V mnoha firmách to probíhá vždy podle stejného schématu: v určitém okamžiku si vedení uvědomí, že "něco už nefunguje hladce". Možná se procesy staly příliš pomalými, hromadí se chyby nebo společnost stále více ztrácí přehled o číslech, zákaznících či interních procesech. Ozve se volání po novém softwarovém řešení - nejlépe moderním, výkonném softwaru ERP, který "umí všechno". Zde však často začíná fatální omyl.
Nový software bez nového myšlení? Drahá chyba.
Mnoho společností se domnívá, že jejich problémy lze vyřešit pouze novým softwarem. Skutečnost, že moderní Řešení ERP je takříkajíc "koště se zlatými štětinami", kterým se jednou zamete a pak je vše v pořádku. To je však mylná představa - nebezpečná a zároveň drahá.
Koneckonců, software může být jen tak dobrý, jak dobře rozumí procesům, které má mapovat. Pokud interní procesy neznáte, nekontrolujete je nebo jste jim nikdy pořádně nerozuměli, je i ten nejlepší software jen digitální kopií starých špatných návyků.
Pokud procesům nerozumíte, nemůžete je optimalizovat.
Často chybí hluboké porozumění vlastním provozním procesům společnosti:
- Jak věci fungují - doopravdy?
- Které kroky jsou nezbytné - a které se historicky rozšířily, ale jsou zbytečné?
- Kde vznikají úzká místa, duplicita práce nebo nedorozumění?
- Kdo a na základě čeho vlastně rozhoduje?
- Které informace odkud jsou v rámci procesu potřeba?
Tyto otázky zní banálně, ale jsou jádrem každého procesu udržitelné optimalizace. Než se totiž procesy digitalizují, automatizují nebo převedou do softwaru, je třeba je pochopit, promyslet, vyhodnotit - a v mnoha případech nechat odejít.
A právě v tom spočívá problém: ne každý dokáže myslet procesně. Ne každý hned rozpozná, které informace jsou skutečně zásadní a které jsou jen šum. K tomu, aby se "pracovní kroky" proměnily v čisté a srozumitelné procesy, je zapotřebí strukturovanost, přehlednost a určitý cit pro logiku dat.
Proč ani přizpůsobitelný software ERP není jistotou úspěchu
Mnoho poskytovatelů i moje vlastní společnost gofilemaker.de dnes inzerují flexibilitu svých systémů ERP: "plně přizpůsobitelné", "modulárně rozšiřitelné", "individuálně konfigurovatelné". A to je pravda - technicky vzato. Ale to, co zní dobře teoreticky, může také selhat v praxi kvůli přípravě a spolupráci zákazníka.
Přizpůsobitelnost totiž neznamená, že se software "automaticky" přizpůsobí podniku. Znamená to, že někdo musí velmi přesně určit, co je třeba přizpůsobit - a jak fungují procesy, které mají být v budoucnu digitálně mapovány. A právě zde vstupují do hry dvě zásadní věci:
- Rozumí zákazník skutečně svým vlastním procesům - nebo se jedná o pocit a poloviční znalost?
- Dokáže zákazník popsat tyto procesy tak, aby byly srozumitelné a logicky realizovatelné pro vývojáře databází?
Ve skutečnosti tomu tak často není. Mnoho zákazníků podceňuje rozsah, v jakém musí vývojáři softwaru přemýšlet v termínech struktur, datových toků a jasných pravidel. To, co se třeba ve firmě "vždycky takhle dělalo" nebo "je vlastně jasné", nelze snadno přetavit do datového modelu. Chybí společné porozumění - sdílený jazyk, v němž lze podnikové procesy přeložit do srozumitelných dat a logiky rozhodování.
Čím menší porozumění procesu - tím dražší přizpůsobení.
A tady to začíná být konkrétní: čím hůře zákazník rozumí svým procesům, tím dražší bude nakonec přizpůsobení softwaru. Proč tomu tak je? Protože vývojář musí odhadovat. Protože požadavky se neustále mění. Protože původní zadání bylo nejasné nebo rozporuplné. Protože zásadní chyby v procesech se projeví až během provozu - a pak je třeba je nákladně opravit. Tyto smyčky stojí čas, peníze a nervy - na obou stranách.
Často jsem to zažil: zákazník s jasnou představou, jasně strukturovanými procesy a základními znalostmi datové logiky si přizpůsobení svého ERP zajistí rychle, levně a stabilně. Jiný - s nejasnými představami, rozporuplnými požadavky a přístupem "software to musí nějak umět" - zaplatí třikrát až pětkrát více. Ne proto, že by vývojář chtěl těžit, ale prostě proto, že chybí přípravné práce, které každý projekt potřebuje.
Právě v tom spočívá moje kniha: Vytváří most mezi managementem a vývojem softwaru.. Pomáhá lidem, kteří nejsou odborníky na IT, pochopit a popsat vlastní procesy tak, aby z nich bylo možné vytvořit kvalitní software - strukturovaným, efektivním a udržitelným způsobem.
Proč jsem napsal knihu "Poněkud jiná databáze"
Tuto knihu jsem napsal, protože jsem se opakovaně přesvědčil, že největší překážky nejsou technického rázu, ale spočívají v myšlení. Mnoho ředitelů, vedoucích oddělení nebo projektových manažerů má hluboké znalosti ve své oblasti - ale neumí tyto znalosti systematicky strukturovat. Mají nápady, ale žádnou metodu. A často mají pocit, že "IT to nějak udělá". Ale právě v tom spočívá problém.
IT neumí kouzlit. Může pouze implementovat to, co někdo předtím promyslel, naplánoval a převedl do čisté podoby. A to není tak snadné - zejména pokud jste se nikdy nenaučili přemýšlet v termínech datových struktur a logiky procesů.
Kniha pomáhá právě s tímto: nutí čtenáře přemýšlet nejen o softwaru, ale i o otázce, která se za touto otázkou skrývá. O "proč" za každým "jak". A o skrytých pákách, s jejichž pomocí můžete dosáhnout skutečných zlepšení - ještě předtím, než si vyberete nový ERP systém.
Pro koho je kniha určena?
- Pro generální ředitele a osoby s rozhodovací pravomocí
Pokud jste zodpovědní za digitalizaci nebo modernizaci vaší společnosti, potřebujete víc než jen hezké softwarové brožury. Potřebujete základní znalosti o datech, vzájemných vazbách a logice procesů. Tato kniha vám k tomu poskytne solidní základy - bez technického žargonu, zato se spoustou zkušeností, které vám otevřou oči. - Pro zaměstnance, kteří podporují nebo navrhují procesy
Ať už jde o účetnictví, prodej, výrobu nebo skladování: pokud rozumíte procesům, můžete je zlepšit. Kniha zprostředkovává způsob myšlení, který přesahuje hranice oddělení a pomáhá vám lépe pochopit vlastní roli v celkovém procesu - a jednat cíleněji. - Pro stážisty a začínající kariéry
Zejména pro mladé lidi, kteří jsou ve firmě noví, je nesmírně přínosné, když se včas naučí, jak firma "myslí". Ti, kteří od počátku chápou, jak probíhají datové toky, jak se připravují rozhodnutí a kde jsou typické zdroje chyb, se rychleji stanou sebevědomými a samostatnými - a pro tým cennými.
Nejde o technologii, ale o přehlednost.
"Kniha o databázích s rozdílem" není technickou příručkou. Je to kniha o srozumitelnosti. Nevysvětluje, jak naprogramovat databázi - ale jak přemýšlet, abychom vytvořili dobré datové struktury. Ukazuje, jak rozpoznat procesy, jak je čistě modelovat a jak si pohlídat to podstatné. A zbavuje strachu z pojmů jako "pole", "tabulka" nebo "primární klíč" tím, že je spojuje s každodenní logikou a praktickými příklady.
Nejprve myslete, pak digitalizujte
Pokud chcete optimalizovat provozní procesy, musíte nejprve pochopit, co chcete optimalizovat. Pokud chcete smysluplně zavést software, musíte vědět, kam směřujete - jinak se budete pohybovat v kruhu. "Kniha o databázích s rozdílem" je ideálním prvním krokem k získání jasnosti, rozpoznání souvislostí a nácviku myšlení v procesech. Není to kniha o technologii - ale o myšlení, které stojí za úspěšnou technologií.
Údaje o knize:
Paperback, měkká vazba, 214 stran
ISBN-13: 978-3819262630
ISBN-10: 3819262636
Cena: 19,90 Euro
K dostání v BOD, Amazonu a knihkupectvích
Více než software: Systémové poradenství v oblasti řízení
Mnoho společností si až v průběhu provozu uvědomí, že samotný software ERP jen zřídkakdy vyřeší všechny jejich problémy. Skutečné problémy totiž často leží hlouběji - v nejasných procesech, chybějících rolích nebo přetížených rozhraních mezi lidmi a technologií. Právě zde přichází na řadu moje nová oblast podnikání: Systémové poradenství v oblasti řízenípraktickým a nezávislým způsobem. Pomáhám malým a středním podnikům lépe porozumět jejich struktuře, identifikovat slepá místa a trvale zlepšovat procesy - i nad rámec technických řešení.
Často kladené otázky k tématu
1. Nestačí k vyřešení problémů ve firmě jednoduše koupit moderní software ERP?
Ne. Nový software je tak dobrý, jak dobře rozumí procesům, které má mapovat. Pokud své procesy neznáte nebo je nedokážete jasně formulovat, v nejhorším případě pouze digitalizujete stávající chyby.
2 Proč je tak důležité analyzovat vlastní procesy před zavedením systému ERP?
Protože jakýkoli software může automatizovat pouze to, co bylo předem strukturovaně promyšleno. Bez předchozí analýzy procesů není nic jasné - a bez jasnosti není žádné stabilní a nákladově efektivní řešení.
3. co přesně znamená "datové a procesní myšlení"?
Jedná se o schopnost rozdělit procesy do logických, strukturovaných kroků, rozpoznat souvislosti a pochopit, jaké informace jsou kdy, jak a proč potřeba.
4 Komu je určena "Kniha databází s rozdílem"?
Pro generální ředitele, vedoucí oddělení, zaměstnance a školitele - tedy pro všechny, kteří pracují s podnikovými procesy nebo by je chtěli v budoucnu optimalizovat, zejména před zavedením nebo úpravou systému ERP.
5. mohu z toho jako netechnik mít vůbec nějaký prospěch?
Rozhodně. Kniha je záměrně napsána tak, aby ji bylo možné pochopit i bez předchozích technických znalostí - obsahuje mnoho praktických příkladů a je psána jasným, srozumitelným stylem.
6. K jakým chybám obvykle dochází v projektech ERP bez dostatečného porozumění procesům?
Nejasné požadavky, neustálé požadavky na změny, neúplné datové modely a nedorozumění s vývojáři - což vede k vyšším nákladům, časovým prodlevám a nespokojenosti uživatelů.
7 Proč se přizpůsobení softwaru ERP prodražuje, pokud zákazník nerozumí svým procesům?
Protože vývojáři musí trávit čas odhadováním požadavků nebo jejich několikerým přepracováním. Bez jasného plánu se úsilí zvyšuje - a tím i cena.
8. Může kniha také pomoci lépe využívat stávající softwarová řešení?
Ano, pokud rozumíte svým datům a procesům, můžete také lépe strukturovat stávající systémy, efektivněji je využívat a cíleněji je zlepšovat.
9 Čím se tato kniha liší od klasických referenčních knih o IT nebo ERP?
Nejedná se o technickou knihu, ale o knihu myšlenkovou: předává základy intuitivním, praktickým způsobem - se zaměřením na srozumitelnost, strukturu a uvědomění si procesu.
10. Jak kniha podporuje komunikaci mezi firmami a vývojáři softwaru?
Pomáhá to najít společnou řeč. Každý, kdo si knihu přečetl, dokáže strukturovaněji formulovat požadavky a lépe porozumět technickým dotazům - což snižuje počet nedorozumění a urychluje projekty.
11. Je kniha vhodná i jako školicí materiál pro účastníky školení?
Ano, je to vynikající způsob, jak mladým zaměstnancům prakticky přiblížit provozní procesy, logiku dat a systematické myšlení - ideální doplněk tradičního odborného vzdělávání.
12 Kdy je nejlepší číst tuto knihu - před nebo po výběru ERP?
Jasně: předem. Ujasnění si vlastních procesů před rozhodnutím o softwaru šetří čas, peníze a zbytečné smyčky při implementaci.