Consultoria em IA para médias empresas

Primeiro, verifique se os seus dados e processos estão, de facto, preparados. Depois, decida o que é mais vantajoso.

Muitas empresas de média dimensão encontram-se atualmente numa fase intermédia difícil no que diz respeito à IA: os colaboradores já utilizam há muito o ChatGPT e outros serviços no seu dia-a-dia profissional, mas ninguém sabe ao certo que dados da empresa ou dos clientes são introduzidos nessas ferramentas. Ao mesmo tempo, não é raro que haja propostas no valor de cinco dígitos em cima da mesa, cuja viabilidade técnica e económica dificilmente pode ser avaliada a nível interno.

Outras empresas sentem simplesmente uma pressão crescente para agir, mas ainda não têm uma ideia clara de onde a inteligência artificial poderia realmente trazer benefícios na sua própria empresa. Em todos os três casos, seria arriscado começar simplesmente com um grande projeto de IA. Primeiro, deve esclarecer-se o que já existe, o que falta e o que compensa realmente.

Por que razão muitos projetos de IA nas pequenas e médias empresas enfrentam dificuldades ainda antes de começarem

O debate público sobre a inteligência artificial gira frequentemente em torno de modelos: ChatGPT, Claude, Gemini, modelos de linguagem locais, agentes, sistemas RAG ou plataformas de automatização. Na prática empresarial, a verdadeira dificuldade situa-se, na maioria das vezes, um nível abaixo. Os dados empresariais, por exemplo, encontram-se simultaneamente:

• no sistema ERP,
• numa base de dados mais antiga,
• em ficheiros do Excel,
• na caixa de entrada de e-mail,
• num servidor de ficheiros,
• numa solução setorial,
• nos arquivos pessoais de cada colaborador
• ou, em parte, apenas na memória de colegas experientes.

Algumas informações existem em várias versões e são contraditórias. As designações têm vindo a mudar ao longo dos anos. Os processos foram-se desenvolvendo ao longo do tempo, mas não estão documentados na íntegra em lado nenhum. Um colaborador sabe exatamente qual é a exceção aplicável a um determinado cliente. Outro conhece as particularidades da emissão de faturas. Um terceiro sabe por que razão um determinado campo numa base de dados nunca deve ser alterado.

Para as pessoas, este sistema funciona frequentemente durante um período surpreendentemente longo. No entanto, no que diz respeito à automatização e à inteligência artificial, torna-se rapidamente problemático. Embora um modelo linguístico seja excelente a lidar com a linguagem, não consegue saber, por si só, qual dos três dados contraditórios de um cliente está correto, nem qual a exceção informal que, há dez anos, faz parte de um determinado processo empresarial. A IA não melhora automaticamente os dados de má qualidade. No pior dos casos, limita-se a tornar os resultados errados mais convincentes.

Por isso, um bom aconselhamento em IA não começa com a IA

Antes de se falar de modelos, servidores ou plataformas de automatização, é necessário responder a algumas questões muito mais simples:

• Que informações é que a empresa possui, afinal?
• Onde se encontram esses dados?
• Quais destas são suficientemente fiáveis para serem processadas de forma automatizada?
• Que processos podem ser descritos de forma inequívoca?
• Em que áreas é que, atualmente, surgem regularmente erros, pedidos de esclarecimento ou trabalho manual desnecessário?
• Que tarefas consomem muito tempo, apesar de, do ponto de vista técnico, poderem ser automatizadas com relativa facilidade?
• E em que casos o custo de um sistema de IA seria superior aos benefícios esperados?

É precisamente esta última questão que, em muitos projetos, raramente é colocada. Nem todos os processos têm de ser automatizados. Nem todas as bases de dados necessitam de uma camada de IA. E nem todas as atividades que poderiam ser automatizadas do ponto de vista técnico devem, de facto, ser automatizadas.

Por isso, um aconselhamento sério deve também poder chegar à seguinte conclusão: por enquanto, deixe as coisas como estão.

O que me distingue de muitos consultores clássicos de IA

Não sou investigador na área da IA nem vendo modelos linguísticos. A minha experiência profissional situa-se precisamente onde muitos projetos de IA nas empresas realmente começam: nos dados, nos processos empresariais e no software empresarial.

Desde 1994 que desenvolvo soluções de bases de dados e empresariais. Ao longo de décadas, tive a oportunidade de testemunhar como os sistemas empresariais surgem, crescem, são ampliados e, a certa altura, atingem um nível de complexidade que dificilmente é visível a partir do exterior.

Nos últimos anos, integrei intensivamente a inteligência artificial no meu próprio trabalho de desenvolvimento e no software da empresa. Ao fazê-lo, optei conscientemente por não utilizar apenas serviços na nuvem já prontos, mas sim por explorar na prática diferentes abordagens:

• modelos de linguagem baseados na nuvem e operados localmente,
• diferentes tamanhos de modelo,
• Comparações entre modelos e testes de desempenho,
• Sistemas de agentes,
• e a integração da IA nas arquiteturas de software existentes.

A partir deste trabalho, surgiu entretanto uma plataforma de desenvolvimento própria com uma camada de IA integrada. Esta inclui, entre outros, definições de modelos próprias em diferentes classes de dimensão, um adaptador de IA, uma interface de benchmark para a comparação direta de diferentes modelos, bem como um ambiente de execução de agentes.

Não se trata de slides de apresentação nem de conceitos teóricos. Os sistemas são utilizados na prática e continuamente aperfeiçoados. Por isso, conheço não só os aspetos impressionantes dos atuais sistemas de IA, mas também os seus limites, as suas necessidades em termos de recursos e os pontos em que uma solução que, no papel, parece elegante, se torna subitamente desnecessariamente complicada no dia-a-dia das operações.

Por isso, o que não pretendo vender-lhe é o máximo possível de IA. Quero descobrir de quanto de IA a sua empresa realmente precisa.

Exemplo retirado do nosso próprio ambiente de desenvolvimento: diferentes modelos de IA e abordagens técnicas são comparados entre si em condições reais, em vez de nos basearmos exclusivamente nas especificações do fabricante.

Avaliar a preparação para a IA: uma análise independente da situação atual

Dois dias de análise. Preço fixo de 2 900 euros. Relatório escrito com recomendações concretas.

A avaliação da situação em matéria de IA destina-se a empresas de média dimensão que necessitam, numa primeira fase, de clareza antes de investir orçamentos avultados em software, consultoria ou infraestruturas. O objetivo ainda não é, expressamente, a implementação de um grande projeto de IA. O objetivo é obter uma base de decisão sólida. No final, deverá ser capaz de responder às seguintes perguntas:

Em que áreas da nossa empresa vale realmente a pena utilizar a inteligência artificial?

1. O que é que temos de preparar para isso?
2. Que solução seria tecnicamente adequada?
3. Que investimento seria provavelmente necessário?
4. E que ideias é melhor não levarmos por diante?

O que é analisado no âmbito da avaliação da situação atual

Inventário de dados: Em primeiro lugar, analisa-se quais são os dados relevantes da empresa que estão disponíveis e onde se encontram.

Não se trata de uma revisão técnica completa de todos os sistemas, mas sim de determinar se a infraestrutura de dados existente é, em princípio, adequada para as aplicações previstas. São analisados, por exemplo:

• Bases de dados,
• Sistemas de ERP e de gestão de mercadorias,
• Sistemas de CRM,
• Arquivos de documentos,
• Estruturas do Excel,
• Servidor de ficheiros,
• Interfaces
• e outras fontes de informação relevantes.

Desta forma, torna-se também evidente quais os dados que devem ser limpos, uniformizados ou melhor estruturados antes de um projeto de IA.

Avaliação de processos: A IA pode apoiar os processos. No entanto, não consegue transformar, como por arte de magia, processos pouco claros em bons processos. Por isso, analisamos processos selecionados na empresa e verificamos:

• Como é que o processo decorre, na realidade, hoje em dia?
• Que informações são necessárias?
• Onde ocorrem as mudanças de suporte?
• Onde é que se faz trabalho a duplicar?
• Que decisões toma uma pessoa?
• Quais delas seguem regras claras?
• Em que situações faria sentido recorrer à IA?
• Em que situações a automatização clássica seria provavelmente mais adequada?

É precisamente esta distinção que é importante. Algumas tarefas não requerem um modelo de linguagem, mas apenas uma interface bem definida ou um fluxo de trabalho bem estruturado.

Três casos de aplicação prioritários da IA

A partir da análise, são identificados três casos de utilização que parecem ser particularmente interessantes para a sua empresa. Para cada caso de utilização, receberá uma avaliação dos possíveis benefícios, do esforço técnico, do esforço organizacional, dos requisitos de dados, dos riscos, das possíveis soluções e da prioridade mais adequada.

Nem todas as ideias interessantes entram automaticamente nesta lista. O que é decisivo não é o que pareça tecnicamente impressionante, mas sim o que pareça fazer sentido do ponto de vista económico para a sua empresa.

Local, na nuvem ou uma combinação de ambos?

Atualmente, muitas empresas partem do princípio de que a inteligência artificial tem, necessariamente, de ser executada através de grandes fornecedores de serviços na nuvem. Isso nem sempre é necessário. Os modelos locais modernos de IA já são capazes de realizar inúmeras tarefas no próprio hardware. Por outro lado, outras aplicações beneficiam significativamente de modelos na nuvem de alto desempenho.

Muitas vezes, uma solução mista faz sentido. Por isso, não receberá uma recomendação ideológica a favor ou contra a nuvem, mas sim uma avaliação técnica e económica para o seu caso de utilização específico. Nessa avaliação, são tidos em conta, entre outros aspetos:

• Proteção de dados,
• Confidencialidade,
• Desempenho,
• Requisitos de hardware,
• custos correntes,
• Custos de manutenção,
• Disponibilidade
• e a independência pretendida em relação a fornecedores específicos.

Uma recusa clara, quando algo não vale a pena

Este ponto faz parte expressamente da consulta. Se, na minha opinião, uma aplicação de IA planeada não apresentar qualquer benefício económico razoável, é exatamente isso que constará no relatório. Se uma solução de software clássica for mais adequada, isso também será assinalado. Se for necessário melhorar primeiro a estrutura dos dados, antes mesmo de se falar em inteligência artificial, essa também é uma conclusão possível.

Um projeto que não seja iniciado pode ser uma decisão extremamente rentável.

O que receberá após os dois dias

Receberá um relatório por escrito que poderá utilizar internamente como base para a tomada de decisões. Normalmente, este inclui:

• um resumo da sua situação atual,
• uma avaliação do panorama de dados relevante,
• pontos fracos identificáveis,
• uma avaliação de processos empresariais selecionados,
• três casos de aplicação prioritários da IA,
• uma avaliação sobre a operação local, na nuvem ou híbrida,
• requisitos técnicos,
• uma estimativa aproximada do trabalho envolvido,
• Informações sobre a proteção de dados e a soberania dos dados,
• próximos passos recomendados
• bem como, expressamente, projetos que, neste momento, desaconselharia.

O relatório deve ser suficientemente compreensível para a direção e, ao mesmo tempo, suficientemente concreto para discussões posteriores com especialistas em TI, sejam eles internos ou externos.

O que pode acontecer a seguir – mas não tem de acontecer

A análise da situação atual é um serviço de consultoria autónomo. Com isso, não se compromete com nenhum projeto subsequente.

• Talvez a conclusão seja: ainda não implementar nada. Primeiro, limpar os dados.
• Talvez surja um pequeno projeto que possa ser concretizado no espaço de algumas semanas.
• Talvez se torne evidente que um projeto de IA de maior envergadura faria sentido do ponto de vista económico.

E talvez possa implementar as recomendações com o seu departamento de TI atual ou com um prestador de serviços com quem já trabalha. Se parecer sensato prosseguir com a colaboração, podemos discutir o assunto.

Se, no prazo de 90 dias, decidir avançar com um projeto subsequente comigo, os 2 900 euros relativos à avaliação da situação serão deduzidos do custo desse projeto.

A que empresas se destina a avaliação do estado da IA

Esta oferta é particularmente adequada para empresas com cerca de 5 a 100 colaboradores, nas quais a digitalização e o software empresarial já fazem parte do quotidiano há muito tempo, mas onde ainda não existe ninguém expressamente responsável por uma estratégia de IA. Algumas situações típicas são, por exemplo:

• Os colaboradores já utilizam o ChatGPT ou outros serviços de IA.
• A direção gostaria de saber quais os riscos que daí advêm.
• Existem inúmeros dados, mas não existe uma estratégia de dados uniforme.
• Os processos foram-se desenvolvendo organicamente ao longo dos anos.
• Um fornecedor externo propôs um projeto de IA de grande envergadura.
• A direção tem dificuldade em avaliar os benefícios e o preço de uma proposta.
• Certas atividades implicam, regularmente, muito trabalho manual.
• A empresa pretende utilizar a inteligência artificial, mas não seguir cegamente todas as tendências.
• A proteção de dados e o controlo sobre os dados da empresa desempenham um papel importante.
• Existe interesse em soluções locais de IA ou numa segunda opinião independente.

A quem esta oferta não se destina

A análise da situação provavelmente não é a opção mais adequada se já estiver totalmente definido qual o sistema a implementar e se estiver apenas a procurar-se um prestador de serviços para a implementação. Por exemplo, se já tiver sido decidido que:

„Queremos o produto X do fornecedor Y e só precisamos de alguém para a implementação“,

um parceiro especializado na implementação é, frequentemente, a melhor opção. Da mesma forma, a consultoria não faz sentido se se pretender apenas uma formação geral sobre IA ou uma palestra para os colaboradores.

A minha área de especialização centra-se nos dados empresariais, nos processos, na arquitetura de software e na questão de saber como a inteligência artificial pode ser integrada de forma útil nos processos operacionais reais.

Por que razão um preço fixo?

Especialmente numa primeira análise, uma empresa deve saber qual é o quadro financeiro em que se insere. Por isso, a avaliação de dois dias sobre a IA tem um custo fixo de:

2.900 Euro

Isso inclui a análise acordada, a avaliação e o relatório escrito. Caso, logo na primeira conversa, se verifique que uma avaliação da situação da sua empresa não traz benefícios evidentes, não lhe recomendarei que contrate este serviço.

O próximo passo é, de propósito, pequeno

Antes de investir 2 900 euros, vamos conversar. Numa conversa telefónica de cerca de 20 minutos, vamos esclarecer o seguinte:

• O que é que o preocupa atualmente no que diz respeito à IA?
• Que sistemas utiliza?
• Que problema gostaria de resolver?
• O que já foi tentado?
• E será que uma análise estruturada da situação atual é, de facto, o próximo passo certo a dar?

Depois disso, saberá se a consultoria lhe parece útil. E se eu considerar que, neste momento, não lhe trará grandes benefícios, também lho direi. Por isso, uma conversa de 20 minutos pode ser perfeitamente suficiente para evitar um projeto desnecessário de cinco dígitos.

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Perguntas frequentes sobre consultoria em IA

1. Qual é o custo total de um projeto de IA?
   Não existe uma resposta genérica e fiável para esta questão. Um caso de aplicação pequeno e bem delimitado pode ser implementado com um esforço razoável. Por outro lado, a integração da inteligência artificial em vários processos empresariais ou num ambiente de software já existente pode tornar-se um projeto significativamente maior. É precisamente por isso que a avaliação da situação inicial é fundamental. Antes de se investirem montantes avultados, é necessário esclarecer qual a abordagem técnica que é efetivamente necessária e qual a dimensão que se afigura economicamente viável.
2. O que é que recebo exatamente por 2 900 euros?
   Não receberá uma apresentação geral sobre inteligência artificial, mas sim uma análise individualizada da sua situação inicial. Esta inclui, nomeadamente, uma análise dos dados e processos relevantes, três casos de aplicação priorizados, uma avaliação técnica e um relatório final por escrito com recomendações concretas.
3. Para isso, os nossos dados têm de ser transferidos para a nuvem?
   Não. Para a análise, não é necessário que os dados da empresa sejam automaticamente transferidos para um serviço externo de IA. Também para aplicações futuras, os modelos locais ou os conceitos híbridos podem ser interessantes. A solução mais adequada depende do volume de dados, da tarefa, dos requisitos de segurança, da qualidade pretendida e do orçamento.
4. A IA local já é realmente útil?
   Para determinadas aplicações, sem dúvida que sim. Atualmente, os modelos locais atingem, em muitas tarefas, um nível de qualidade que permite trabalhar de forma produtiva. Oferecem vantagens, nomeadamente, no que diz respeito a dados confidenciais, custos de funcionamento e independência em relação a plataformas externas. No entanto, não substituem os modelos em nuvem mais potentes em todas as tarefas. Por isso, esta decisão deve ser tomada com base em critérios técnicos e não com base em convicções.
5. Não temos uma base de dados organizada. Isso constitui um motivo de exclusão?
   Não. Isso é, na verdade, o mais comum. É precisamente por isso que se deve analisar o estado dos dados antes de se iniciar um projeto de IA de grande envergadura. É possível que a análise revele, numa primeira fase, que determinados dados precisam de ser uniformizados ou que os processos têm de ser melhor documentados. Isso não constitui um fracasso da estratégia de IA, mas sim, muitas vezes, o seu pré-requisito mais importante.
6. Os nossos processos já têm de estar totalmente documentados?
   Não. Em muitas empresas de média dimensão, os processos empresariais desenvolveram-se ao longo do tempo e estão apenas parcialmente documentados. Por isso, durante a análise da situação atual, é também importante compreender os processos relevantes de forma a poder avaliar se e como estes poderiam ser automatizados ou apoiados pela IA.
7. Consegue também avaliar se uma oferta existente de outro fornecedor é adequada?
   Sim. Se já dispõe de uma proposta ou de um conceito para um projeto de IA, este pode ser tido em conta. Não se trata de criticar de forma generalizada outros fornecedores, mas sim de verificar se o âmbito dos serviços, a arquitetura técnica e os benefícios económicos se adequam à sua situação.
8. Trabalha exclusivamente com determinados fornecedores de IA?
   Não. Não estou vinculado a nenhum fornecedor específico nem a plataformas de nuvem específicas. Dependendo da tarefa, podem ser mais adequados modelos de nuvem comerciais, modelos locais de código aberto ou combinações destes.
9. Recebe comissões de fornecedores de software ou de IA?
   Não. No âmbito desta consultoria, não vendo licenças de terceiros nem recebo comissões de venda pela recomendação de determinados fornecedores de IA. Por isso, não há qualquer motivo económico para lhe recomendar uma solução de terceiros que seja a mais abrangente ou a mais cara possível.
10. Temos de comprar novo hardware para isso?
    Não necessariamente. Para muitas aplicações iniciais, a infraestrutura existente é suficiente ou a utilização da nuvem faz mais sentido do ponto de vista económico. No caso dos sistemas de IA locais, poderá ser necessário hardware adicional. No entanto, só se deve proceder a um investimento em hardware quando estiver claro quais os modelos e aplicações que irão efetivamente ser utilizados.
11. O ChatGPT representa, em princípio, um problema de proteção de dados nas empresas?
    Não é automático. O que é determinante é a versão e a configuração utilizadas, os dados introduzidos e as regras organizacionais em vigor. A situação torna-se especialmente problemática quando os colaboradores introduzem informações confidenciais sobre clientes, pessoal ou a empresa em sistemas externos sem orientações claras. Por isso, a avaliação da situação atual inclui também a questão de saber como a IA está, de facto, a ser utilizada na empresa neste momento.
12. É possível integrar também bases de dados e sistemas ERP já existentes?
    Sim. Esse é, aliás, um dos principais focos do meu trabalho. Os sistemas ERP, CRM e de bases de dados existentes, em particular, contêm frequentemente uma grande parte do conhecimento necessário para aplicações de IA significativas. Nesse contexto, o primeiro passo consiste em avaliar a estrutura, a acessibilidade e a qualidade desses dados.
13. A IA significa, por si só, que os colaboradores devem ser substituídos?
    Não. Em muitas aplicações úteis, o objetivo inicial é aliviar os colaboradores do trabalho de pesquisa, da recolha repetitiva de dados, da análise de documentos ou de outras tarefas rotineiras que consomem muito tempo. A possibilidade de automatizar atividades inteiras depende em grande medida do processo em questão. Por isso, uma análise séria não deve partir do princípio de que o objetivo é eliminar o maior número possível de postos de trabalho.
14. A inteligência artificial também pode ser integrada no nosso software atual?
    Em muitos casos, sim. A substituição total dos sistemas existentes nem sempre é necessária nem economicamente viável. Pode ser mais interessante integrar, de forma controlada, funções selecionadas de IA em bases de dados, sistemas ERP ou processos empresariais já existentes. Verificar se isso é tecnicamente possível e economicamente viável faz parte da análise.
15. Quanto tempo demora a avaliação da situação?
    A análise propriamente dita está concebida como um serviço de consultoria compacto com a duração de dois dias. Dependendo da disponibilidade dos interlocutores e da documentação, a reunião, a análise e a elaboração do relatório escrito podem, por motivos organizacionais, ser distribuídas por vários dias de calendário.
16. Quem deveria participar nas conversas?
    Nas pequenas e médias empresas, a direção é normalmente o principal interlocutor. Dependendo do tema, pode fazer sentido envolver também um colaborador que conheça particularmente bem o software existente, os dados ou o processo empresarial em questão. Normalmente, não são necessárias grandes equipas de projeto para esta primeira análise.
17. O que acontece se não encontrar um caso de utilização relevante para a IA?
    Então é exatamente isso que constará no relatório. Não há qualquer garantia de que, ao fim de dois dias, tenha necessariamente de surgir um grande projeto de IA. É possível que a recomendação seja, numa primeira fase, tirar melhor partido do software já existente, limpar os dados ou simplificar os processos. Também esta constatação pode evitar investimentos avultados.
18. Será que a análise também pode levar à conclusão de que, por enquanto, não devemos fazer nada?
    Sim. Isso é expressamente possível. O objetivo da análise da situação não é necessariamente vender um projeto a seguir. O objetivo é poder tomar uma decisão sensata.
19. Os 2 900 euros serão contabilizados num projeto subsequente?
    Sim. Se, no prazo de 90 dias, decidir avançar com um projeto subsequente adequado, o valor da avaliação da situação pode ser deduzido do custo desse projeto. Desta forma, a análise não se torna um custo adicional, mas sim o primeiro passo de um projeto posterior.

Primeiro, esclarecer as coisas – depois, investir

A inteligência artificial irá transformar o software empresarial e os processos de negócio nos próximos anos. No entanto, isso não significa que todas as empresas devam iniciar hoje, o mais rapidamente possível, qualquer projeto de IA.

São precisamente as pequenas e médias empresas que, muitas vezes, têm uma vantagem considerável: conhecem muito bem os seus clientes, os seus processos e os seus produtos. Muitos sistemas foram desenvolvidos ao longo dos anos e contêm conhecimento empresarial valioso. Esse conhecimento não precisa de ser substituído. Em primeiro lugar, tem de ser compreendido, estruturado e disponibilizado nos locais certos.

É precisamente aí que começa um aconselhamento sensato em IA. Não a partir do modelo, mas sim a partir da sua empresa.