En muchas empresas, siempre sigue el mismo patrón: en algún momento, la dirección se da cuenta de que "algo ya no funciona bien". Tal vez los procesos se han vuelto demasiado lentos, se acumulan los errores o la empresa pierde cada vez más de vista las cifras, los clientes o los procesos internos. La demanda de una nueva solución de software se hace oír con fuerza, preferiblemente un software ERP moderno y potente que "pueda hacerlo todo". Pero aquí suele empezar una falacia fatal.
¿Nuevo software sin nuevas ideas? Un error caro.
Muchas empresas creen que sus problemas pueden resolverse únicamente con nuevos programas informáticos. El hecho de que un Solución ERP es la "escoba de cerdas doradas", por así decirlo, que se barre una vez y luego todo va bien. Pero se trata de un concepto erróneo, peligroso y caro al mismo tiempo.
Al fin y al cabo, un software sólo puede ser tan bueno como la comprensión de los procesos que se supone que debe cartografiar. Si no se conocen los procesos internos, no se examinan o nunca se han entendido realmente, incluso el mejor software no es más que una copia digital de viejos y malos hábitos.
Si no se entienden los procesos, no se pueden optimizar
Lo que suele faltar es un conocimiento profundo de los propios procesos operativos de la empresa:
- ¿Cómo funcionan las cosas realmente?
- ¿Qué pasos son necesarios y cuáles han crecido históricamente pero son superfluos?
- ¿Dónde surgen los cuellos de botella, la duplicación del trabajo o los malentendidos?
- ¿Quién decide qué y en qué se basa?
- ¿Qué información de dónde se necesita en un proceso?
Estas preguntas suenan banales, pero están en el centro de todo proceso de optimización sostenible. Antes de digitalizarlos, automatizarlos o introducirlos en un programa informático, hay que comprenderlos, reflexionarlos, evaluarlos y, en muchos casos, abandonarlos.
Y aquí es precisamente donde radica el reto: no todo el mundo sabe pensar en procesos. No todo el mundo sabe reconocer inmediatamente qué información es realmente crucial y cuál es sólo ruido. Se necesita estructura, claridad y un cierto sentido de la lógica de datos para convertir los "pasos de trabajo" en procesos limpios y comprensibles.
Por qué ni siquiera el software ERP personalizable es un éxito seguro
Muchos proveedores y mi propia empresa gofilemaker.de hoy en día anuncian la flexibilidad de sus sistemas ERP: "totalmente personalizables", "ampliables modularmente", "configurables individualmente". Y es cierto, técnicamente hablando. Pero lo que suena bien en teoría también puede fallar en la práctica debido a la preparación y cooperación del cliente.
Porque la personalización no significa que el software se adapte "automáticamente" a la empresa. Significa que alguien tiene que ser muy preciso sobre lo que hay que personalizar, y sobre cómo funcionan los procesos que se van a mapear digitalmente en el futuro. Y aquí es donde entran en juego dos cosas cruciales:
- ¿Conoce realmente el cliente sus propios procesos, o se trata de corazonadas y conocimientos a medias?
- ¿Puede el cliente describir estos procesos de forma que sean comprensibles y lógicamente realizables para un desarrollador de bases de datos?
En realidad, a menudo no es así. Muchos clientes subestiman hasta qué punto los desarrolladores de software tienen que pensar en términos de estructuras, flujos de datos y reglas claras. Lo que quizá "siempre se ha hecho así" en la empresa o "está realmente claro" no puede moldearse sin más en un modelo de datos. Lo que falta es un entendimiento común, un lenguaje compartido en el que los procesos empresariales puedan traducirse en datos comprensibles y lógica de toma de decisiones.
Cuanto menos se entienda el proceso, más cara será la personalización
Y aquí es donde la cosa se pone concreta: cuanto peor entienda un cliente sus procesos, más cara resultará al final la personalización del software. ¿Por qué? Porque el desarrollador tiene que adivinar. Porque los requisitos cambian constantemente. Porque la información original era confusa o contradictoria. Porque los errores fundamentales del proceso sólo se ponen de manifiesto durante el funcionamiento, y luego hay que corregirlos a un coste elevado. Estos bucles cuestan tiempo, dinero y nervios a ambas partes.
Lo he experimentado a menudo: un cliente con una idea clara, procesos claramente estructurados y una comprensión básica de la lógica de datos consigue que la personalización de su ERP se lleve a cabo de forma rápida, barata y estable. Otro -con ideas vagas, requisitos contradictorios y un planteamiento del tipo "el software tiene que poder hacer esto de alguna manera"- paga entre tres y cinco veces más. No porque el desarrollador quiera aprovecharse, sino simplemente porque falta el trabajo preparatorio que todo proyecto necesita.
Aquí es exactamente donde entra mi libro: Crea un puente entre la gestión y el desarrollo de software. Ayuda a las personas que no son expertas en TI a comprender y describir sus propios procesos de manera que se pueda crear un buen software a partir de ellos, de forma estructurada, eficiente y sostenible.
Por qué escribí "El libro de la base de datos algo diferente"
He escrito este libro porque he visto una y otra vez que los mayores cuellos de botella no son de naturaleza técnica, sino que residen en el pensamiento. Muchos directores generales, jefes de departamento o jefes de proyecto tienen un profundo conocimiento de su área de especialización, pero carecen del lenguaje necesario para estructurar este conocimiento de forma sistemática. Tienen ideas, pero no un método. Y a menudo tienen la sensación de que "las TI lo harán de alguna manera". Pero ahí es precisamente donde radica el problema.
La informática no puede hacer magia. Sólo puede poner en práctica lo que alguien ha pensado, planificado y plasmado previamente. Y eso no es tan fácil, sobre todo si nunca has aprendido a pensar en términos de estructuras de datos y lógica de procesos.
El libro ayuda precisamente a eso: hace que los lectores piensen no sólo en el software, sino en la pregunta que hay detrás de la pregunta. Sobre el "por qué" que hay detrás de cada "cómo". Y sobre las palancas ocultas con las que se pueden conseguir mejoras reales, incluso antes de elegir un nuevo sistema ERP.
¿A quién va dirigido el libro?
- Para directores generales y responsables de la toma de decisiones
Si es usted responsable de dar forma a la digitalización o modernización de su empresa, necesita algo más que bonitos folletos de software. Necesita una comprensión básica de los datos, las interrelaciones y la lógica de los procesos. Este libro le ofrece una base sólida para ello, sin jerga técnica, pero con muchas experiencias reveladoras. - Para empleados que apoyan o diseñan procesos
Ya sea en contabilidad, ventas, producción o almacén: si entiende los procesos, puede mejorarlos. El libro transmite una forma de pensar que va más allá de los límites departamentales y le ayuda a comprender mejor su propio papel en el proceso global... y a actuar de forma más específica. - Para becarios y personas que empiezan su carrera
Los jóvenes, en particular, que son nuevos en una empresa, se benefician enormemente de aprender desde el principio cómo "piensa" una empresa. Los que entienden desde el principio cómo fluyen los datos, cómo se preparan las decisiones y dónde están las fuentes típicas de error adquieren confianza e independencia más rápidamente, y se convierten en personas valiosas para el equipo.
No se trata de tecnología, sino de claridad.
"El libro de bases de datos diferente" no es un manual técnico. Es un libro de claridad. No explica cómo programar una base de datos, sino cómo pensar para crear buenas estructuras de datos. Muestra cómo reconocer los procesos, modelarlos limpiamente y no perder de vista lo esencial. Y quita el miedo a términos como "campo", "tabla" o "clave primaria" combinándolos con la lógica cotidiana y ejemplos prácticos.
Primero pensar, luego digitalizar
Para optimizar los procesos operativos, primero hay que saber qué se quiere optimizar. Si quiere introducir software de forma significativa, tiene que saber hacia dónde se dirige; de lo contrario, viajará en círculos. "El libro de bases de datos diferente" es el primer paso ideal para ganar claridad, reconocer conexiones y practicar el pensamiento en procesos. No es un libro sobre tecnología, sino sobre el pensamiento que hay detrás de una tecnología de éxito.
Datos del libro:
El libro de bases de datos diferente
Rústica, 214 páginas
ISBN-13: 978-3819262630
ISBN-10: 3819262636
Precio: 19,90 euros
Disponible en BOD, Amazon y librerías
Más que software: consultoría de gestión sistémica
Muchas empresas sólo se dan cuenta durante su funcionamiento de que el software ERP por sí solo rara vez resuelve todos sus retos. Esto se debe a que los verdaderos problemas suelen ser más profundos: procesos poco claros, funciones que faltan o interfaces sobrecargadas entre las personas y la tecnología. Aquí es precisamente donde entra en juego mi nueva área de negocio: Consultoría de gestión sistémicade forma práctica e independiente. Ayudo a las pequeñas y medianas empresas a comprender mejor sus estructuras, identificar puntos ciegos y mejorar los procesos de forma sostenible, incluso más allá de las soluciones técnicas.
Preguntas frecuentes sobre el tema
1. ¿no basta con comprar un moderno software ERP para resolver los problemas de la empresa?
No. Un nuevo programa informático sólo es tan bueno como la comprensión de los procesos que se supone que debe cartografiar. Si no conoces tus procesos o no puedes formularlos con claridad, en el peor de los casos sólo digitalizarás los errores existentes.
2 ¿Por qué es tan importante analizar los propios procesos antes de implantar un sistema ERP?
Porque cualquier software sólo puede automatizar lo que se ha pensado previamente de forma estructurada. Sin un análisis previo del proceso, no hay claridad, y sin claridad, no hay una solución estable y rentable.
3. ¿qué se entiende exactamente por "pensamiento de datos y procesos"?
Se refiere a la capacidad de descomponer los procesos en pasos lógicos y estructurados, reconocer las conexiones y comprender qué información se necesita, cuándo, cómo y por qué.
4 ¿A quién va dirigido "The database book with a difference"?
Para directores generales, jefes de departamento, empleados y aprendices; en otras palabras, para cualquier persona que trabaje con procesos empresariales o que desee optimizarlos en el futuro, especialmente antes de introducir o adaptar un sistema ERP.
5. ¿puedo yo, que no soy técnico, sacar algún provecho?
Absolutamente. El libro está escrito deliberadamente para que pueda entenderse sin conocimientos técnicos previos, con muchos ejemplos prácticos y un estilo claro y comprensible.
6. ¿Qué errores suelen producirse en los proyectos de ERP sin una comprensión suficiente de los procesos?
Requisitos poco claros, constantes solicitudes de cambio, modelos de datos incompletos y malentendidos con el desarrollador: todo ello se traduce en mayores costes, retrasos y usuarios insatisfechos.
7 ¿Por qué se encarece la personalización del software ERP si el cliente no entiende sus procesos?
Porque los desarrolladores tienen que dedicar tiempo a adivinar los requisitos o a reelaborarlos varias veces. Sin un plan claro, el esfuerzo aumenta, y el precio también.
8. ¿puede el libro ayudar también a aprovechar mejor las soluciones informáticas existentes?
Sí, si comprende sus datos y procesos, también podrá estructurar mejor los sistemas existentes, utilizarlos de forma más eficiente y mejorarlos de forma más específica.
9 ¿Qué distingue a este libro de los clásicos libros de referencia sobre TI o ERP?
No es un libro técnico, sino de reflexión: transmite los conceptos básicos de forma intuitiva y práctica, centrándose en la claridad, la estructura y la conciencia del proceso.
10. ¿cómo favorece el libro la comunicación entre empresas y desarrolladores de software?
Ayuda a encontrar un lenguaje común. Cualquiera que haya leído el libro puede formular requisitos de forma más estructurada y entender mejor las consultas técnicas, lo que reduce los malentendidos y acelera los proyectos.
11. ¿es el libro también adecuado como material de formación para becarios?
Sí, es una forma excelente de dar a los jóvenes empleados una comprensión práctica de los procesos operativos, la lógica de los datos y el pensamiento sistemático, un complemento ideal a la formación profesional tradicional.
12 ¿Cuál es el mejor momento para leer este libro: antes o después de la selección ERP?
Claridad: de antemano. Obtener claridad sobre sus propios procesos antes de tomar una decisión sobre el software ahorra tiempo, dinero y bucles innecesarios durante la implantación.