FileMaker Databaseontwikkeling: hoe werkt zo'n project?

FileMaker is een databasesysteem dat dankzij de flexibele interfaces zeer goed kan worden aangepast aan individuele bedrijfsbehoeften. Databases kunnen worden geïmporteerd vanuit bijna elke andere database en vanuit Office-toepassingen zoals Microsoft Excel, Word of Apple Numbers. FileMaker-databases kunnen worden uitgevoerd op Windows- of Mac OS X-computers, de iPad, iPhone en iPod touch, waardoor ze ideaal zijn voor het mobiel vastleggen van gegevens. In dit artikel wordt uitgelegd hoe een nieuw project voor de ontwikkeling van een FileMaker database werkt, aan welke eisen moet worden voldaan en wat je zelf kunt doen om een ontwikkelingsproject voor te bereiden.

Waar wil je naartoe?

Deze vraag wordt bijna altijd gesteld aan het begin van een nieuw FileMaker-project. In de meeste bedrijven hoopt zich in de loop van de tijd een grote verscheidenheid aan gegevens op op werkstations en servers, of het nu gaat om Excel-spreadsheets, Word-documenten, PDF-documenten, e-mails, e-mailbijlagen of zelfs gegevens die door andere databaseservers worden vrijgegeven (bijv. Oracle, IBM DB/2, Microsoft SQL, enz.). Het is niet ongewoon om deze stortvloed aan gegevens te willen beheersen en/of gegevens uit verschillende andere databases te willen samenvoegen in een FileMaker oplossing.

De eerste stap moet daarom zijn om te schetsen welke functies de FileMaker-oplossing moet hebben en met welke systemen van derden het moet worden verbonden. Bij systemen van derden is er ook altijd de vraag of FileMaker alleen gegevens moet lezen of ook terug moet schrijven naar andere databasesystemen.

Concept en specificaties

Zodra alle gewenste functies in grote lijnen zijn geschetst, is de volgende stap het maken van een gedetailleerd concept en een specificatieblad voor de ontwikkeling van het project. Een typisch projectconcept omvat de volgende punten:

• Structuur van de gegevensstructuur
• Structuur en indeling van scherm- en printlay-outs
• Programmastructuur (functies)

Het projectconcept moet specificeren welke gegevenstabellen beschikbaar zijn en hoe ze aan elkaar gekoppeld moeten worden. Voorbeeld: Als de eis is gedefinieerd om per gegevensrecord precies één contactpersoon op te slaan, is slechts één veld voor de contactpersoon in de stamtabel nodig. Maar als de eis is om een willekeurig aantal contactpersonen per gegevensrecord op te slaan, dan moet daarvoor een extra tabel voor de contactpersonen worden aangemaakt.

Om de functionaliteit van de voltooide FileMaker-oplossing te kunnen beoordelen op visuele haalbaarheid tijdens de projectplanningsfase, moeten alle schermlay-outs, lijstlay-outs en afdruklay-outs en hun visuele structuur bij benadering worden geschetst in de specificaties. Op deze manier kunnen alle schermlay-outs, inclusief navigatie, al worden geïmplementeerd als onderdeel van de eerste mijlpaal.

De programmastructuur wordt zodanig in het concept gedocumenteerd dat alle functies die de FileMaker-oplossing uiteindelijk moet hebben, worden geschetst. Tijdens de ontwikkeling van de software documenteert de ontwikkelaar in het prestatielogboek hoe de functies werden geïmplementeerd, bijvoorbeeld welke scripts werden geprogrammeerd of welke lay-outs werden gebruikt voor de respectieve functies.

Om ervoor te zorgen dat de ontwikkeling van het project niet wordt verstoord tijdens de ontwikkelperiode en delen later mogelijk opnieuw moeten worden ontwikkeld, moeten alle eisen en het geschatte tijdschema zo gedetailleerd mogelijk worden beschreven in de eisenspecificatie. Voor een beter overzicht en berekenbaarheid wordt het tijdsbestek van het totale project meestal verdeeld in zogenaamde mijlpalen.

De ontwikkelingsfase

Zodra het concept en de specificaties compleet zijn, begint de ontwikkeling van de eerste mijlpaal. Dit omvat normaal gesproken de basisstructuur van de software en de eerste navigatie tussen schermlay-outs. Tijdens de ontwikkelingsfase documenteert de ontwikkelaar elke werkstap in het servicelogboek, dat als basis dient voor de facturering als de vergoeding gebaseerd is op tijd. Zodra een mijlpaal is voltooid, ontvangt de klant een testversie waarin hij kan controleren of zijn vereisten volledig zijn geïmplementeerd tot aan de huidige vorige versie.

De testfase

Als alle mijlpalen zijn voltooid, bevindt de software zich in de zogenaamde "bètafase" en wordt deze ter beoordeling en test voorgelegd aan de klant. De software wordt nu door de klant getest in een testomgeving. Tijdens de testfase moet ervoor worden gezorgd dat elke functie van de software meerdere keren wordt getest en, indien mogelijk, onder verschillende omstandigheden.

De klant kan fouten rechtstreeks in de software melden via een speciaal meldingssysteem. Alle foutmeldingen worden verzameld in een foutopsporingslogboek waartoe de klant en de ontwikkelaar toegang hebben. Met behulp van dit logboek kan de ontwikkelaar zien welke fouten nog hersteld moeten worden en kan de klant zien welke fouten al hersteld zijn door de ontwikkelaar.

Gebruikersdocumentatie

Afhankelijk van de eisen van de klant wordt documentatie voor de gebruikers van de oplossing gemaakt nadat de FileMaker oplossing is voltooid. Als de realisatie van het project in nauwe samenwerking met de toekomstige gebruikers heeft plaatsgevonden, is het opstellen van gebruikersdocumentatie in de praktijk wellicht niet nodig.

Daar gaan we: de uitrol

Zodra alle gerapporteerde fouten tijdens de testfase zijn geëlimineerd en de FileMaker-oplossing door de opdrachtgever is goedgekeurd voor de productieve fase, vindt de zogenaamde "rollout" van de oplossing plaats, dat wil zeggen installatie op de werkstations en, indien nodig, op de server. Afhankelijk van de omgeving waarin de FileMaker oplossing moet worden gebruikt, kunnen Windows PC's, Apple Macintosh, Apple iPad, iPhone of iPod touch worden gebruikt. Als een FileMaker-server wordt gebruikt, worden nu de databases op de FileMaker-server en een geschikte back-upstrategie ingesteld. Na een korte test van elke FileMaker client is de ontwikkeling voltooid en kunt u de FileMaker oplossing in de productieomgeving gaan gebruiken.

Heb je nog vragen over databases op maat?

Dit artikel legt het typische proces uit voor het ontwikkelen van databases op maat met FileMaker Pro. Op deze website vind je meer informatie over de Optimalisatie van bedrijfsprocessen met FileMaker, FileMaker Databaseontwikkeling en de Tariefmodellen. Natuurlijk beantwoorden we je vragen ook graag persoonlijk.