Facturas electrónicas para PYME: XRechnung, ZUGFeRD y ERP de un vistazo

Alemania no inventó la factura electrónica de la noche a la mañana: es el resultado de años de trabajo de normalización (EN 16931), normativas federales y estatales (B2G) y ahora, a través de la Ley de Oportunidades de Crecimiento, la expansión gradual a la vida cotidiana B2B. Desde el 1 de enero de 2025, se aplica una nueva situación jurídica: una "factura electrónica" sólo es una factura electrónica si está estructurada y es legible por máquina - los meros archivos adjuntos en PDF por correo electrónico ya no son una factura electrónica según la definición. Esto suena técnico, pero tiene consecuencias operativas desde la recepción de facturas hasta la contabilidad y el archivo.

Al mismo tiempo, las PYME se encuentran atrapadas entre la aspiración y la realidad. Las empresas tienen que poder recibir los nuevos formatos desde 2025, aunque el envío obligatorio por Normas transitorias no se aplica a todos inmediatamente. Quienes confían en el "aplazamiento" se arriesgan a interrupciones en los procesos, interrupciones en los medios de comprobación de documentos y repeticiones innecesarias del trabajo, por no hablar de los riesgos fiscales en caso de documentos formalmente incorrectos. Al clásico estilo alemán, hay excepciones y transiciones, pero la dirección está clara: estructurado en lugar de no estructurado, datos en lugar de documentos. En la práctica, esto significa

• B2G (a las autoridades federales, estatales y locales) lleva años exigiendo facturas electrónicas conformes con las especificaciones (normalmente XRechnung con ID de enrutamiento).
• B2B se adelanta: obligación inmediata de recibir, obligación escalonada de enviar, con plazos claros hasta 2027/2028.
• Formatos como XFactura (XML puro) y ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 híbrido + XML); ambos cumplen la norma EN 16931, pero tienen una demanda diferente según el grupo destinatario.

Por lo tanto, la presión no es sólo normativa, sino también operativa: las facturas entrantes deben importarse de forma válida, el contenido debe contabilizarse correctamente en ERP/FiBu y archivarse a prueba de auditorías, como XML, no sólo como un bonito PDF. Quienes realicen este cambio a tiempo y de forma adecuada se ahorrarán costosas acciones de los bomberos más adelante.

Marco jurídico y plazos

El legislador define una factura electrónica como una factura en formato estructurado conforme a la norma EN 16931. Los PDF clásicos sin datos estructurales incrustados no se consideran facturas electrónicas. Los formularios aceptados son XRechnung (XML puro) y ZUGFeRD/Factur-X a partir de la versión 2.x (PDF/A-3 híbrido con registro de datos XML). XRechnung es el estándar para el área B2G; ambos enfoques están permitidos en el área B2B siempre que cumplan el estándar.

Importante: Las autoridades fiscales proporcionan ayudas de visualización para facilitar la lectura, pero el XML debe archivarse, no sólo una vista en PDF generada a partir del XML. Este es uno de esos deberes silenciosos pero cruciales en la práctica.

Obligación de recibir frente a obligación de enviar (B2B)

• Obligación de recibir a partir del 1 de enero de 2025Todas las empresas alemanas deben ser técnicamente capaces de recibir y procesar facturas electrónicas. Una simple bandeja de entrada de correo electrónico no es suficiente; como mínimo, se necesita un visualizador/comprensor y un almacenamiento del XML a prueba de auditorías.
• Obligación de despacho (escalonado)El legislador prevé periodos transitorios para la emisión de facturas electrónicas (véase 2.3). Esto significa que en 2025/2026 (y en determinadas condiciones en 2027), las facturas podrán seguir enviándose de otras formas si el destinatario está de acuerdo. Esto no cambia el hecho de que el objetivo está claro: a partir del final del periodo transitorio, la facturación electrónica se convertirá también en la norma de expedición.

Períodos transitorios 2025, 2026, 2027 e imagen objetivo 2028

• Hasta el 31.12.2026Para las ventas B2B en 2025 y 2026, podrán seguir enviándose facturas en papel o facturas electrónicas no conformes (por ejemplo, en PDF puro), siempre que el destinatario esté de acuerdo.
• Hasta el 31.12.2027Para el volumen de negocios B2B en 2027, esta opción solo seguirá estando disponible para las empresas con un volumen de negocios total del año anterior ≤ 800.000 euros (sigue siendo necesario el consentimiento del destinatario). En ese momento, las empresas más grandes deberán haber cambiado efectivamente.
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• A partir de 2028El objetivo es que todas las empresas B2B emitan facturas electrónicas como norma. Formalmente, la redacción exacta depende de posteriores aclaraciones de la BMF, pero el consenso del sector y las directrices de la IHK perfilan este camino. Nuestra recomendación: utilizar 2025/2026 para la recepción/importación y el envío piloto, fijar 2027 como plazo interno duro.

Nota sobre las pequeñas empresas (art. 19 UStG): Éstas están regularmente exentas de la obligación de emisión activa, pero no de la obligación de recibir. En situaciones mixtas (por ejemplo, cambio de tipo impositivo), deben realizarse comprobaciones minuciosas.

Excepciones y casos especiales (B2C, transacciones libres de impuestos, especialidades B2G)

• B2CLa nueva normativa B2B se dirige explícitamente a las transacciones entre empresas. Las normas conocidas se aplican al B2C; actualmente, las facturas electrónicas sólo desempeñan un papel secundario en este ámbito. (Prácticamente importante si existen modelos mixtos B2B/B2C).
• Ventas libres de impuestosDependiendo de la constelación (por ejemplo, determinados servicios médicos y financieros), pueden aplicarse otras combinaciones de obligaciones. La vía segura es garantizar la claridad del procedimiento: ¿qué transacciones comerciales están sujetas a qué obligación y cuándo?
• B2G (facturas al sector público):
  • XFactura se establece en la norma básica; alternativamente, se aceptan los formatos conformes con EN-16931 (por ejemplo, ZUGFeRD en el perfil adecuado) si cumplen la especificación.
  • ID de ruta es información obligatoria para las facturas a las autoridades federales/estatales/locales; dirige correctamente la factura dentro de las plataformas de administración. En XRechnung se encuentra en el campo BT-10 (referencia del comprador). Sin el ID de enrutamiento correcto, existe riesgo de rechazo en los portales.

Las empresas deberían utilizar 2025/2026 para estabilizar la recepción, la importación, la validación y el archivo, y migrar gradualmente la expedición. Las soluciones ERP como gFM Business pueden cubrir este vacío: recepción, comprobación, contabilización y archivo de facturas electrónicas, y generación paralela de facturas emitidas conformes en XRechnung o ZUGFeRD/Factur-X. Si hace estos deberes durante la transición, no tendrá que tomar ninguna medida precipitada en 2027.

Los formatos de un vistazo: XRechnung vs. ZUGFeRD

Desde que el legislador estipuló que las facturas electrónicas debían estar estructuradas y ser legibles por máquina, los profesionales se han enfrentado a la pregunta: ¿qué formato es el adecuado? En Alemania se han establecido dos variantes: el formato XRechnung y el ZUGFeRD (a partir de la versión 2.0, también conocido con el nombre europeo Factur-X). Ambos formatos cumplen la norma EN 16931, pero difieren significativamente en cuanto a estructura, grupo destinatario y manejo.

XRechnung: el formato XML "oficial

XRechnung es la versión alemana de la norma básica europea EN 16931 y se ha desarrollado específicamente para los requisitos de la administración pública. Su estructura se basa íntegramente en registros de datos XML, que se validan estrictamente con arreglo a campos y esquemas predefinidos.
Se trata, por tanto, de un formato de datos puro que contiene toda la información obligatoria de forma estructurada, pero no una representación gráfica de la factura. En la práctica, esto significa

• Una XRechnung es apenas legible para el ser humano. Debe visualizarse con un visor adecuado o a través del sistema ERP.
• Contiene toda la información obligatoria, desde el emisor de la factura hasta los importes de los impuestos, pasando por el llamado "routing ID", que debe especificarse para las facturas a las autoridades.
• La validación suele realizarse automáticamente. La asignación incorrecta de campos o las estructuras XML incompletas suelen provocar el rechazo por parte del sistema receptor, lo que tiene consecuencias inmediatas en el sector B2G.

Este rigor es también su mayor ventaja: una XRechnung generada correctamente es casi siempre aceptada técnicamente porque no deja lugar a interpretaciones. Por tanto, para las empresas que mantienen contactos regulares con las autoridades no hay alternativa.
Al mismo tiempo, no resulta muy cómodo para las pequeñas empresas que no disponen de software especializado, ya que los usuarios no reciben una representación en PDF. Aquí es precisamente donde entra en juego el formato alternativo ZUGFeRD.

ZUGFeRD / Factur-X: el enfoque híbrido

El formato ZUGFeRD (Guía Central del Usuario del Foro Alemán de Facturación Electrónica) fue desarrollado originalmente por asociaciones, ministerios y empresas para crear un formato híbrido práctico: un archivo PDF/A-3 en el que se incrusta una factura XML legible por máquina. ZUGFeRD une así dos mundos:

• una factura en PDF legible visualmente y adecuada para la contabilidad, el archivo o la impresión,
• y al mismo tiempo un archivo XML estructurado que puede ser procesado automáticamente por los sistemas ERP.

A partir de la versión 2.1.1, ZUGFeRD cumple plenamente la norma europea EN 16931. El mismo concepto se utiliza en el extranjero con el nombre Factur-X: los formatos son técnicamente idénticos.

Ventajas para las empresas:

• Un documento es suficiente: El destinatario puede ver la factura y escanearla automáticamente.
• Los procesos existentes (por ejemplo, archivo PDF, envío por correo electrónico) pueden seguir utilizándose.
• El formato es especialmente adecuado para las relaciones B2B en las que ambas partes no utilizan sistemas altamente automatizados.

Desventajas:

• La estructura es más compleja; los desarrolladores deben implementar correctamente tanto la incrustación PDF como el XML.
• El tamaño del archivo es mayor, lo que puede influir en el envío masivo.

Perfiles y variantes de ZUGFeRD

ZUGFeRD reconoce varios perfiles que definen el alcance de la información. Estos son especialmente relevantes para la nueva obligación:

• Perfil EN 16931plena conformidad con las normas, recomendada para el tráfico B2B estándar.
• Perfil de XInvoiceVariante especial para que los clientes públicos sigan siendo compatibles con las autoridades públicas.
• Perfil ampliadocontiene campos adicionales para requisitos específicos del sector, por ejemplo, datos sobre transporte o proyectos.

Esto significa que ZUGFeRD puede adaptarse con gran precisión a cada entorno, desde pequeñas empresas hasta grupos industriales. La regla más importante es: cuanto más sencillos sean los procesos, más esbelto será el perfil. Ambos formatos coexistirán a largo plazo. Sin embargo, existe una clara tendencia a que los sistemas ERP como gFM Business sean capaces de manejar ambos: XRechnung para el área formal, ZUGFeRD para el negocio diario.

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¿Quién utiliza qué formato? - Casos y escenarios de uso

Una vez que está claro en qué se diferencian los formatos, surge la pregunta práctica: ¿cuándo utilizar qué formato? Aquí es donde entra en juego la realidad alemana: directrices claras en el sector público, una diversidad que ha crecido en la vida cotidiana de las empresas.

Clientes públicos (B2G)

En las transacciones comerciales con las autoridades federales, estatales y locales, la norma se aplica sin excepción: la XRechnung es obligatoria. Todas las facturas electrónicas dirigidas a organismos públicos deben transmitirse directamente como XRechnung o en un formato XML equivalente que cumpla la norma EN 16931. Los rasgos característicos son

• obligatorio ID de rutaa través del cual se asigna internamente la factura,
• definido Portales de presentación (por ejemplo, ZRE u OZG-RE) a nivel estatal o federal,
• estricto Controles del régimen durante la carga: incluso pequeñas desviaciones del XML provocan el rechazo.

Así pues, quien trabaje habitualmente para las administraciones públicas no podrá evitar la XRechnung. En este entorno, el uso de ZUGFeRD es, como mucho, concebible como variante técnica con perfil XRechnung, siempre que el portal lo permita expresamente.

Tráfico B2B clásico entre empresas

En el sector B2B, las empresas tienen más libertad de diseño. Aquí predomina claramente el uso de ZUGFeRD / Factur-X porque el formato ofrece dos ventajas decisivas:

• Sigue siendo visualmente familiar: la factura tiene el mismo aspecto que antes, pero puede seguir procesándose automáticamente.
• El destinatario puede leer la factura aunque su sistema aún no admita el procesamiento XML.

Este modelo es especialmente popular en:

• y el sector manufacturero,
• Empresas comerciales y de servicios,
• Empresas artesanales y medianas que trabajan con envíos en PDF.

Muchas empresas también utilizan ZUGFeRD como solución transitoria: ya cumplen los nuevos requisitos sin tener que reorganizar todo su sistema contable. Se trata de un enfoque pragmático típicamente alemán: se confía en procesos probados y se adaptan gradualmente en lugar de reinventarlos desde cero.

Escenarios mixtos y grandes empresas

Las grandes empresas y los proveedores de plataformas suelen admitir ambos formatos en paralelo. La razón es sencilla: necesitan comunicarse al mismo tiempo con las autoridades, los proveedores y los socios internacionales. En consecuencia, establecen una lógica de formatos en el ERP:

• Socio B2G → FacturaX
• Socio B2B → ZUGFeRD (EN 16931)
• Socio extranjero → Factur-X (variante francesa o de la UE)

Para estos entornos mixtos, es crucial que el sistema ERP (como gFM Business Professional) seleccione automáticamente el formato adecuado para cada socio o cliente. Así se evitan errores manuales y se garantizan procesos conformes con la legislación.

Pequeñas empresas y autónomos

Las pequeñas empresas deben poder recibir facturas electrónicas, pero aún no están obligadas a generarlas ellas mismas. Aquí es donde ZUGFeRD puede facilitar la puesta en marcha: no requiere nuevos procesos y puede combinarse con los flujos de trabajo en PDF existentes. Otra ventaja: los destinatarios que aún no dispongan de un sistema de factura electrónica pueden abrir el archivo como un PDF normal. Sin embargo, los que ya trabajan digitalmente pueden leer los datos XML automáticamente. Esto significa que no hay fricción entre el viejo y el nuevo mundo.

Facturas transfronterizas y contexto de la UE

En la Unión Europea está cobrando impulso el tema del "IVA en la era digital" (ViDA). El objetivo es crear normas uniformes de información y facturación electrónica en todos los Estados miembros. Aquí es donde entra en juego la ventaja de la norma EN 16931: tanto XRechnung como ZUGFeRD/Factur-X se basan en ella y, por tanto, son compatibles en toda la UE. Los que trabajan hoy en el cumplimiento de la norma no tendrán que enfrentarse mañana a un nuevo desarrollo: un ejemplo clásico de cómo la acción previsora da sus frutos a largo plazo.

Facturación electrónica en la práctica con gFM Business

Aunque muchas empresas siguen buscando soluciones viables Profesional de negocios gFM ya preparados técnicamente. Desde la versión 8.0, el software es compatible con los formatos ZUGFeRD y XRechnung, incluidos todos los campos disponibles en la aplicación para facturas y notas de crédito. Esto proporciona un flujo de trabajo integral que abarca desde la creación y el envío hasta la recepción y el archivo de la factura electrónica.

Creación y envío de facturas estructuradas

En gFM Business, las facturas electrónicas pueden generarse directamente a partir de la factura. Puede definir por separado para cada cliente o proveedor si la factura debe emitirse en formato ZUGFeRD o XRechnung. Todos los campos obligatorios de acuerdo con la norma EN 16931 se rellenan automáticamente con los datos existentes en el documento - incluyendo

• Número de factura, fecha, importes, datos fiscales, IBAN
• Periodo de ejecución, plazo de pago, uso previsto
• ID de destinatario o ID de ruta (para autoridades)
• Artículos con números, cantidades y precios

El archivo generado contiene todas las estructuras XML relevantes y, en función del formato seleccionado, se guarda como archivo XRechnung (XML) o ZUGFeRD (PDF/A-3 con XML incrustado). En el caso de las facturas ZUGFeRD, también se integra una vista previa en PDF para que el destinatario también pueda comprobar la factura visualmente o imprimirla. De este modo, el proceso resulta familiar y cumple la normativa legal al mismo tiempo, lo que supone una ventaja decisiva frente a los archivos XML puros, que apenas son legibles para las personas.

Recepción e importación de facturas recibidas

Recibir facturas electrónicas es tan importante como enviarlas. gFM Business puede importar automáticamente tanto archivos XRechnungen como ZUGFeRD. El sistema reconoce el formato del archivo durante la importación, lee los datos XML incrustados y crea un documento completo en la recepción de la factura. En el proceso:

• se transfieren todos los datos de la cabecera (remitente, fecha, importe, tipo impositivo),
• todas las líneas de posición se leen automáticamente y se asignan al documento,
• se archiva el fichero original (XML o PDF),
• También se guarda una vista previa en PDF de las facturas de ZUGFeRD,
• y el documento recibe su número de documento interno como de costumbre y puede contabilizarse o añadirse manualmente.

Esto significa que las facturas electrónicas entrantes en gFM Business se tratan del mismo modo que cualquier otro documento: archivadas a prueba de auditorías, rastreables y recuperables en cualquier momento. Si lo desea, puede seguir introduciendo los documentos manualmente, pero tiene la opción de procesar las facturas estructuradas de forma totalmente automática.

En la práctica, esto no sólo reduce los errores de mecanografía y el esfuerzo, sino que también crea una base limpia para la contabilidad automatizada, especialmente cuando las facturas se exportan a asesores fiscales o DATEV a través de interfaces.

Adaptabilidad en la licencia abierta con Claris FileMaker

Una de las grandes ventajas de gFM Business es su carácter abierto. En la versión de licencia abierta, los desarrolladores o usuarios experimentados pueden realizar sus propias adaptaciones, por ejemplo:

• campos XML adicionales para datos específicos del sector,
• Ampliaciones para perfiles alternativos de factura electrónica,
• interfaces propias o conexiones a servicios web,
• Lógicas de validación para sistemas receptores específicos.

Esto significa que el sistema también puede ampliarse para requisitos más complejos o internacionales. Esta flexibilidad ofrece una auténtica ventaja competitiva, sobre todo para empresas con grupos de destinatarios mixtos, es decir, clientes del sector público, la industria y las PYME al mismo tiempo.

Una vía práctica y preparada para el futuro

Con gFM Business Professional, ya está disponible una solución de facturación electrónica totalmente integrada que cumple todos los requisitos legales y, sin embargo, sigue siendo fácil de usar. Se integra perfectamente en los procesos existentes sin necesidad de nuevas islas de software ni complejos programas adicionales.
Quienes aborden el cambio con antelación podrán utilizar los años 2025 y 2026 para consolidar procesos y desarrollar rutinas, antes de que la obligación legal de emitirlas para todos entre en vigor en 2027/2028. gFM Business constituye la base técnica para ello: clara, comprensible y práctica.

Estrategia para el cambio: procedimiento y recomendaciones

La introducción de la facturación electrónica no es un proyecto informático único, sino un cambio gradual de procesos. Como en todas las iniciativas alemanas de digitalización, la tecnología es sólo la mitad de la batalla: el factor decisivo es que los procesos, los empleados y los socios estén a bordo. Un planteamiento estructurado evita agitaciones y costes innecesarios.

Fase 1 - Análisis y preparación (2025)

En primer lugar, todas las empresas deberían comprobarlo:

• Qué Socio (clientes, proveedores, autoridades) ya exigen facturas electrónicas?
• Qué Formatos (XRechnung, ZUGFeRD)?
• Si su propio software - en particular ERP y contabilidad - técnicamente capaz de recibir estos formatos?

En esta primera fase, es aconsejable actualizar el software ERP utilizado a la última versión y probar activamente la recepción de facturas estructuradas y comprobar si todo funciona con el procesos existentes es compatible. Las facturas entrantes de ZUGFeRD o XRechnung pueden importarse, comprobarse y archivarse. De este modo, se adquiere experiencia en el manejo de los nuevos tipos de datos.

Fase 2 - Operación piloto y operación paralela (2026)

En el segundo paso, puede comenzar el envío piloto de facturas electrónicas, inicialmente a clientes o proveedores seleccionados. La ventaja de este enfoque es que:

• se comprueban las interfaces técnicas,
• los empleados adquieren experiencia en exportación y transporte,
• y cualquier error de validación se reconoce en una fase temprana.

Durante este periodo transitorio, los PDF clásicos pueden seguir enviándose, siempre que el destinatario esté de acuerdo. Es aconsejable que ambos sistemas funcionen en paralelo, para mayor seguridad y comparabilidad.

Fase 3 - transición total (a partir de 2027)

La facturación electrónica será obligatoria de facto para las grandes empresas a partir de 2027. Para entonces, a más tardar, la expedición deberá haberse convertido completamente a formatos estructurados. Para entonces, el objetivo es que:

• se ha asignado un formato a todos los socios comerciales,
• todos los documentos pueden generarse y recibirse en formato legible por máquina,
• y los procesos internos (contabilidad, archivo, exportación) son estables.

Aquí, gFM Business ofrece la opción de seleccionar automáticamente el formato correcto para cada interlocutor, como XRechnung para clientes públicos y ZUGFeRD para clientes privados u otras empresas. De este modo, el proceso se mantiene estandarizado, independientemente del grupo destinatario.

Formación y comunicación

Un aspecto que a menudo se subestima es la comunicación interna. Los empleados deben entender por qué se está produciendo el cambio y qué ventajas aportará, como menos errores, reservas automatizadas y tiempos de procesamiento más cortos.

Los socios externos (proveedores, clientes) también deben ser informados en una fase temprana para que ambas partes hablen el mismo lenguaje técnico.
Una breve carta informativa o un añadido en la firma del correo electrónico ("Nuestra empresa tramita ahora facturas electrónicas en formato ZUGFeRD y XRechnung") suele bastar para evitar confusiones.

Planes alternativos y garantía de calidad

Incluso con una preparación perfecta, pueden producirse errores técnicos, como archivos XML incompletos o definiciones de campos divergentes.
Por lo tanto, tiene sentido mantener mecanismos alternativos para la fase de transición:

• la introducción manual de recibos,
• importación mediante PDF con reconocimiento de texto,
• o intercambiar por correo electrónico si no es posible el intercambio de datos estructurados.

A largo plazo, sin embargo, todos los procesos deben ejecutarse en una base de datos estructurada. Las pruebas periódicas con validación de los archivos XML garantizan la calidad de los datos, un esfuerzo que se amortiza varias veces en cuanto se introducen reservas automatizadas.

La facturación electrónica no es una palabra de moda, sino el siguiente paso lógico en la digitalización de los procesos comerciales. Quienes empiezan hoy están sentando las bases de procesos limpios y automatizados y de un alivio a largo plazo en la contabilidad. Esto convierte una obligación legal en una ventaja competitiva: un proceso funcional y trazable que ahorra papel, tiempo y errores, todo ello en el espíritu de un sólido sector alemán de PYME.

Introducir la facturación electrónica también significa replantearse los procesos

El cambio a ZUGFeRD, XRechnung & Co. suele ser algo más que un proyecto técnico: afecta a los procesos centrales de la empresa: Compras, contabilidad, aprobaciones, archivo. Muchas empresas se dan cuenta durante la introducción de que las estructuras establecidas ya no son viables.

En Consultor de gestión sistémica Por ello, no sólo apoyo en la adaptación del software, sino también en el análisis estructural: ¿Dónde se estanca el flujo de información? ¿Qué funciones no están claramente definidas? ¿Dónde se duplica el trabajo?

Si realmente desea implantar la facturación electrónica correctamente, difícilmente podrá evitar una visión holística de la empresa.

Perspectivas y futuro: hacia dónde se dirige la factura electrónica

La introducción de la facturación electrónica es sólo el principio de una evolución más amplia. Alemania sigue así una tendencia europea que a largo plazo irá mucho más allá del mero intercambio de datos de facturación. El próximo gran paso se llama "ViDA" - VAT in the Digital Age (IVA en la era digital), es decir, la digitalización de los procesos del IVA en toda la UE.

La iniciativa ViDA de la UE: pensar con originalidad

Con ViDA (IVA en la era digital) la Comisión Europea persigue el objetivo de gestionar todos los procesos del IVA en la UE de forma digital y casi en tiempo real. El plan consiste en que todos los Estados miembros utilicen en el futuro formatos de factura electrónica y sistemas de notificación normalizados para evitar el fraude del IVA, mejorar los controles y acelerar la recaudación de impuestos. En concreto, esto significa

• Las facturas electrónicas deben Obligatorio en toda la UE no sólo para las transacciones B2G, sino también para las B2B.
• Los informes a las autoridades fiscales deben Automatizado directamente tras el envío o la recepción de la factura.
• Rutas nacionales especiales (como la anterior separación alemana entre XRechnung y ZUGFeRD) se normalizarán a medio plazo.

Aunque esta normativa aún está en preparación, está claro que cualquiera que trabaje hoy según la norma EN 16931 ya cumple los requisitos básicos del próximo sistema de la UE. Esto se aplica explícitamente a ambos formatos: XRechnung y ZUGFeRD 2.x / Factur-X. Por una vez, esto sitúa a Alemania en el centro del campo europeo y no al final de la curva de desarrollo.

Informes en tiempo real y obligaciones de información

Paralelamente a la factura electrónica, el Ministerio Federal de Hacienda trabaja en conceptos para un sistema centralizado de declaración electrónica. En el futuro, éste deberá transmitir a las autoridades fiscales cada factura emitida o sus datos básicos casi en tiempo real. Francia, Italia y Polonia ya cuentan con sistemas de este tipo, a menudo en combinación con facturas electrónicas obligatorias. Para las empresas, esto significa

• El envío de facturas es más transparente a efectos fiscales, ya que todas las transacciones se notifican digitalmente.
• En el futuro, los sistemas ERP no sólo deberán ser capaces de generar facturas, sino también de proporcionar o transferir datos para la elaboración de informes.
• Hay nuevos requisitos de seguridad, validación y archivo de datos.

Aún no está claro cuándo introducirá Alemania esta obligación de informar. Los expertos no prevén su aplicación obligatoria hasta 2030 como muy pronto. No obstante, las empresas deberían asegurarse ya de que sus programas informáticos están estructurados, son legibles por máquina y están a prueba de auditorías. Quienes sienten estas bases tampoco tendrán muchos problemas con las futuras obligaciones de información.

Desarrollo tecnológico

La factura electrónica también seguirá creciendo técnicamente. Era de esperar:

• Perfiles ampliados para datos sectoriales (por ejemplo, transporte, energía, construcción).
• Herramientas de validación automatizadacomprobar las facturas en cuanto se crean.
• Integración de Mecanismos de inspección basados en IAreconocer los errores de verosimilitud en una fase temprana.
• Firmas digitales y blockchain-para garantizar la autenticidad y la inmutabilidad.

Las soluciones ERP como gFM Business ya están diseñadas para ello: Gracias a la base abierta FileMaker, se pueden integrar de forma flexible nuevos campos, perfiles e interfaces. Esto garantiza que el sistema pueda seguir desarrollándose en función de los requisitos futuros, sin interrupciones y sin tener que empezar de cero.

Importancia económica

La facturación electrónica es algo más que un proyecto burocrático. A largo plazo, sienta las bases de cadenas de valor automatizadas en las que se vinculan pedidos, albaranes y pagos. Lo que hoy empieza con las facturas, mañana dará lugar a flujos de datos de principio a fin, desde el pedido hasta la contabilización.

Las empresas que se centren en los datos limpios y estructurados en una fase temprana gestionarán esta transición sin pérdidas por fricción. Desde esta perspectiva, la facturación electrónica no es una carga, sino una inversión en sostenibilidad operativa.

Resumen y recomendaciones de actuación

La factura electrónica está aquí para quedarse. Incluso si los periodos transitorios y las exenciones alivian la presión por el momento, no hay forma de evitar los datos estructurados de las facturas a largo plazo. Alemania ha dado el visto bueno: ahora corresponde a las empresas seguir este camino según lo previsto.

Qué deben hacer ahora las empresas

• Garantizar la recepciónPara finales de 2025, todas las empresas deberán poder recibir, abrir y archivar facturas electrónicas en formato XML o ZUGFeRD. → gFM Business Professional ofrece la función de importación directa con archivado y transferencia de artículos.
• Definir formatosAclare qué clientes necesitan cada formato.
  → Sector público = XRechnung, clientes privados y socios = ZUGFeRD 2.x.
• Iniciar despacho de pilotos2026 para enviar las primeras facturas electrónicas y probar los procesos.
  → Reconocer los errores a tiempo, antes de que se produzcan en la producción en serie.
• Mantener actualizado el softwareActualizar periódicamente los sistemas ERP y contables para adaptarlos a las nuevas normas y regímenes.
• Implicar a los empleadosFormación, directrices breves, responsabilidades claras, para que se desarrolle la rutina.
• Informar a los sociosLa comunicación abierta con clientes y proveedores evita malentendidos y rechazos.

Qué puede hacer por usted el software ERP gFM Business

gFM Business Professional ya está técnicamente preparado para esta nueva realidad. Admite tanto la exportación como la importación de facturas electrónicas, valida las estructuras de datos y las archiva automáticamente, incluyendo previsualizaciones en PDF para los archivos ZUGFeRD. El sistema ofrece así un puente práctico entre el viejo y el nuevo mundo:

• Las facturas en PDF siguen siendo legibles, mientras que todos los datos XML legalmente relevantes se conservan íntegros.
• La licencia abierta también permite ampliaciones individuales, por ejemplo, para sectores específicos o requisitos internacionales.
• Esto permite a las empresas cambiar paso a paso sin perder sus procesos conocidos.

El software ERP gFM-Business requiere una versión installised de FileMaker Pro, funciona en Windows, macOS e iOS y puede descargarse como versión de prueba de 30 días sin compromiso. Descargado convertirse.

Perspectivas finales

Lo que hoy sigue pareciendo un acto administrativo es en realidad un paso decisivo hacia la modernización:

La factura electrónica se aleja del papel, los archivos adjuntos por correo electrónico y la introducción de datos por duplicado, y avanza hacia procesos automatizados, verificables y sostenibles. Alemania ha dado este paso tarde, pero con coherencia.

Aquellos que la sigan desde el principio se verán recompensados: con procesos más eficientes, menos errores y una base digital sobre la que en el futuro se podrán asignar sin problemas las obligaciones fiscales, de notificación y de información. gFM Business proporciona la base sólida para ello: fiable, personalizable y preparada para el futuro.

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Preguntas más frecuentes

1. ¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica en Alemania?
   Desde el 1 de enero de 2025, la facturación electrónica está consagrada legalmente en las transacciones comerciales alemanas. A partir de esa fecha, las empresas deben poder recibir y procesar facturas electrónicas. El envío de facturas será inicialmente voluntario, pero se convertirá en obligatorio para las grandes empresas a partir de 2027 y para todo el mundo a partir de 2028. Hasta finales de 2026, las facturas tradicionales en PDF o papel sólo podrán utilizarse si el destinatario lo acepta expresamente.
2. ¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica real y un documento PDF normal?
   Una auténtica factura electrónica contiene datos estructurales legibles por máquina en formato XML que pueden leerse automáticamente. Un PDF normal, como los que se enviaban a menudo por correo electrónico en el pasado, es sólo una imagen digital y ya no cumple los requisitos legales. Es fundamental que la factura esté estructurada de acuerdo con la norma europea EN 16931.
3. ¿Qué formatos están permitidos en Alemania?
   Actualmente están autorizados dos formatos: XRechnung como formato XML puro y ZUGFeRD 2.x o Factur-X como formato híbrido compuesto por PDF/A-3 y un registro de datos XML incrustado. Ambos formatos cumplen la norma europea y están reconocidos por las autoridades fiscales.
4. ¿Cuáles son las diferencias entre XRechnung y ZUGFeRD?
   El XRechnung es un formato de datos puro y no es directamente legible por el ser humano. Lo exigen principalmente las autoridades públicas porque se ajusta estrictamente a las especificaciones de la administración pública. ZUGFeRD, en cambio, combina un PDF legible con una parte XML incrustada. Esto permite al destinatario visualizar y procesar automáticamente la factura, lo que resulta especialmente ventajoso en el sector B2B.
5. ¿Quién debe utilizar qué formato?
   Sólo se prescribe XRechnung para las transacciones comerciales con las autoridades públicas. En los negocios cotidianos entre empresas, se puede elegir libremente entre XRechnung y ZUGFeRD, siempre que ambos socios estén de acuerdo. Para los clientes privados, sigue estando permitido el clásico PDF o factura en papel.
6. ¿Qué significa el ID de enrutamiento para XInvoices?
   El ID de enrutamiento es un identificador único que se asigna a cada organismo público. Se utiliza para el reenvío interno y la asignación automática de la factura dentro de los portales de administración. Si no se introduce correctamente, la factura puede ser rechazada por el sistema. gFM Business admite el almacenamiento de este ID de enrutamiento directamente en el registro de la factura.
7. ¿Tienen las pequeñas empresas que emitir facturas electrónicas?
   Las pequeñas empresas contempladas en el artículo 19 de la UStG están inicialmente exentas de la obligación de emitir facturas electrónicas, pero deben poder recibirlas y guardarlas. Sin embargo, las que se pasen hoy a las facturas electrónicas se ahorrarán el esfuerzo de adaptarse más adelante y demostrarán experiencia digital a sus socios comerciales.
8. ¿Cómo funciona la recepción de facturas electrónicas en gFM Business?
   Las facturas electrónicas entrantes, ya sean XRechnung o ZUGFeRD, pueden importarse automáticamente a gFM Business. El sistema reconoce el formato, importa todos los datos de cabecera y los elementos y archiva el fichero original. En el caso de las facturas ZUGFeRD, también se genera una vista previa en PDF para que el documento siga siendo visualmente rastreable.
9. ¿GFM Business permite también el envío de facturas electrónicas?
   A partir de la versión 8.0, las facturas y las notas de crédito pueden generarse directamente en ambos formatos, es decir, como XRechnung o ZUGFeRD. Todos los campos obligatorios se rellenan automáticamente a partir de los datos del documento existente. A continuación, se envían como de costumbre por correo electrónico o exportación de archivos.
10. ¿Qué ventajas tiene ZUGFeRD sobre XRechnung en la vida cotidiana?
    ZUGFeRD ofrece la ventaja práctica de que el destinatario recibe inmediatamente un PDF legible, mientras que los datos legibles por máquina se incrustan en segundo plano. Esto facilita la comprobación y el archivo de facturas sin necesidad de un visor especial. Sobre todo las pequeñas empresas prefieren este formato porque facilita la transición a la digitalización.
11. ¿Puedo personalizar o ampliar mis propios perfiles de factura electrónica en gFM Business?
    Esto es fácilmente posible en la versión de licencia abierta. Los desarrolladores pueden definir campos XML adicionales, crear sus propios perfiles o integrar interfaces con portales externos. Esto significa que el sistema sigue siendo flexible a largo plazo y puede responder a las necesidades específicas del sector.
12. ¿Hasta qué punto son seguras las facturas electrónicas en términos de archivo y trazabilidad?
    Las facturas electrónicas deben archivarse a prueba de auditorías, es decir, de forma inalterable, completa y trazable en todo momento. gFM Business guarda tanto el archivo XML original como la vista previa en PDF y los vincula al registro de datos del documento. De este modo se cumple la obligación legal de aportar pruebas sin necesidad de sistemas adicionales.
13. ¿Cuáles son las ventajas concretas del paso al euro para las empresas?
    La factura electrónica ahorra tiempo, papel y pasos de trabajo manual. Las contabilizaciones pueden automatizarse, se reducen las fuentes de error y todo el proceso resulta más transparente. Además, las empresas con un entorno de facturación electrónica operativo ya cumplen las futuras obligaciones de información que se introducirán en toda Europa en los próximos años.
14. ¿Qué es el proyecto europeo "ViDA" y por qué es importante?
    "El IVA en la era digital" (ViDA) es una iniciativa de la UE que pretende digitalizar todos los procesos del IVA en Europa. El objetivo es que en el futuro las facturas electrónicas y las declaraciones de IVA se transmitan a las autoridades fiscales en tiempo real. Alemania ya está sentando las bases de estos futuros sistemas con la facturación electrónica.
15. ¿Habrá en el futuro un sistema centralizado de notificación de facturas?
    Sí, el Ministerio Federal de Hacienda está planeando un sistema electrónico de notificación que remita automáticamente a las autoridades fiscales cada factura emitida o sus datos básicos. Aún no se ha fijado una fecha concreta de inicio, pero la introducción se considera segura. Las empresas que ya utilizan facturas electrónicas estructuradas podrán adaptarse a ello sin mucho esfuerzo.
16. ¿Cómo deben abordar las empresas el cambio en la práctica?
    Se recomienda un enfoque por etapas: primero garantizar la capacidad de recepción, luego introducir gradualmente el despacho y formar a los empleados en paralelo. Los años 2025 y 2026 son ideales para realizar pruebas y fases piloto que garanticen una transición fluida en 2027. gFM Business ofrece apoyo técnico y organizativo para todas las fases de este cambio.
17. ¿Qué papel desempeña gFM Business a largo plazo en el proceso de facturación electrónica?
    gFM Business Professional controla toda la cadena de procesos, desde la creación, el envío y la recepción hasta el archivo. Es compatible con ambos formatos, puede ampliarse y sigue siendo tan fácil de usar como siempre. Esto significa que el software no es solo una solución a corto plazo, sino una plataforma preparada para el futuro para todos los desarrollos futuros relacionados con las facturas electrónicas.