işlemleri hedefliyor. B2C için bilinen kurallar geçerlidir; e-faturalar şu anda burada yalnızca küçük bir rol oynamaktadır. (B2B/B2C karma modelleri mevcutsa pratik olarak önemlidir).
• Vergisiz satışlarKonstelasyona bağlı olarak (örneğin belirli tıbbi ve finansal hizmetler), diğer yükümlülük kombinasyonları uygulanabilir. Güvenli yol, prosedürel netliği sağlamaktır: Hangi ticari işlemler hangi yükümlülüğe tabidir ve ne zaman?
• B2G (kamu sektörüne kesilen faturalar):
  • XInvoice çekirdek standartta belirlenmiştir; alternatif olarak, EN-16931 uyumlu formatlar (örn. uygun profildeki ZUGFeRD) spesifikasyona uygunsa kabul edilir.
  • Rota Kimliği federal/eyalet/yerel makamlara kesilen faturalar için zorunlu bir bilgidir; faturayı yönetim platformlarında doğru şekilde adresler. XRechnung'da BT-10 alanındadır (alıcı referansı). Doğru yönlendirme kimliği olmadan, portallarda reddedilme riski vardır.

Şirketler 2025/2026'yı sürekli olarak alım, ithalat, doğrulama ve arşivlemeyi stabilize etmek için kullanmalı ve kademeli olarak sevkiyata geçmelidir. gFM Business gibi ERP çözümleri bu boşluğu doldurabilir: e-faturaları alma, kontrol etme, gönderme ve arşivleme - ve paralel olarak XRechnung veya ZUGFeRD/Factur-X'te uyumlu giden faturalar oluşturma. Geçiş sürecinde bu ev ödevini yaparsanız, 2027'de aceleci davranmak zorunda kalmazsınız.

Bir bakışta formatlar: XRechnung vs. ZUGFeRD

Yasa koyucu elektronik faturaların yapılandırılmış ve makine tarafından okunabilir olmasını şart koştuğundan beri, uygulayıcılar şu soruyla karşı karşıya kalmıştır: Doğru format hangisidir? Almanya'da XRechnung ve ZUGFeRD formatı (2.0 sürümünden itibaren Avrupa'da Factur-X adıyla da bilinmektedir) olmak üzere iki farklı format kullanılmaktadır. Her iki format da EN 16931 uyumludur, ancak yapı, hedef kitle ve kullanım açısından önemli farklılıklar gösterir.

XRechnung: "resmi" XML formatı

XRechnung, Avrupa çekirdek standardı EN 16931'in Almanca versiyonudur ve özellikle kamu idaresinin gereksinimleri için geliştirilmiştir. Yapısı tamamen önceden tanımlanmış alanlara ve şemalara göre kesin olarak doğrulanan XML veri kayıtlarına dayanmaktadır.
Bu nedenle, tüm zorunlu bilgileri yapılandırılmış bir biçimde içeren saf bir veri formatıdır - ancak faturanın grafiksel gösterimi yoktur. Pratikte bu şu anlama gelir

• Bir XRechnung insanlar tarafından zorlukla okunabilir. Uygun bir görüntüleyici ile veya ERP sistemi üzerinden görüntülenmelidir.
• Faturayı düzenleyen kurumdan vergi tutarlarına ve yetkililere gönderilen faturalar için belirtilmesi gereken yönlendirme kimliğine kadar tüm zorunlu bilgileri içerir.
• Doğrulama genellikle otomatik olarak gerçekleşir. Yanlış alan atamaları veya eksik XML yapıları genellikle alıcı sistem tarafından reddedilmeye yol açar ve bu da B2G sektöründe acil sonuçlar doğurur.

Bu titizlik aynı zamanda en büyük avantajıdır: doğru oluşturulmuş bir XRechnung neredeyse her zaman teknik olarak kabul edilir çünkü yoruma yer bırakmaz. Bu nedenle, resmi makamlarla düzenli temas halinde olan şirketler için başka bir alternatif yoktur.
Aynı zamanda, özel yazılımı olmayan küçük işletmeler için çok uygun değildir, çünkü insanlar bir PDF gösterimi almazlar. İşte tam da bu noktada alternatif ZUGFeRD formatı devreye giriyor.

ZUGFeRD / Factur-X: hibrit yaklaşım

ZUGFeRD formatı (Alman Elektronik Faturalama Forumu Merkezi Kullanıcı Kılavuzu) başlangıçta pratik bir hibrit format oluşturmak için dernekler, bakanlıklar ve işletmeler tarafından geliştirilmiştir: makine tarafından okunabilir bir XML faturanın gömülü olduğu bir PDF/A-3 dosyası. ZUGFeRD böylece iki dünyayı birleştirmektedir:

• muhasebe, arşivleme veya yazdırma için uygun, görsel olarak okunabilir bir PDF faturası,
• ve aynı zamanda ERP sistemleri tarafından otomatik olarak işlenebilen yapılandırılmış bir XML dosyası.

ZUGFeRD, 2.1.1 sürümünden itibaren EN 16931 Avrupa standardını tam olarak karşılamaktadır. Aynı konsept Factur-X adı altında yurtdışında da kullanılmaktadır - formatlar teknik olarak aynıdır.

Şirketler için avantajlar:

• Tek bir belge yeterlidir: Alıcı faturayı görüntüleyebilir ve otomatik olarak tarayabilir.
• Mevcut süreçler (örn. PDF arşivleme, e-posta gönderimi) kullanılmaya devam edilebilir.
• Bu format özellikle her iki tarafın da yüksek otomasyonlu sistemler kullanmadığı B2B ilişkiler için uygundur.

Dezavantajlar:

• Yapı daha karmaşıktır; geliştiriciler hem PDF yerleştirmeyi hem de XML'i doğru bir şekilde uygulamalıdır.
• Dosya boyutu daha büyüktür, bu da toplu postalamada rol oynayabilir.

ZUGFeRD için profiller ve varyantlar

ZUGFeRD, bilgi kapsamını tanımlayan çeşitli profiller tanımaktadır. Bunlar özellikle yeni yükümlülükle ilgilidir:

• EN 16931 profiltam standart uygunluk, standart B2B trafiği için önerilir.
• XInvoice profiliKamu yetkilileriyle uyumlu kalmak için özellikle kamu müşterileri için varyant.
• Genişletilmiş profiltaşıma veya proje verileri gibi sektöre özgü gereksinimler için ek alanlar içerir.

Bu, ZUGFeRD'nin küçük işletmelerden endüstriyel gruplara kadar ilgili ortama çok hassas bir şekilde özelleştirilebileceği anlamına gelir. En önemli kural şudur: süreçler ne kadar basit olursa profil de o kadar yalın olur. Her iki format da uzun vadede birlikte var olacaktır. Bununla birlikte, gFM Business gibi ERP sistemlerinin her ikisini de idare edebilmesine yönelik açık bir eğilim vardır - resmi alan için XRechnung, günlük işler için ZUGFeRD.

2025'ten itibaren e-faturalama: fırsatlar ve finansman seçenekleri - Webinar IHK Chemnitz

Kim hangi formatı kullanıyor? - Kullanım durumları ve senaryolar

Formatların ne kadar farklı olduğu anlaşıldıktan sonra pratik soru ortaya çıkıyor: Hangi format ne zaman kullanılmalı? İşte bu noktada Alman gerçekliği devreye giriyor: kamu sektöründe net kurallar, günlük iş hayatında artan bir çeşitlilik.

Kamu müşterileri (B2G)

Federal, eyalet ve yerel makamlarla yapılan ticari işlemlerde kural istisnasız olarak geçerlidir: XRechnung zorunludur. Kamu kurumlarına gönderilen tüm elektronik faturalar ya doğrudan XRechnung olarak ya da eşdeğer, EN 16931 uyumlu bir XML formatında iletilmelidir. Karakteristik özellikler şunlardır

• zorunlu Rota Kimliğifaturanın dahili olarak tahsis edildiği yer,
• tanımlanmış Gönderim portalları (örneğin ZRE veya OZG-RE) eyalet veya federal düzeyde,
• katı Program kontrolleri yükleme sırasında - küçük XML sapmaları bile reddedilmeye neden olur.

Dolayısıyla, düzenli olarak kamu kurumları için çalışan herkes XRechnung'dan kaçınamayacaktır. Bu ortamda ZUGFeRD kullanımı, portalın açıkça izin vermesi koşuluyla, en iyi ihtimalle XRechnung profiline sahip teknik bir varyant olarak düşünülebilir.

Şirketler arası klasik B2B trafiği

B2B sektöründe şirketler daha fazla tasarım özgürlüğüne sahiptir. ZUGFeRD / Factur-X kullanımı burada açıkça baskındır çünkü format iki belirleyici avantaj sunmaktadır:

• Görsel olarak tanıdık kalır - fatura eskisi gibi görünür, ancak otomatik olarak daha fazla işlenebilir.
• Alıcı, sistemi henüz XML işlemeyi desteklemiyor olsa bile faturayı okuyabilir.

Bu model özellikle şu alanlarda popülerdir:

• sanayi ve imalat sektörü,
• Ticaret ve hizmet şirketleri,
• PDF gönderimi ile çalışan zanaat ve orta ölçekli işletmeler.

Birçok şirket de ZUGFeRD'yi bir geçiş çözümü olarak kullanıyor: tüm muhasebe sistemlerini yeniden düzenlemek zorunda kalmadan yeni gereklilikleri zaten yerine getiriyorlar. Bu, tipik olarak Almanlara özgü pragmatik bir yaklaşımdır - denenmiş ve test edilmiş süreçlere güvenirsiniz ve bunları sıfırdan yeniden icat etmek yerine kademeli olarak uyarlarsınız.

Karma senaryolar ve büyük şirketler

Büyük şirketler ve platform sağlayıcıları genellikle her iki formatı da paralel olarak destekler. Bunun nedeni basittir: yetkililer, tedarikçiler ve uluslararası ortaklarla aynı anda iletişim kurmaları gerekir. Buna göre, ERP'de bir format mantığı kurarlar:

• B2G Ortağı → XInvoice
• B2B iş ortağı → ZUGFeRD (EN 16931)
• Yabancı ortak → Factur-X (Fransızca veya AB varyantı)

Bu karma ortamlar için ERP sisteminin (gFM Business Professional gibi) her bir iş ortağı veya müşteri için uygun formatı otomatik olarak seçmesi çok önemlidir. Bu, manuel hataları önler ve yasal olarak uyumlu süreçler sağlar.

Küçük işletmeler ve serbest meslek sahipleri

Küçük işletmeler için şu geçerlidir: e-fatura alabilmeleri gerekir, ancak henüz bunları kendileri oluşturmak zorunda değildirler. İşte bu noktada ZUGFeRD işe başlamayı kolaylaştırabilir - yeni süreçler gerektirmez ve mevcut PDF iş akışlarıyla birleştirilebilir. Bir başka avantaj: Henüz bir e-fatura sistemine sahip olmayan alıcılar dosyayı normal bir PDF olarak açabilir. Ancak, zaten dijital olarak çalışanlar XML verilerini otomatik olarak okuyabilir. Bu da eski ve yeni dünyalar arasında herhangi bir sürtüşme olmadığı anlamına geliyor.

Sınır ötesi faturalar ve AB bağlamı

"Dijital Çağda KDV" (ViDA) konusu Avrupa Birliği'nde ivme kazanıyor. Amaç, tüm üye ülkelerde tek tip raporlama ve e-fatura standartları oluşturmak. İşte bu noktada EN 16931 standardının avantajı devreye giriyor: Hem XRechnung hem de ZUGFeRD/Factur-X bu standardı temel alıyor ve bu nedenle AB genelinde uyumlu. Bugün uyumluluk içinde çalışanlar yarın yeni bir gelişmeyle karşı karşıya kalmayacaklar - öngörülü eylemin uzun vadede nasıl işe yaradığının klasik bir örneği.

gFM Business ile uygulamada e-fatura

Birçok şirket şu anda hala uygulanabilir çözümler ararken gFM Business Professional zaten teknik olarak hazırlanmıştır. Yazılım, 8.0 sürümünden bu yana hem ZUGFeRD hem de XRechnung formatlarını desteklemektedir - faturalar ve alacak notları için uygulamada bulunan tüm alanlar dahil. Bu, elektronik faturanın oluşturulması ve gönderilmesinden alınmasına ve arşivlenmesine kadar uzanan uçtan uca bir iş akışı sağlar.

Yapılandırılmış faturaların oluşturulması ve gönderilmesi

gFM Business'ta e-faturalar doğrudan faturadan oluşturulabilir. Faturanın ZUGFeRD veya XRechnung formatında düzenlenip düzenlenmeyeceğini her müşteri veya tedarikçi için ayrı ayrı tanımlayabilirsiniz. EN 16931 uyarınca tüm zorunlu alanlar otomatik olarak belgedeki mevcut verilerle doldurulur - aşağıdakiler dahil

• Fatura numarası, tarih, tutarlar, vergi detayları, IBAN
• Performans dönemi, ödeme süresi, kullanım amacı
• Alıcı kimliği veya yönlendirme kimliği (yetkililer için)
• Ürün numaraları, miktarları ve fiyatları olan ürünler

Oluşturulan dosya ilgili tüm XML yapılarını içerir ve seçilen formata bağlı olarak XRechnung (XML) veya ZUGFeRD dosyası (gömülü XML ile PDF/A-3) olarak kaydedilir. ZUGFeRD faturaları için, alıcının faturayı görsel olarak kontrol edebilmesi veya yazdırabilmesi için bir PDF önizlemesi de entegre edilmiştir. Bu, süreci aynı anda hem tanıdık hem de yasal olarak uyumlu tutar - insanlar için zar zor okunabilir olan saf XML dosyalarına göre belirleyici bir avantaj.

Gelen faturaların alınması ve içeri aktarılması

E-faturaların alınması da en az gönderilmesi kadar önemlidir. gFM Business hem XRechnungen hem de ZUGFeRD dosyalarını otomatik olarak içe aktarabilir. Sistem içe aktarma sırasında dosya formatını tanır, gömülü XML verilerini okur ve fatura makbuzunda eksiksiz bir belge oluşturur. Bu süreçte:

• tüm başlık verileri (gönderen, tarih, tutar, vergi oranı) aktarılır,
• tüm kalem satırları otomatik olarak okunur ve belgeye atanır,
• orijinal dosya (XML veya PDF) arşivlenir,
• ZUGFeRD faturaları için bir PDF önizlemesi de kaydedilir,
• ve belge her zamanki gibi dahili belge numarasını alır ve manuel olarak gönderilebilir veya eklenebilir.

Bu, gFM Business'ta gelen elektronik faturaların diğer belgelerle aynı şekilde ele alındığı anlamına gelir: denetime dayanıklı bir şekilde arşivlenir, izlenebilir ve herhangi bir zamanda geri alınabilir. İsteyen herkes belgeleri manuel olarak girmeye devam edebilir, ancak yapılandırılmış faturaları tamamen otomatik olarak işleme seçeneğine sahiptir.

Uygulamada, bu sadece yazım hatalarını ve çabayı azaltmakla kalmaz, aynı zamanda otomatik muhasebe için temiz bir temel oluşturur - özellikle faturalar arayüzler aracılığıyla vergi danışmanlarına veya DATEV'e ihraç edildiğinde.

Claris FileMaker ile açık lisansta uyarlanabilirlik

gFM Business'ın en büyük avantajlarından biri açık olmasıdır. Açık lisanslı sürümde, geliştiriciler veya deneyimli kullanıcılar örneğin kendi uyarlamalarını yapabilirler:

• sektöre özgü veriler için ek XML alanları,
• Alternatif e-fatura profilleri için uzantılar,
• kendi arayüzleri veya web hizmeti bağlantıları,
• Belirli alıcı sistemleri için doğrulama mantıkları.

Bu, sistemin daha karmaşık veya uluslararası gereksinimler için de genişletilebileceği anlamına gelir. Bu esneklik, özellikle karışık alıcı gruplarına sahip şirketler için - yani aynı anda hem kamu müşterileri, hem endüstri hem de KOBİ'ler - gerçek bir rekabet avantajı sunmaktadır.

Pratik, geleceğe dönük bir yol

gFM Business Professional ile, tüm yasal gereklilikleri yerine getiren ve kullanımı kolay olan tam entegre bir e-fatura çözümü bugün zaten mevcut. Yeni yazılım adalarına veya karmaşık ek programlara ihtiyaç duymadan mevcut süreçlere sorunsuz bir şekilde uyum sağlar.
Değişimi erkenden ele alanlar, 2027/2028'de herkes için yasal zorunluluk yürürlüğe girmeden önce, 2025 ve 2026'yı süreçleri sağlamlaştırmak ve rutinleri geliştirmek için kullanabilirler. gFM Business bunun teknik temelini oluşturur: açık, anlaşılır ve pratik.

Değişim için strateji: prosedür ve öneriler

E-fatura uygulaması tek bir BT projesi değil, kademeli bir süreç değişimidir. Tüm Alman dijitalleşme girişimlerinde olduğu gibi, teknoloji işin sadece yarısıdır - belirleyici faktör süreçlerin, çalışanların ve ortakların sürece dahil olmasıdır. Yapılandırılmış bir yaklaşım gereksiz telaş ve maliyetleri önler.

Aşama 1 - Analiz ve hazırlık (2025)

İlk olarak, her şirket kontrol etmelidir:

• Hangi Ortak (müşteriler, tedarikçiler, yetkililer) halihazırda e-fatura talep ediyor mu?
• Hangi Formatlar orada gerekli mi (XRechnung, ZUGFeRD)?
• Eğer kendi yazılımınız - özellikle ERP ve muhasebe - teknik olarak bu formatları alabilecek kapasitede mi?

Bu ilk aşamada, kullanılan ERP yazılımının en son sürüme güncellenmesi ve yapılandırılmış faturaların alınmasının aktif olarak test edilmesi ve her şeyin ERP yazılımı ile çalışıp çalışmadığının kontrol edilmesi tavsiye edilir. mevcut süreçler uyumludur. Gelen ZUGFeRD veya XRechnung faturaları içe aktarılabilir, kontrol edilebilir ve arşivlenebilir. Bu, yeni veri türleriyle başa çıkma konusunda erken deneyim sağlar.

Aşama 2 - Pilot operasyon ve paralel operasyon (2026)

İkinci adımda, e-faturaların pilot gönderimi başlayabilir - başlangıçta seçilen müşterilere veya tedarikçilere. Bu yaklaşımın avantajı şudur:

• teknik arayüzler test edilir,
• çalışanlar ihracat ve nakliye konularında rutin kazanırlar,
• ve herhangi bir doğrulama hatası erken bir aşamada fark edilir.

Bu geçiş döneminde, alıcının kabul etmesi koşuluyla klasik PDF'ler gönderilmeye devam edilebilir. Her iki sistemin paralel olarak çalıştırılması tavsiye edilir - bu güvenlik ve karşılaştırılabilirlik sağlar.

Aşama 3 - tam geçiş (2027'den itibaren)

E-fatura, 2027 yılından itibaren büyük şirketler için fiilen zorunlu olacak. En geç o zamana kadar sevkiyatın tamamen yapılandırılmış formatlara dönüştürülmüş olması gerekiyor. O zamana kadar hedef şudur:

• tüm iş ortaklarına bir format atanmıştır,
• tüm belgeler makinede okunabilir biçimde oluşturulabilir ve alınabilir,
• ve iç süreçler (muhasebe, arşivleme, ihracat) istikrarlıdır.

Burada gFM Business, her ortak için doğru formatı otomatik olarak seçme seçeneği sunar - örneğin kamu müşterileri için XRechnung ve özel müşteriler veya diğer şirketler için ZUGFeRD. Bu, alıcı grubundan bağımsız olarak sürecin standartlaştırılmasını sağlar.

Eğitim ve iletişim

Genellikle göz ardı edilen bir husus da kurum içi iletişimdir. Çalışanlar değişimin neden gerçekleştiğini ve daha az hata, otomatik rezervasyonlar ve daha kısa işlem süreleri gibi ne gibi faydalar sağlayacağını anlamalıdır.

Her iki tarafın da aynı teknik dili konuşabilmesi için dış ortaklar (tedarikçiler, müşteriler) da erken bir aşamada bilgilendirilmelidir.
Kısa bir bilgilendirme mektubu veya e-posta imzasına bir ekleme ("Şirketimiz artık elektronik faturaları ZUGFeRD ve XRechnung formatında işlemektedir") karışıklığı önlemek için genellikle yeterlidir.

Yedek planlar ve kalite güvencesi

Mükemmel hazırlık yapılsa bile, eksik XML dosyaları veya farklı alan tanımları gibi teknik hatalar meydana gelebilir.
Bu nedenle geçiş aşaması için geri dönüş mekanizmalarını muhafaza etmek mantıklıdır:

• makbuzların manuel olarak girilmesi,
• Metin tanıma ile PDF üzerinden içe aktarma,
• veya yapılandırılmış veri alışverişi mümkün değilse e-posta yoluyla alışveriş.

Ancak uzun vadede tüm süreçler yapılandırılmış bir veritabanı üzerinde çalışmalıdır. XML dosyalarının doğrulanması ile düzenli test çalışmaları veri kalitesini sağlar - otomatik rezervasyonlar devreye girer girmez bu çaba kat kat karşılığını verir.

E-fatura bir moda sözcük değil, ticari süreçlerin dijitalleştirilmesinde bir sonraki mantıklı adımdır. Bugün başlayanlar, temiz, otomatik süreçlerin ve muhasebede uzun vadeli rahatlamanın temellerini atıyor. Bu, yasal bir zorunluluğu rekabet avantajına dönüştürüyor: Kağıt, zaman ve hatalardan tasarruf sağlayan işleyen, izlenebilir bir süreç - hepsi de sağlam bir Alman KOBİ sektörünün ruhuna uygun.

E-fatura uygulamasına geçmek aynı zamanda süreçleri yeniden düşünmek anlamına gelir

ZUGFeRD, XRechnung & Co.'ya geçiş genellikle teknik bir projeden daha fazlasıdır - şirketteki temel süreçleri etkiler: Satın alma, muhasebe, onaylar, arşivleme. Birçok şirket, uygulamaya geçiş sırasında yerleşik yapıların artık uygulanabilir olmadığını fark eder.

As Sistemik yönetim danışmanı Bu nedenle sadece yazılım özelleştirmesi ile değil, aynı zamanda yapısal analiz ile de destek veriyorum: Bilgi akışı nerede duruyor? Hangi roller açıkça tanımlanmamış? İşler nerede tekrarlanıyor?

E-faturayı gerçekten doğru bir şekilde uygulamak istiyorsanız, şirketin bütünsel bir görünümünden kaçınamazsınız.

---

Günlük yaşamda dijitalleşmeye ilişkin güncel araştırma

---

Görünüm ve gelecek: e-fatura yolculuğu nereye gidiyor

Elektronik faturalama uygulaması, daha kapsamlı bir gelişmenin sadece başlangıcına işaret ediyor. Almanya böylece uzun vadede sadece fatura verilerinin değişiminin çok ötesine geçecek bir Avrupa trendini takip ediyor. Bir sonraki büyük adım "ViDA" olarak adlandırılıyor - Dijital Çağda KDV, yani AB genelinde KDV süreçlerinin dijitalleştirilmesi.

AB ViDA girişimi - kutunun dışında düşünmek

ile ViDA (Dijital Çağda KDV) Avrupa Komisyonu, AB genelinde tüm KDV süreçlerinin dijital ortamda ve neredeyse gerçek zamanlı olarak yürütülmesini hedefliyor. Plan, KDV dolandırıcılığını önlemek, kontrolleri iyileştirmek ve vergi tahsilatını hızlandırmak için gelecekte tüm üye devletlerin standartlaştırılmış elektronik fatura formatları ve raporlama sistemleri kullanmasıdır. Somut olarak bu şu anlama geliyor

• E-faturalar şunları içermelidir AB genelinde zorunlu sadece B2G için değil, aynı zamanda B2B işlemleri için de.
• Vergi makamlarına sunulan raporlar Otomatik doğrudan faturanın gönderilmesi veya alınması üzerine.
• Özel ulusal güzergahlar (XRechnung ve ZUGFeRD arasındaki önceki Alman ayrımı gibi) orta vadede standartlaştırılacaktır.

Bu yönetmelikler henüz hazırlık aşamasında olsa bile, bugün EN 16931'e göre çalışan herkesin yaklaşan AB sisteminin temel gereksinimlerini zaten karşıladığı açıktır. Bu açıkça her iki format için de geçerlidir - XRechnung ve ZUGFeRD 2.x / Factur-X. Bu da Almanya'yı bir kez olsun gelişim eğrisinin sonunda değil, Avrupa'nın ortasında konumlandırıyor.

Gerçek zamanlı raporlama ve raporlama yükümlülükleri

E-faturaya paralel olarak Federal Maliye Bakanlığı merkezi bir elektronik raporlama sistemi için konseptler üzerinde çalışıyor. Gelecekte bu sistem, düzenlenen her faturayı veya temel verilerini neredeyse gerçek zamanlı olarak vergi makamlarına iletecek. Fransa, İtalya ve Polonya'da, genellikle zorunlu e-faturalarla birlikte bu tür sistemler zaten mevcut. Şirketler için bu şu anlama geliyor

• Her işlem dijital olarak raporlandığından, fatura gönderimi vergi amaçları için daha şeffaf hale gelir.
• Gelecekte, ERP sistemleri yalnızca fatura oluşturabilmeli değil, aynı zamanda raporlama verilerini de sağlayabilmeli veya aktarabilmelidir.
• Veri güvenliği, doğrulama ve arşivleme için yeni gereklilikler vardır.

Almanya'nın bu raporlama yükümlülüğünü ne zaman uygulamaya koyacağı henüz belli değil. Uzmanlar bunun en erken 2030 yılına kadar zorunlu hale gelmesini beklemiyor. Bununla birlikte, şirketler yazılımlarının yapılandırılmış, makine tarafından okunabilir ve denetime dayanıklı olmasını şimdiden sağlamalıdır. Bu temelleri atanlar, gelecekteki raporlama yükümlülüklerinde de çok az sorun yaşayacaklardır.

Teknolojik gelişim

E-fatura da teknik olarak büyümeye devam edecektir. Bu beklenen bir durumdur:

• Genişletilmiş profiller sektöre özgü veriler için (örn. ulaştırma, enerji, inşaat).
• Otomatik doğrulama araçlarıFaturaları oluşturulur oluşturulmaz kontrol edin.
• Entegrasyonu Yapay zeka tabanlı denetim mekanizmalarıinandırıcılık hatalarını erken bir aşamada fark etmek.
• Dijital imzalar ve blok zinciri-özgünlüğü ve değişmezliği garanti altına alma süreci.

gFM Business gibi ERP çözümleri zaten bunun için tasarlanmıştır: Açık FileMaker temeli sayesinde yeni alanlar, profiller ve arayüzler esnek bir şekilde entegre edilebilir. Bu, sistemin gelecekteki gereksinimler doğrultusunda gelişmeye devam edebilmesini sağlar - kesinti olmadan ve sıfırdan başlamadan.

Ekonomik önemi

E-fatura bürokratik bir projeden çok daha fazlasıdır. Uzun vadede, siparişlerin, irsaliyelerin ve ödemelerin birbiriyle bağlantılı olduğu otomatikleştirilmiş değer zincirlerinin temelini oluşturur. Bugün faturalarla başlayan süreç, yarın siparişten gönderime kadar uçtan uca veri akışlarına yol açacaktır.

Erken aşamada temiz, yapılandırılmış veriye odaklanan şirketler bu geçişi herhangi bir sürtünme kaybı olmadan yönetecektir. Bu açıdan bakıldığında e-fatura bir yük değil, operasyonel sürdürülebilirliğe yapılan bir yatırımdır.

Özet ve eylem önerileri

Elektronik fatura kalıcıdır. Geçiş dönemleri ve muafiyetler şimdilik baskıyı hafifletse de uzun vadede yapılandırılmış fatura verilerinden kaçış yok. Almanya önünü açtı - şimdi bu yolu plana göre takip etmek şirketlerin elinde.

Şirketler şimdi ne yapmalı

• Resepsiyonu sağlayın2025 yılının sonuna kadar her şirket XML veya ZUGFeRD formatında e-faturaları alabilmeli, açabilmeli ve arşivleyebilmelidir. → gFM Business Professional, arşivleme ve kalem aktarımı ile doğrudan içe aktarma işlevini sunar.
• Formatları tanımlayınHangi müşteri veya müşterilerin hangi formata ihtiyaç duyduğunu netleştirin.
  → Kamu sektörü = XRechnung, özel müşteriler ve ortaklar = ZUGFeRD 2.x.
• Pilot sevkiyatını başlatın2026 yılında ilk e-faturaların gönderilmesi ve süreçlerin test edilmesi.
  → Hataları seri üretimde ortaya çıkmadan önce erkenden tanıyın.
• Yazılımı güncel tutunYeni standartları ve planları desteklemek için ERP ve muhasebe sistemlerini düzenli olarak güncelleyin.
• Çalışanları dahil edinEğitim, kısa yönergeler, net sorumluluklar - böylece rutin gelişir.
• Ortakları bilgilendirinMüşteriler ve tedarikçilerle açık iletişim, yanlış anlamaları ve reddedilmeleri önler.

gFM Business ERP yazılımının sizin için yapabilecekleri

gFM Business Professional bu yeni gerçekliğe teknik olarak zaten hazır. E-faturaların hem ihracatını hem de ithalatını destekler, veri yapılarını doğrular ve ZUGFeRD dosyaları için PDF önizlemeleri de dahil olmak üzere bunları otomatik olarak arşivler. Sistem böylece eski ve yeni dünyalar arasında pratik bir köprü sunuyor:

• PDF faturalar okunabilir kalırken, yasal olarak ilgili tüm XML verileri eksiksiz olarak korunur.
• Açık lisans, örneğin belirli sektörler veya uluslararası gereksinimler için bireysel genişletmelere de olanak tanır.
• Bu, şirketlerin alışkın oldukları süreçleri kaybetmeden adım adım geçiş yapmalarına olanak tanır.

gFM-Business ERP yazılımı, installised sürümünü gerektirir FileMaker ProWindows, macOS ve iOS üzerinde çalışır ve herhangi bir yükümlülük altına girmeden 30 günlük deneme sürümü olarak indirilebilir. İndirildi ol.

Nihai görünüm

Bugün hala idari bir eylem gibi görünen şey aslında modernleşme yolunda atılmış kararlı bir adımdır:

E-fatura, kağıt, e-posta ekleri ve mükerrer veri girişinden uzaklaşarak otomatik, doğrulanabilir ve sürdürülebilir süreçlere doğru yol almaktadır. Almanya bu adımı geç ama tutarlı bir şekilde atmıştır.

Bunu erkenden uygulayanlar ödüllendirilecektir: daha verimli süreçler, daha az hata ve gelecekte vergi, bildirim ve raporlama yükümlülüklerinin sorunsuz bir şekilde eşleştirilebileceği dijital bir temel. gFM Business bunun için sağlam bir temel sağlar - güvenilir, özelleştirilebilir ve geleceğe dönük.

---

---

Sıkça sorulan sorular

1. Almanya'da elektronik faturalama ne zaman zorunlu olacak?
   1 Ocak 2025'ten bu yana elektronik faturalama Alman ticari işlemlerinde yasal olarak yer almaktadır. Bu tarihten itibaren şirketler e-fatura alabilmeli ve işleyebilmelidir. Faturaların gönderilmesi başlangıçta gönüllü olacak, ancak 2027'den itibaren büyük şirketler için ve 2028'den itibaren herkes için zorunlu hale gelecektir. 2026 yılının sonuna kadar, geleneksel PDF veya kağıt faturalar yalnızca alıcının bunu açıkça kabul etmesi halinde kullanılabilecek.
2. Gerçek bir e-fatura ile normal bir PDF belgesi arasındaki fark nedir?
   Gerçek bir e-fatura, otomatik olarak okunabilen XML formatında makine tarafından okunabilir yapısal veriler içerir. Geçmişte genellikle e-posta ile gönderilen normal bir PDF yalnızca dijital bir görüntüdür ve artık yasal gereklilikleri karşılamamaktadır. Faturanın Avrupa standardı EN 16931'e uygun olarak yapılandırılmış olması çok önemlidir.
3. Almanya'da hangi formatlara izin verilmektedir?
   Şu anda iki format yetkilendirilmiştir: Saf XML formatı olarak XRechnung ve PDF/A-3 ve gömülü XML veri kaydından oluşan hibrit bir format olarak ZUGFeRD 2.x veya Factur-X. Her iki format da Avrupa standardını karşılamaktadır ve vergi makamları tarafından tanınmaktadır.
4. XRechnung ve ZUGFeRD arasındaki farklar nelerdir?
   XRechnung saf bir veri formatıdır ve insanlar tarafından doğrudan okunamaz. Kamu idaresinin şartnamelerine sıkı sıkıya bağlı olduğu için öncelikle kamu makamları tarafından talep edilmektedir. Öte yandan ZUGFeRD, okunabilir bir PDF ile gömülü bir XML bölümünü birleştirir. Bu, alıcının faturayı hem görüntülemesine hem de otomatik olarak işlemesine olanak tanır, bu da özellikle B2B sektöründe avantajlıdır.
5. Kim hangi formatı kullanmak zorunda?
   Kamu makamları ile yapılan ticari işlemlerde sadece XRechnung öngörülmüştür. Şirketler arasındaki günlük işlerde, her iki ortağın da kabul etmesi koşuluyla, XRechnung ve ZUGFeRD arasında serbest seçim yapılabilir. Özel müşteriler için klasik PDF veya kağıt fatura kullanılabilir.
6. XInvoices için yönlendirme kimliği ne anlama geliyor?
   Yönlendirme kimliği, her kamu kuruluşuna atanan benzersiz bir tanımlayıcıdır. Dahili yönlendirme ve faturanın yönetim portalları içinde otomatik olarak tahsis edilmesi için kullanılır. Doğru girilmezse, fatura sistem tarafından reddedilebilir. gFM Business, bu yönlendirme kimliğinin doğrudan fatura kaydında saklanmasını destekler.
7. Küçük işletmeler e-fatura düzenlemek zorunda mı?
   UStG Madde 19 kapsamındaki küçük işletmeler başlangıçta e-fatura düzenleme yükümlülüğünden muaftır, ancak bunları alabilmeleri ve kaydedebilmeleri gerekir. Ancak bugün e-faturaya geçenler daha sonra uyum sağlama zahmetinden kurtulacak ve iş ortaklarına dijital uzmanlıklarını göstermiş olacaklar.
8. gFM Business'ta e-faturaların alınması nasıl gerçekleşir?
   Gelen e-faturalar, ister XRechnung ister ZUGFeRD olsun, otomatik olarak gFM Business'a aktarılabilir. Sistem formatı tanır, tüm başlık verilerini ve kalemleri içe aktarır ve orijinal dosyayı arşivler. ZUGFeRD faturaları için bir PDF önizlemesi de oluşturulur, böylece belge görsel olarak izlenebilir kalır.
9. gFM Business e-fatura gönderimini de destekliyor mu?
   8.0 sürümünden itibaren, faturalar ve alacak notları doğrudan her iki formatta da oluşturulabilir - yani XRechnung veya ZUGFeRD olarak. Gerekli tüm alanlar mevcut belge verilerinden otomatik olarak doldurulur. Daha sonra her zamanki gibi e-posta veya dosya dışa aktarma yoluyla gönderilirler.
10. ZUGFeRD'nin günlük hayatta XRechnung'a göre ne gibi avantajları var?
    ZUGFeRD, makine tarafından okunabilir veriler arka planda gömülürken, alıcının hemen okunabilir bir PDF alması gibi pratik bir avantaj sunar. Bu sayede özel bir görüntüleyiciye ihtiyaç duymadan faturaları kontrol etmek ve arşivlemek kolaylaşıyor. Özellikle küçük şirketler, dijitalleşmeye geçişi kolaylaştırdığı için bu formatı tercih etmektedir.
11. gFM Business'ta kendi e-fatura profillerimi özelleştirebilir veya genişletebilir miyim?
    Açık lisanslı versiyonda bu kolayca mümkündür. Geliştiriciler ek XML alanları tanımlayabilir, kendi profillerini oluşturabilir veya harici portallara arayüzler entegre edebilir. Bu, sistemin uzun vadede esnek kalması ve sektöre özgü gereksinimlere yanıt verebilmesi anlamına gelir.
12. Elektronik faturalar arşivleme ve izlenebilirlik açısından ne kadar güvenli?
    E-faturalar denetime dayanıklı bir şekilde arşivlenmelidir, yani değiştirilemez, eksiksiz ve her zaman izlenebilir olmalıdır. gFM Business hem orijinal XML dosyasını hem de PDF önizlemesini kaydeder ve bunları belge veri kaydına bağlar. Bu, ek sistemlere ihtiyaç duymadan kanıt sağlamaya yönelik yasal yükümlülüğü yerine getirir.
13. Şirketler için değişimin özel avantajları nelerdir?
    Elektronik fatura zamandan, kağıttan ve manuel iş adımlarından tasarruf sağlar. Gönderimler otomatikleştirilebilir, hata kaynakları azaltılır ve tüm süreç daha şeffaf hale gelir. Buna ek olarak, işleyen bir e-fatura ortamına sahip şirketler, önümüzdeki yıllarda Avrupa genelinde getirilecek olan raporlama yükümlülüklerini şimdiden yerine getirmektedir.
14. Avrupa "ViDA" projesi nedir ve neden önemlidir?
    "Dijital Çağda KDV" (ViDA), Avrupa'daki tüm KDV süreçlerini dijitalleştirmeyi amaçlayan bir AB girişimidir. Amaç, gelecekte e-faturaların ve KDV iadelerinin vergi makamlarına gerçek zamanlı olarak iletilmesi. Almanya, e-fatura ile gelecekteki bu sistemlerin temellerini şimdiden atıyor.
15. Gelecekte faturalar için merkezi bir raporlama sistemi olacak mı?
    Evet, Federal Maliye Bakanlığı, düzenlenen her faturayı veya temel verilerini otomatik olarak vergi makamlarına ileten bir elektronik raporlama sistemi planlıyor. Henüz belirli bir başlangıç tarihi belirlenmedi, ancak uygulamaya geçilmesine kesin gözüyle bakılıyor. Halihazırda yapılandırılmış e-fatura kullanan şirketler buna fazla çaba sarf etmeden uyum sağlayabilecek.
16. Şirketler değişim sürecine pratikte nasıl yaklaşmalıdır?
    Aşamalı bir yaklaşım önerilmektedir: önce alım kapasitesini sağlayın, ardından kademeli olarak sevkiyatı başlatın ve çalışanları paralel olarak eğitin. 2025 ve 2026 yılları, 2027'de sorunsuz bir geçiş sağlamak için test ve pilot aşamaları için idealdir. gFM Business, bu değişimin tüm aşamaları için teknik ve organizasyonel destek sağlar.
17. gFM Business e-fatura sürecinde uzun vadede nasıl bir rol oynuyor?
    gFM Business Professional, oluşturma, gönderme ve teslim almadan arşivlemeye kadar tüm süreç zincirini haritalandırır. Her iki formatı da işleyebilir, genişletilebilir ve her zamanki gibi kullanıcı dostu kalır. Bu, yazılımın sadece kısa vadeli bir çözüm değil, elektronik faturalarla ilgili gelecekteki tüm gelişmeler için geleceğe dönük bir platform olduğu anlamına gelir.